Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
image (1)
Studies hielpen om vast te leggen hoe de teams optimaal werden ondergebracht in het gebouw. Het ontwikkelde werkplekconcept werd geprojecteerd op een leeg vloerplan om tot de optimale indeling te komen, die nadien werd overgemaakt aan de architecte.
image (2)
image (3)
image (4)
image (5)
Een heel bijzonder kenmerk van het gebouw zijn de terrassen die voor elke verdieping een verlengstuk vormen. Ze lenen zich bij uitstek voor spontane ontmoetingen omdat er niet moet gereserveerd worden en zijn tevens voorzien van een coffee corner.
image (6)
image (7)
De onderste bouwlagen van het gebouw zijn toegankelijk voor het publiek, met o.a. een ruim auditorium, tentoonstellingsruimte, congresfaciliteiten, een informatie- & documentatiecentrum.
image (8)
image (9)
image (10)

BRUXELLES ENVIRONNEMENT


Het ‘eco-dynamic-office’
Geen theoretisch model, maar zelf gedefinieerd maatwerk



Het besluit tot verhuizen en centraliseren van de verschillende afdelingen en teams was voor Leefmilieu Brussel het spreekwoordelijke ‘vuur aan de lont’ om zich grondig te bezinnen over de optimale werkomgeving voor de medewerkers en in het bijzonder over de onderlinge samenwerking en stimulerende kruisbestuivingen. Lang voor de nieuwe thuis geconcretiseerd werd, vervoegde een expert voor change management de interne project manager.

Barbara Dewulf, Afdeling Informatie, Algemene coördinatie, Circulaire economie, Duurzame stad en projectverantwoordelijke: “We zaten voordien aan de rand van de stad, verspreid over een aantal oude gebouwen die niet meer in overeenstemming konden gebracht worden met het ecologisch management dat wij als organisatie uitdragen. Wij hebben van meetaf beslist om van dit project veel meer te maken dan een verhuis met keuze voor een nieuw gebouw. De nieuwe thuis moest in lijn liggen met waar we voor staan, m.a.w. de passief standaard was zowat een conditio sine qua non. Daarnaast zijn transparantie en performantie kernwaarden voor onze organisatie”.
Het volledig passief kantoorgebouw voor ongeveer 650 medewerkers, dat inmiddels met de bijnaam ‘broodrooster’ werd gedoopt, is gebouwd volgens de door Leefmilieu Brussel als huurder opgelegde prestatieverwachtingen. Barbara Dewulf: “Voor ons was het o.a. zeer belangrijk dat er maximaal daglicht zou doordringen tot op elke plek in het gebouw, maar ook het akoestisch comfort was een absolute topprioriteit”.

Het ‘eco-dynamic-office’

Bij de start van het project lagen twee grote aanpassingen voor de medewerkers op tafel: mobiliteit en een totaal nieuwe werkwijze. “Een betere werkomgeving bieden” vat Barbara Dewulf het ‘eco-dynamic-office’-project zo beknopt mogelijk samen. “Elke keuze werd getoetst aan dit gegeven. We waren ervan overtuigd dat het inroepen van externe expertise essentieel was voor het welslagen van ons project”.
Anton Maes, expert change management bij D&C Services: “Vooreerst werd een visie bepaald, waarin de nadruk werd gelegd op duurzaamheid, flexibiliteit en transparantie naar de omgeving en de collega’s. Vervolgens werd een werkplekconcept uitgewerkt op maat van de activiteiten van de organisatie. De nadruk op open samenwerking en wendbaarheid leidde uiteindelijk tot een open werkomgeving gekenmerkt door flex-desk en clean-desk Niemand heeft nog een vaste werkplek”.
Praktijkmetingen aan de bestaande werkplekken over een periode van twee weken lieten toe om het reëel benodigde aantal werkplekken zo precies mogelijk te bepalen.
Anton Maes: “Studies hielpen om vast te leggen hoe de verschillende teams optimaal werden ondergebracht in het gebouw”. Het ontwikkelde werkplekconcept werd geprojecteerd op een leeg vloerplan om tot de optimale indeling te komen, die nadien werd overgemaakt aan de interne architecte. Anton Maes: “Aan de hand van een proefproject op de oude locatie onderzochten we de invloeden van het anders werken, om aldus de benodigde werkplektypes te kunnen definiëren”.
De werkomgeving oogt groots, haast overgedimensioneerd, terwijl juist het oppervlaktegebruik optimaal werd uitgekiend. Elke werkplek beschikt over een scherm, toetsenbord, muis, een handsfree telefoonset en een docking station voor de laptop waarover alle medewerkers beschikken.

Multifunctionele terrassen Een heel bijzonder kenmerk van het gebouw zijn de terrassen die voor elke verdieping een verlengstuk vormen. Ze lenen zich bij uitstek voor spontane ontmoetingen, omdat er niet moet gereserveerd worden en zijn tevens voorzien van een coffee corner. “Er zijn altijd wel medewerkers aanwezig op de terrassen, die bovendien ook alternatieve werplekken bieden” commentarieert Barbara Dewulf. “Bovendien werden alle medewerkers gesensibiliseerd om de normale kantoorruimte te verlaten wanneer ze anderen zouden hinderen met lawaaierige bezigheden als bv. het voeren van telefoongesprekken”.

Grote betrokkenheid

Binnen alle teams werden ‘ambassadors’ aangesteld als vertegenwoordigers van hun collega’s. Zij droegen intensief bij tot het finetunen van de verschillende werkplekconcepten, zowel op het vlak van opbouw, plaatsing als gebruik. Barbara Dewulf: “We hebben de nieuwe werkomgeving maximaal laten groeien vanuit de gebruikers. De ‘ambassadors’ gaven nadien ook de opleiding aan de gebruikers. De grote betrokkenheid van de mensen heeft de aanvaarding van de verandering in belangrijke mate bespoedigd”.
Een zeer uitgebreid communicatieplan stimuleerde die betrokkenheid: informatieverstrekking via diverse kanalen (gedrukt en online), verschillende werf- en wijkbezoeken met alle collega’s, uitgebreide opleidingssessies en voor alle gebruikers een duidelijk opgestelde en vlot begrijpbare handleiding bij elk type werkplek.
Barbara Dewulf: “Het was ongetwijfeld een bijzondere troef dat we over ruimschoots voldoende tijd konden beschikken om het project grondig voor te bereiden en te detailleren”. Anton Maes: “Het volledige change management traject is over bijna drie jaar uitgespreid in hechte samenwerking met een vijfkoppig intern projectteam”. Nu de nieuwe werkomgeving volledig operationeel is, ‘waken’ er per verdieping een soort ‘floorstewards’ over het blijvend goed functioneren en omgaan met de werkomgeving.

Aangenamer werken

Naast de uitwerking van een betere werkomgeving resulteerde dit project ook in ‘aangenamer’ werken door meer flexibiliteit t.o.v. telewerken. Barbara Dewulf: “Het management evalueert voortaan resultaatgericht en niet langer op aanwezigheid. Deze verandering ging gepaard met een aangepaste begeleiding en opleiding, in het bijzonder naar het middenmanagement, dat kritisch en cruciaal is voor het welslagen”.
Een grondige analyse van het welbevinden op de werkplek staat eveneens op de agenda, zodat de verschillen tussen de oude en nieuwe werkomgeving kunnen geëvalueerd worden. Hiervoor werd de geijkte analysetool ‘WODI’ ingezet (WerkOmgevingsDiagnose). Barbara Dewulf: “Meestal hoor je enkel de stem van klagers; wie tevreden is roert zich niet. Daarom is een objectieve evaluatie belangrijk”.

Op 12 november 2014 was het D-day voor de verhuis en het feit dat alles werkte, zorgde meteen voor de goede stemming. “Tijdens de hittegolf die ons land begin juli 2015 trof, werden we van alle kanten bestookt met vragen over de binnentemperatuur, gezien het ontbreken van airco” getuigt Barbara Dewulf. “We hebben die hittegolf perfect doorstaan en niemand horen klagen over een verminderd comfort. Het passief kantoor en ons ‘eco-dynamic-office’ werken echt!”.

Eduard Coddé

 

Partners en leveranciers die aan het project meewerkten


WORKPLACE DESIGN & BUILD


KANTOORMEUBILAIR


SCHEIDINGSWANDEN


VERHUIZING

Studies hielpen om vast te leggen hoe de teams optimaal werden ondergebracht in het gebouw. Het ontwikkelde werkplekconcept werd geprojecteerd op een leeg vloerplan om tot de optimale indeling te komen, die nadien werd overgemaakt aan de architecte.






Een heel bijzonder kenmerk van het gebouw zijn de terrassen die voor elke verdieping een verlengstuk vormen. Ze lenen zich bij uitstek voor spontane ontmoetingen omdat er niet moet gereserveerd worden en zijn tevens voorzien van een coffee corner.


De onderste bouwlagen van het gebouw zijn toegankelijk voor het publiek, met o.a. een ruim auditorium, tentoonstellingsruimte, congresfaciliteiten, een informatie- & documentatiecentrum.
















Last update: 16/10/2017 09:51:53