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Espace Worklounge qui permet plusieurs dynamiques de travail avec des espaces de réunions ouverts, fermés et des alcôves plus privatives
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L'espace central regroupe les fonctions meeting, copy et coffee corners. Sans oublier le tri et l'élimination des déchets.
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Espace bibliothèque et salon installé au 6e étage à proximité d’un coffee corner. Aménagement sous la forme de Worklounge dynamique permettant de combiner travail et détente.
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L’Elia Hub, un grand coffee corner destiné à accueillir des événements internes ou externes.
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Le Hub est équipé d’un bar, de présentoirs et aussi de murs dynamiques avec un tableau noir.
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L’atrium, espace forum aménagé dans la rotonde, est directement connecté au Coffee corner.
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Les Cockpits constituent des espaces de concentration - et de silence - pour une ou deux personnes. (gauche)
Espace Worklounge qui permet plusieurs dynamiques de travail avec des espaces de réunions ouverts, fermés et des alcôves plus privatives

SMART WAY OF WORKING @ ELIA


Voie impériale vers le SWOW



Le siège social d'Elia, sis au n°20 du Boulevard de l'Empereur, vient de connaître un réaménagement en profondeur de ses étages 1 à 6. Les 360 collaborateurs qui y travaillent peuvent y vivre pleinement l'expérience professionnelle du Smart way of working qui fait désormais partie de l'ADN d'Elia.

"Transformer notre bâtiment du Boulevard de l'Empereur comme nous l'avons fait a constitué une sacrée aventure humaine", ouvre d'emblée Jan Windels, Critical Installations, Admin Support & Fleet chez Elia. Un Jan Windels qui a géré cet énorme chantier où 6 étages de 1000 m2 chacun ont été réaménagés en profondeur et qui - bien au-delà d'un réaménagement architectural de l'espace de travail - a mené à la mise en place du Smart way of working @ Elia (SWOW) pour les 360 hommes et femmes qui y opèrent au quotidien.
Un SWOW qui se matérialise dans des open spaces à taille humaine, une politique de clean desks, des postes de travail partagés optimisés en mode flex desk, mais aussi des espaces additionnels de détente, des coffee corners, des espaces de rencontres qui stimulent la communication naturelle et informelle…
Ce n'est pas tout, évidemment : le SWOW@Elia intègre également horaires glissants, travail en fonction d'objectifs plutôt que d'heures prestées, encouragement au télétravail, en home working ou en bureau nomade sur un des 11 sites d'Elia en Belgique.

Le projet du Boulevard de l'Empereur a débuté opérationnellement en janvier 2015. Il portait sur les niveaux 1 à 6, qui ont été totalement et successivement évidés, niveau après niveau, et totalement réaménagés dans le plus pur style du SWOW adopté par Elia il y a deux ans lors des aménagements de l’immeuble site du Monnoyer.
"Le challenge était de continuer à travailler sans discontinuer sur cinq plateaux pendant les travaux menés sur le sixième. Mais pas dans un ordre strictement croissant, du 1er étage au 6e par exemple : nous devions tenir compte des impératifs techniques et opérationnels liés à l'activité de nos collaborateurs. Soit un casse-tête permanent afin de fournir des solutions confortables de travail et minimiser les désagréments pour le personnel, poursuit Jan Windels. Nous avons pu libérer un premier plateau en répartissant le personnel sur les autres niveaux ainsi que dans nos bureaux du Sablon. Nous avons également dû recourir à l’usage de bureaux temporaires chez Regus, en face de la Gare Centrale."

GLOBAL à la manœuvre et au planning
L’entreprise GLOBAL, bureau d’architecture intérieur et consultant en réorganisation et réaménagement des espaces de travail - a été mandaté pour mener à bien le projet de transformation des 6 étages du bâtiment Elia du Boulevard de l'Empereur. Philippe Bémont, Administrateur et Head Project Management chez Global nous en parle : "Derrière cet enchaînement de travaux échelonnés entre janvier 2015 et avril 2016, il y avait un travail considérable de planification. Si l’agencement du premier plateau a pris 10 semaines, les suivants ont été menés dans le timing prévu : 8 semaines. Le dernier a été plus rapide encore. Quant aux choix d'aménagement, ils faisaient suite à une analyse fine des besoins réels des occupants. Une proposition de design et aménagement des espaces a ensuite été proposée par nos équipes." Philippe Bémont poursuit : "À chaque niveau, toutes les cloisons ont été démontées, avec un résultat étonnant : nous venions de 2 longs couloirs gris très typés ministère… Une fois les cloisons abattues, nous nous retrouvions avec un immense paysager, à peine encombré de quelques murs porteurs."
Une fois l'étage aménagé, le week-end était mis à profit pour assurer le déménagement : le vendredi midi, le personnel devait avoir mis ses effets en caisse ; durant le week-end, le service IT assurait le transfert du matériel informatique, tandis que les déménageurs sélectionnés et mandatés par Global assuraient le transfert des caisses.

Immersion dans le SWOW au Boulevard de l'Empereur
Quand on voit l'espace, la lumière et la couleur qui baignent désormais les 6 niveaux fraîchement rénovés du n°20 du Boulevard de l'Empereur, difficile d'imaginer que, quelques mois plus tôt, chaque niveau était organisé autour d'une colonne vertébrale constituée de longs couloirs gris sur lesquels s'articulaient des bureaux fermés.
Un aménagement tristement conventionnel directement hérité du passé d'administration publique d'Elia, où le niveau de responsabilité était matérialisé par le nombre de mètres carrés et le nombre de fenêtres de votre bureau, idéalement individuel.
Avec le Smart Way of Working (le SWOW) adopté par Elia, tout cela semble délicieusement - et heureusement - obsolète. Dans ce mode d'aménagement, un soin tout particulier a été accordé à la fluidité des cheminements et à l'acoustique. Afin de rendre l’utilisation des lieux plus confortable encore, l’éclairage a été minutieusement étudié, privilégiant la lumière naturelle.

Principe de grappes
Les niveaux 2 à 6 ont été réaménagés selon un principe de grappes : des Open spaces de 12 à maximum 16 postes de travail, séparés les uns des autres par diverses salles de réunion, cockpits et autres bubbles. Ces grappes organisées en open space sont constituées d'îlots de 4 bureaux autour de 8 mètres d'armoires linéaires basses. Sans oublier les armoires murales qui permettent d'accueillir la documentation propre à chaque service.
Les salles dotées d'écrans et de systèmes de visioconférences peuvent être réservées via le système Outlook maison. Quant aux autres, elles sont à la disposition de tous, sans réservation préalable.
"Désormais, chaque étage possède sa propre personnalité, précise encore Jan Windels, mais tous les aménagements partagent la même philosophie SWOW. Le ratio poste de travail / travailleur est de 0,8. Avec le télétravail, les congés et les déplacements, ce ratio tient la route. Il s'agit du même ratio que celui déterminé au Monnoyer. Chaque niveau possède également 8 speed desks : des postes de travail nomades, pour le personnel d'Elia de passage ou si, d'aventure, les postes de travail étaient tous occupés."

Un premier étage pour les externes
Le premier étage est spécifique : il a été conçu afin d'y concentrer les externes : visiteurs, consultants, fournisseurs,… dans un souci de sécurité et de confidentialité. C'est le +1 qui accueille également les services Press et HR. Sans oublier l’Elia Hub, un grand coffee corner appelé à accueillir des événements internes ou externes. Il est connecté directement à l'atrium, un espace forum aménagé dans la rotonde. Autre caractéristique : le +1 est le seul étage à hériter d'une salle de réunion et d'un bureau aux cloisons totalement sablées. C'est là qu'ont lieu les assessments et que les ressources humaines peuvent opérer dans un souci naturel de confidentialité. Vingt postes de travail y ont également été aménagés. "Ce n'était pas prévu initialement, se souvient Jan Windels, mais la flexibilité du projet était telle que les adaptations requises ont pu être menées sans retard et sans heurt."

Recyclage social du mobilier
Le projet de réaménagement des 6 étages du Boulevard de l'Empereur impliquait un renouvellement complet du mobilier, harmonisé et mieux adapté à la Smart way of working @ Elia. "Pour évacuer l'ancien mobilier - qui était de bonne qualité et restait parfaitement utilisable -, précise Jan Windels, nous avons pris contact avec Oxfam, qui a pris en charge une bonne partie de celui-ci. Mais le bouche à oreille a étonnamment fonctionné, et nous avons dû gérer de nombreuses demandes émanant d'asbl et d'écoles de Bruxelles et environs. Soit une bonne manière d'apporter notre écot au monde associatif."

Le rez-de-chaussée et le 7e étage du bâtiment de l'Empereur n'ont pas été intégrés dans l'aménagement. Le 7e - qui accueille la direction d'ELIA - avait déjà fait l'objet d'un réaménagement répondant aux préceptes du SWOW. Quant au rez-de-chaussée qui abrite notamment l'accueil et la cafétéria, son aménagement devra être intégré dans un programme ultérieur.
Budget global : 650.000 € par étage, câblage et mobilier compris. Seuls les équipements audio-visuels sont à ajouter à ce budget qui, s'il est conséquent, a également permis d'apporter une satisfaction nouvelle dans le travail quotidien des collaborateurs d'Elia. C'est en tout cas le ressenti de Jan Windels qui arbore un sourire… heureux, lorsqu'il évoque ce projet.

Texte : Bruno Hoditte
Photos : Marc Detiffe

 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


WORKPLACE DESIGN & BUILD



L'espace central regroupe les fonctions meeting, copy et coffee corners. Sans oublier le tri et l'élimination des déchets.
Espace bibliothèque et salon installé au 6e étage à proximité d’un coffee corner. Aménagement sous la forme de Worklounge dynamique permettant de combiner travail et détente.


L’Elia Hub, un grand coffee corner destiné à accueillir des événements internes ou externes.




Le Hub est équipé d’un bar, de présentoirs et aussi de murs dynamiques avec un tableau noir.
L’atrium, espace forum aménagé dans la rotonde, est directement connecté au Coffee corner.
Les Cockpits constituent des espaces de concentration - et de silence - pour une ou deux personnes. (gauche)
Immeuble Elia le Monnoyer
Les Open spaces accueillent un maximum de 4 grappes de 4 postes de travail. Une leçon tirée de l'aménagement du Monnoyer.


Last update: 16/10/2017 09:53:49