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Pour ses nouveaux bureaux, le choix de Ontex s’est porté sur l’immeuble emblématique SkylinE40, Korte Keppestraat à Alost.
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Les postes fixes et les téléphones ont disparu des bureaux, chacun étant équipé d’un PC portable avec un système « Lync » et avec accès aux imprimantes partagées via un badge individuel. Bureaux : Pami b.long bench / Chaises de bureau : Viasit Impuls
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Aux deux extrémités de chaque niveau figure une zone flexwork composée d’une table équipée pour 4 collaborateurs. Armoires acoustiques Pami dB2 slide
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Bulles de rencontre. Mobilier de la collection Roels
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Interview par Jean-Claude Verset de Philippe Agostini, responsable des achats et de la supply chain chez Ontex, et de Annick Vandenbulcke, responsable du projet d’aménagement chez Ontex par AOS Group
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Pour ses nouveaux bureaux, le choix de Ontex s’est porté sur l’immeuble emblématique SkylinE40, Korte Keppestraat à Alost.

ONTEX


TROIS MOIS POUR DÉMÉNAGER LE GROUPE ONTEX, MONTRE EN MAIN

Deux mois pour concevoir un projet et un trimestre pour assurer sa mise en oeuvre : défi risqué relevé par le Groupe Ontex, société belge de stature internationale spécialisée dans les produits d’hygiène jetables. Une réussite attribuée au concept « Design & Build » d’AOS Group qui garantit, contractuellement, le respect du budget et du planning selon un design élaboré spécifiquement pour chaque client.

Ontex a déménagé son siège mondial de Zele (près de Lokeren) vers un nouvel immeuble situé à Alost, à proximité immédiate de l’autoroute Bruxelles-Ostende. Un choix voulu par le P.-D.G. d’Ontex dont le site historique devenait trop étriqué pour répondre à la croissance de l’entreprise. Le projet a démarré avec l’arrivée du nouveau responsable des achats et de la supply chain. « Nous étions limités à une centaine de postes de travail alors que notre rythme de croissance est fort soutenu chaque année, explique Philippe Agostini. De plus, le siège ne s’accordait plus avec l’image dynamique et innovante que veut donner l’entreprise. »

En organisant ce déménagement, Ontex poursuivait trois objectifs : stimuler la collaboration et l’innovation, créer de l’ouverture d’esprit et renforcer l’esprit d’équipe. Une ambition qui passait par une forte implication du personnel dès le début du processus.

La première contrainte était de trouver un site dans un rayon maximum de 30 km autour des anciens bureaux de Zele. Le choix s’est porté sur l’immeuble SkylinE40, Korte Keppestraat à Alost (Erembodegem). Une belle distribution de 3500 m2 de bureaux répartis sur trois étages dans un bâtiment moderne. Plus de 150 collaborateurs peuvent y disposer d’une meilleure accessibilité tant nationale (autoroute) qu’internationale (aéroport). Ontex fut directement séduit par l’économie du bâtiment en termes de coûts (récupération des eaux de pluie, compensation thermique). « Il projette une image plus moderne pour une entreprise innovatrice comme la nôtre ».

Une course contre la montre
La recommandation du site était acceptée par la direction début 2014 mais la date de départ de Zele était impérativement fixée par le bailleur au 30 mai 2014. « Cela ne nous laissait que deux mois pour fixer nos priorités en termes d’aménagement et désigner un partenaire capable de les concrétiser ». Ontex a commencé par constituer une équipe et a confié la direction du projet à un cadre en « R&D Sustainability », Bart Waterschoot. Parallèlement était créé au sein du personnel un réseau d’ambassadeurs représentant chacune des fonctions de l’entreprise. « Pour obtenir l’adhésion de tous, nous communiquions chaque semaine pour répondre à toutes les questions posées par le personnel ».

Avant de désigner l’entreprise chargée de l’aménagement, Ontex a choisi de faire appel à un prestataire d’accompagnement de projet. « Nous ne sommes pas des spécialistes du déménagement et avons désigné Empact pour nous aider dans la gestion quotidienne du projet et dans l’accompagnement et la gestion du changement. Ontex a encore mis les deux mois de préparation à l’établissement d’une liste comptabilisant le nombre d’employés par fonction et leur déploiement idéal dans le futur espace de bureaux. L’aménagement devait aussi comprendre des espaces flexwork pour les employés venant d’autres sites et intégrer le concept de flexdesk. Pour améliorer la mobilité des collaborateurs et libérer le personnel des embouteillages possibles, Ontex a, pour la première fois, introduit des principes de travail flexible.

Le double défi d’AOS : le temps et le budget
Une fois l’organigramme et les méthodes de travail établis, restait à lancer l’appel d’offre pour désigner l’entreprise chargée de l’aménagement. Le 28 février, AOS Group était désigné avec deux impératifs non négociables : le budget décidé et le délai de 3 mois pour finaliser les travaux. Un timing encore compliqué par le fait qu’Ontex organisait parallèlement un IPO fin juin.

« Les projets à réaliser dans l’urgence sont de plus en plus fréquents. Notre concept “Design & Build” garantit la conception et le respect du budget », explique Annick Vandenbulcke, responsable du projet Ontex chez AOS Group.

Outre quelques bureaux fermés et des espaces paysagers, des « bulles de rencontre » ont été créées, ainsi que des espaces lounge et des salles de réunions. Seules ces dernières sont soumises à réservation.

Pour différencier et identifier aisément chacun des trois niveaux occupés par l’entreprise et aménagés de manière assez semblable, l’équipe projet a choisi d’associer les couleurs du revêtement de sol à celles d’un arbre : marron (terre) au premier niveau, vert (feuillage) pour le deuxième, et bleu (ciel) pour le troisième étage. Aux deux extrémités de chaque niveau figure une zone flexwork composée d’une table équipée pour 4 collaborateurs. La forte luminosité qui pénètre des deux côtés du bâtiment et l’insonorisation phonique qui s’étend jusqu’aux armoires ont particulièrement étonné les employés. « Cela a fait partie du succès », argumente Philippe Agostini.

Le déménagement est-il aujourd’hui considéré comme une réussite ? Un mois après le déménagement, la majorité, sinon l’ensemble du personnel, est très positif et rapporte une amélioration nette de son environnement de travail, malgré les déplacements prolongés pour certains.

Jean-Claude VERSET
Photos: Marc DETIFFE 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


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Les postes fixes et les téléphones ont disparu des bureaux, chacun étant équipé d’un PC portable avec un système « Lync » et avec accès aux imprimantes partagées via un badge individuel. Bureaux : Pami b.long bench / Chaises de bureau : Viasit Impuls
Aux deux extrémités de chaque niveau figure une zone flexwork composée d’une table équipée pour 4 collaborateurs. Armoires acoustiques Pami dB2 slide
Bulles de rencontre. Mobilier de la collection Roels


Interview par Jean-Claude Verset de Philippe Agostini, responsable des achats et de la supply chain chez Ontex, et de Annick Vandenbulcke, responsable du projet d’aménagement chez Ontex par AOS Group
















Last update: 16/10/2017 10:03:38