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Workplace Design - Case study | Concentra : un statut de clients pour les utilisateurs

Mi 2007, Concentra a pris la décision de développer un ‘bâtiment média’ après une analyse approfondie des besoins d’un immeuble d’exploitation censé abriter, outre le journal Gazet van Antwerpen, des activités multimédias à forte croissance. Ce nouveau bâtiment est opérationnel depuis octobre 2009.

Ce nouveau bâtiment n’opère pas seulement en tant que siège des différentes sociétés et/ou business units de Concentra lui-même. Il est également ouvert aux entreprises externes. Le concept de ‘centre d’entreprises’ avec des services centralisés constitue une caractéristique importante. Cela signifie avant tout que les utilisateurs propres comme les business units doivent prendre leurs responsabilités au sein de l’ensemble. « Chaque business unit est confrontée aux coûts d’utilisation du bâtiment, de l’équipement technique et du service offert », souligne Jos Verlinden, Property Consultant. « Ce qui a donné lieu à une baisse considérable du nombre de m2 par division. Soudain, chacun pouvait se contenter de moins. »

A l’origine, l’utilisation du système ‘flex-plek’, selon lequel plus personne ne dispose d’un poste de travail attribué, n’était pas prévue dans le concept. En l’intégrant, un espace important a été libéré. Le centre d’entreprises est conçu de telle manière qu’un grand nombre de services forfaitaires soient mis à disposition des utilisateurs. Des services facultatifs sont également proposés et facturés séparément. Tous les utilisateurs reçoivent une facture trimestrielle avec un aperçu détaillé de tous les services facultatifs utilisés et des coûts liés aux biens de consommation. Il s’agit aussi bien des coûts de communication que des frais d’utilisation des photocopieuses, des imprimantes ou de la machine à café. Chacun reçoit un ‘token’ qui donne accès à certains services. En programmant le ‘token’, il est possible d’ajuster précisément, pour chaque utilisateur, l’accès aux services et ceci en fonction de la politique du personnel. C’est ainsi que le café peut être mis à disposition des collaborateurs gratuitement ou non. Mais aussi la permission de faire des copies couleurs ou la limitation au noir/blanc peuvent être réglées via le ‘token’.
La facturation automatique de chaque aspect du coût d’utilisation a assurément demandé un peu de préparation, mais se déroule sans accroc depuis la mise en service du bâtiment. Elle offre en outre un instrument de mesure parfait pour surveiller rigoureusement les coûts de fonctionnement par division. Les expériences concluantes avec la facturation automatique constituent aussi l’occasion pour introduire ce système au siège de Concentra à Hasselt.


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31/03/2010
Aménagement et Workplace Design - Immobilier
 



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