FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisinge-ShopContact |
  
Home » News » De beleving van de werkruimte meten

De beleving van de werkruimte meten



Actueel herbekijken veel bedrijven de organisatie de inrichting van hun werkruimten op basis van een tweeledige vaststelling. De kantoren en werkposten worden een groot deel van de week niet gebruikt doordat mensen telewerken of in vergadering, op zakenreis, met vakantie of ziek zijn. Doorgaans bedraagt de leegstand van kantoren gemiddeld 30% in dienstenondernemingen. Dit percentage zal bijvoorbeeld hoger liggen op de verkoopafdeling, aangezien vertegenwoordigers vaak de baan op moeten, en heel wat lager op de boekhoudafdeling waar de mobiliteit zeer beperkt is. In hun streven naar een efficiënter gebruik van het kantooroppervlak (m2) schakelen grote bedrijven en overheidsinstanties over van een indeling waarbij iedereen een eigen werkplek heeft op een indeling met gedeelde werkplekken, en rekenen ze dus vaak maar zeven werkplekken per tien VTE’s.

‘Activity Based Working’
Naast het verminderen en delen van de werkplekken voorziet de kantoorindeling, als aanvulling op de werkplekken in ‘open spaces’, in gediversifieerde ruimten waarvan de medewerkers gebruik kunnen maken: vergaderzalen, afgesloten individuele kantoren voor concentratietaken, een coffee corner en breakout zones voor informele gesprekken, leesruimten waar absolute stilte moet heersen, enz.

Pionier
Toen AXA naar haar nieuwe hoofdkantoor in Brussel centrum verhuisde, werd de beslissing genomen om het personeel meer te laten telewerken. En dus werden maar 1.560 werkplekken geïnstalleerd voor de 2.600 medewerkers, hetzij een ratio van 60% in verhouding tot het totale aantal medewerkers. Een gedurfde gok die een permanente monitoring vergt. Daarom installeerde AXA meteen ook een sensor op iedere werkpost. Die sensor geeft in real time aan of de werkplek, vergaderzaal of cockpit (individuele concentratieruimte) al dan niet gebruikt wordt. De medewerkers hebben via een app op hun smartphone toegang tot deze informatie en kunnen dus op elk moment nagaan welke werkruimten vrij zijn.

Het subjectieve objectiveren
Door het aantal werkposten te verlagen, kunnen bedrijven heel wat besparen: flinke daling van het aantal vierkante meters en dus van de huur maar ook van de desbetreffende facilities: schoonmaak, verlichting, verwarming/ventilatie ... De nieuwe inrichting en uitrusting van de werkruimten gaan gepaard met een grote investering. Er wordt natuurlijk wel een ROI berekend op financieel vlak, maar wat is de ROI op het vlak van productiviteit en welzijn van de medewerkers? Kunnen zij in deze ruimten efficiënt werken? Kunnen zij samenwerken in het kader van groepsprojecten? Kunnen zij een pauze nemen? Kunnen zij met klanten afspreken in een omgeving die de waarden en eigenschappen van het bedrijf in de verf zet? Kunnen zij kwaliteitsvol, gemakkelijk en in een aangename sfeer een hapje eten? De antwoorden op deze vragen zijn stuk voor stuk subjectief van aard en hangen af van de verwachtingen en gevoeligheid van elke medewerker.

Leesman-index
Het bedrijf Leesman ontwikkelde een software waarmee de beleving en prestaties van de werkruimten op een objectievere en kwantitatieve manier gemeten kunnen worden door, en voor, de medewerkers van een bedrijf in een gebouw. Een representatief deel van het bedrijfspersoneel (20 à 30% voor een grote onderneming) wordt verzocht om via een online vragenlijst zijn mening te geven. Het invullen van de vragenlijst neemt tien minuten tijd in beslag.

Leesman maakt verder gebruik van drie gegevensanalyseroosters om deze vragen te beantwoorden:
  1. Doen > zijn de medewerkers productief in de werkruimten?
  2. Zien > dragen de werkruimten een positief en dynamisch beeld van het bedrijf uit? Dragen ze bij tot de duurzaamheid en de ecologische en maatschappelijke verantwoordelijkheid van het bedrijf?
  3. Voelen > > zijn de medewerkers fier dat ze bezoekers in deze ruimten mogen ontvangen? Versterken de ruimten de samenhang binnen het bedrijf en de bedrijfscultuur?
Na alle vragenlijsten verzameld en verwerkt te hebben, wordt aan de beleving van de werkruimten van eenzelfde gebouw een algemene score toegekend: de Leesman-index (Lmi / 0 tot 100).

Benchmark
In bijna negentig landen waar Leesman haar activiteiten ontwikkeld heeft, wordt dezelfde vragenlijst gehanteerd. Sinds de oprichting van het bedrijf in 2010 heeft Leesman een gigantische databank aangelegd: meer dan 400.000 medewerkers van 460 bedrijven en organisaties hebben de vragenlijst al ingevuld (*). Toegang tot deze enorme database is vrij voor bedrijven die door Leesman een audit van de beleving van hun werkruimten lieten doorvoeren.
Elk bedrijf kan zijn auditresultaten criteriumgewijs vergelijken met die van andere bedrijven. Op basis van de score van een gebouw - de Leesman-index - kan de beleving van de geanalyseerde werkruimten dan globaal beoordeeld worden in vergelijking met de andere gebouwen.

In België zijn de eerste organisaties die gebruikmaken van deze audit en index de bedrijven Johnson & Johnson en ISS, de Vlaamse regering en sinds kort ook Proximus.

De ROI van de investeringen voor de bouw en inrichting van de werkruimten naar het voorbeeld van het bedrijf kan dus zowel financieel als kwalitatief gemeten worden in termen van productiviteit van de bedrijfsmedewerkers en hun beleving van de ruimten.

Aangezien de loonkosten van het bedrijfspersoneel in de tertiaire sector de grootste kost vormt, moet normaal een groot deel van de investeringen natuurlijk ook bedoeld voor hen.
Didier Van Den Eynde
27-09-2018


 Download het Leesman verslag ' The Workplace Experience Revolution' (EN) | Contact :Gideon.vanderburg@Leesmanindex.com