Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
Op het gelijkvloers is er een AXA Bank- en verzekeringsagentschap, waarvan de inrichting verrast door het overnemen van de NWOWaanpak zoals in het hoofdkantoor toegepast. Er valt geen enkel klassiek loket te bespeuren!
image (1)
Op het gelijkvloers is er een AXA Bank- en verzekeringsagentschap, waarvan de inrichting verrast door het overnemen van de NWOWaanpak zoals in het hoofdkantoor toegepast. Er valt geen enkel klassiek loket te bespeuren!
image (2)
image (3)
image (4)
Elke verdieping telt zes activity based zones. De keuze van het type werkplekken evolueert telkens van het gebruik voor interactie, semi-concentratie tot stil werken in de uiterste hoeken van de zone.
image (5)
De aankleding is bepaald vanuit het zoeken naar voor het bedrijf belangrijke thema’s en geïnspireerd door sponsorships en steun aan goede doelen.
image (6)
De toegangszones waar het meeste beweging is en dus het minste rust heerst, zijn telkens benut voor het opstellen van digitale lockers, de inrichting van een gezellige coffee corner en een afvalcenter.
image (7)
Er zijn heel bewust nergens AXA-logo’s en/of huiskleuren verwerkt in het interieur.
image (8)
image (9)
Het ‘Forum’ is een 3.500m² grote multifunctionele zone, die zich uitstrekt over twee niveaus en in het hart van de organisatie is ingebed.
image (10)
Het Forum moest als bedrijfsrestaurant uitermate aantrekkelijk zijn om de concurrentie te doorstaan met het rijke horeca aanbod buiten het gebouw.
Op het gelijkvloers is er een AXA Bank- en verzekeringsagentschap, waarvan de inrichting verrast door het overnemen van de NWOWaanpak zoals in het hoofdkantoor toegepast. Er valt geen enkel klassiek loket te bespeuren!

AXA HQ


BUSINESS CASE: 'AXA Smart Office', de visie van AXA Belgium op het nieuwe werke

‘AXA Smart Office’, de visie van AXA Belgium op het nieuwe werken, ontkiemde in 2012 om recent te worden bekroond met de inhuizing van het gebouw ‘Troon’ aan het Troonplein in Brussel. AXA Smart Office moest veel meer worden dan het verlaten van het iconische gebouw aan de Vorstlaan, dat 40 jaar de AXA-bedrijfscultuur symboliseerde.

“Bij de totstandkoming van het concept in 2012 lag meteen vast dat het om veel meer moest gaan dan een verhuisoperatie” blikt Elly Swalens, projectmanager binnen het departement HR, terug. “Een nieuwe manier van werken invoeren, aandacht voor de mobiliteit van medewerkers, een grote culturele ommezwaai maken binnen de organisatie door zowel technische ondersteuning als het gebouw, werden in een zeer vroeg stadium verankerd in de conceptnota. Flex werken, virtueel samenwerken en paperless werken stonden eveneens initieel ingeschreven in de conceptontwikkeling”.
Jean-Luc Coster, Programmadirecteur NWOW 2017, gaat verder: “AXA Smart Office is ontwikkeld rond drie thema’s: bricks, bytes en behaviour. Vooral dat laatste kreeg heel wat van onze aandacht! Het gaat immers om een gedragswijziging van elke medewerker”.
Bij de ontwikkeling van AXA Smart Office stonden vier principes centraal: resultaat gericht werken, vertrouwen, verbondenheid zowel menselijk als virtueel en verantwoordelijkheidszin gekoppeld aan autonomie.

Veranderingstraject
Nathalie Claus, binnen het projectteam verantwoordelijk voor change management, communicatie en de begeleiding van de verandering op het terrein: “De omschakeling naar NWOW was ondenkbaar zonder simultaan in te zetten op bricks, bytes en behaviour. Een bedrijfscultuur verder bouwend op vertrouwen en toewijding werd net zo belangrijk geacht als het aangaan van de uitdaging een moderne, digitale en collectieve werkomgeving te creëren. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken waren inherent aan de beoogde verandering”. Alle medewerkers waarvan hun functie het toelaat hebben de mogelijkheid - niet de verplichting - om wekelijks tot twee dagen thuis te werken.
Elly Swalens: “De krachtige uitwerking van onze toekomstvisie en het sterke engagement van het volledige projectteam heeft het mogelijk gemaakt om het concept gedurende de volledige uitrolperiode overeind te houden”.
De ingrijpende verandering binnen de AXA-organisatie moet altijd de klant op de eerste plaats zetten (‘Customer First’), daarna het team en dan het individu. In de praktijk betekent dit dat elk team van medewerkers altijd zelf zorg draagt voor een feilloze operationele werking naar de klanten en bijgevolg de keuze van de thuiswerkmomenten hieraan ondergeschikt is.
“Het traject voor de cultuurverandering duurt negen maanden en verschilt inhoudelijk enigszins naargelang de functie” licht Nathalie Claus toe. “Voor al onze medewerkers startte het veranderingstraject zes maanden voor de geplande verhuis en kreeg een begeleidend vervolg gedurende drie maanden na de inhuizing. De in huis ontwikkelde ‘blended learning’ methodiek legt zeer nadrukkelijk het accent op de gedragsverandering”.
In samenwerking met de KUL en UGent is een tool ontwikkeld om op regelmatige basis een scan uit te voeren die toelaat na te gaan in hoeverre de vier principes zich ontwikkelen bij elke individuele medewerker en bij de teams. “Geassisteerd bijsturen van de teams is mogelijk, maar elk team geniet een zekere vrijheid om zelf invulling te geven aan NWOW binnen het uitgezet kader van AXA Smart Office zelf” licht Nathalie Claus toe. “Momenteel geeft het merendeel van onze medewerkers aan een betere werk/privé balans te hebben dankzij NWOW; en dat AXA volgens hen een betere werkgever is geworden dankzij het AXA Smart Office project”.

Een boeiend drieluik
De nieuwe AXA-thuis aan de Brusselse Regentlaan is het resultaat van een architecturaal bijzonder geslaagde integratie van drie bouwwerken: het oudste uit de periode 1920 – 1930 was ooit het ‘Grand Hôtel Britannique’, een tweede dateert uit de jaren ’60 en het nieuwste gedeelte werd in de jaren ’90 gebouwd. De locatie was ook geruime tijd de hoofdzetel van Electrabel.
Eigenaar AXA liet het centrale deel van het gebouw tot op niveau -3 afbreken, gevolgd door een ingrijpende renovatie van het geheel, waardoor het onpraktische dichte raster aan kolommen verdween.
Daar is vandaag niets meer van te merken, want in het actuele centrale deel van het gebouw hebben de bouwlagen een overspanning van liefst 18m! Kolommen komen er amper aan te pas.
Dit alles is een staaltje van stijlvol en technisch kunnen van de teams AXA Real Estate samen met het architectenbureau A2RC.
De gevel verwijst niet spontaan naar AXA, al is er wel de ‘X’ symboliek in de gevelstructuur, die naast de architecturale creativiteit tevens op praktische wijze de ruitenwasinstallatie verbergt.
Smart Building met BREEAM certificatie
“Bij de bouw van het Troongebouw werden heel wat maatregelen genomen om energieneutraliteit na te streven: een perfecte isolatie met onder meer driedubbele beglazing, bureelverlichting met LED lampen gecombineerd met bewegingsdetectie en daglichtsturing, de installatie van 350 zonnepanelen en energierecuperatie op alle luchtgroepen met hoog rendement” argumenteert Raf Boterdaele, Head of Building Management bij ‎Axa Belgium. “Dit alles vormt in belangrijk aandeel in de BREEAM excellent certificatie waarvan de aanvraag momenteel lopende is”.
Ook in het dagelijks operationeel beheer zorgt de afdeling Building Management voor een hoge milieu-efficiëntie. Een 100-tal energie subtellers zijn aangesloten op een centraal beheersysteem die het mogelijk maken om het energieverbruik aan elektriciteit, gas en water continue te monitoren en bij te sturen. Alle gebouwtechnieken worden op basis van comfortparameters optimaal opgevolgd via een centraal gebouwbeheersysteem en een vergaande gescheiden afvalinzameling is voorzien. De aankoop van elektriciteit komt voort uit 100% hernieuwbare energie.
Raf Boterdaele: “Bovendien zijn alle burelen uitgerust met draadloze sensoren die het mogelijk maken om de bezetting van de werkplekken op continue basis te monitoren, waardoor ook de toegevoegde waarde van het Internet of Things al zijn nut bewijst in deze smart building”.

Verankering in Brussel
Jean-Luc Coster: “In 2012 bogen we ons al over de mobiliteitsproblematiek die in die tijd nog minder nijpend was dan vandaag. In onze toekomstvisie opteerden we voor een vestiging in het Brusselse stadscentrum en vlot bereikbaar met openbaar vervoer. Voor pendelaars zijn zowel Brussel Centraal, Zuid en Luxemburg gemakkelijk bereikbaar”.
Gezien het gebruik van de fiets sterk wordt aangemoedigd, is er een ruime en comfortabele fietsenstalling met douches. Voor een groot aantal medewerkers is dit zowat de hoofdingang tot het gebouw.
Op het gelijkvloers is er een AXA Bank- en verzekeringsagentschap, waarvan de inrichting verrast door het overnemen van de NWOW-aanpak zoals in het hoofdkantoor toegepast. Er valt geen enkel klassiek loket te bespeuren! Wel zijn er ‘bubbels’ voor geconcentreerd werken, overleg of het discreet ontvangen van klanten.
Op de gelijkvloerse verdieping zijn drie vergadercentra verspreid, vlot toegankelijk voor externe bezoekers, maar volledig geïsoleerd van de hoger gelegen kantoorplateaus. De ontwerpers mochten hun creativiteit botvieren, wat o.a. resulteerde in verschillende gevarieerde sferen door middel van meubilair en verrassende architecturale elementen.


A2RC tekende voor de architectuur van het volledige gebouw. Michel Verliefden, architect – urbanist en medeoprichter van het architectenbureau: “Wij houden van renovatieprojecten waarin moderne elementen verweven worden. De uitgangssituatie bestond uit 3 erg verschillende gebouwen, die tot een geheel moesten verweven worden met een uniforme architecturale identiteit”.
Het linkerdeel van het drieluik werd maximaal behouden, het centrale deel verregaand gesloopt en het rechter deel – het Troongebouw - gerestaureerd. Het verweven van de gebouwen gebeurde o.a. met de integratie van 2 grote tuinen, één aan de zijde van de Regentlaan en aansluitend bij het Forum, een tweede aan de achterzijde.
De architecturale eenmaking van het drieluik gebouwen is gerealiseerd met een stalen gevelstructuur waarin de ‘X’ als symbolische verwijzing naar AXA creatief is verwerkt. Michel Verliefden commentarieert: “De stalen structuur verleent het geheel een actuele look, fungeert als zonnewering en verbergt bovendien de loopbruggen die toelaten de glasvlakken efficiënt te reinigen. Tenslotte is er LED-verlichting achter weggewerkt, die het gebouw ’s avonds een exclusieve uitstraling verleent”. Begin volgend jaar wordt de stalen gevelstructuur nog verder doorgetrokken over het Troongebouw, maar de toelating daarvoor liet een tijd op zich wachten.
Michel Verliefden: “Het ontwerp is zo opgevat dat wat er nu inzit ook uitgehaald kan worden met maximale flexibiliteit naar een mogelijke herinrichting of zelfs herbestemming in de toekomst. Dat is mogelijk gemaakt door de 18m grote overspanningen. Het vroegere bos aan kolommen is uitgedund tot enkel een rij dragende kolommen tegen de voor- en achtergevel”.


Grondig studiewerk
Naast de eigen AXA-teams die het AXA Smart Office als concept bestudeerden en definieerden, werd ook de expertise van externe partners ingeroepen. Voor de concrete realisatie van het AXA Smart Office betekende de ingebruikname van Marnix (oktober 2014) een eerste grote stap. “Marnix was een belangrijke leerschool, maar de ervaringen resulteerden slechts in kleinere praktische details, niet in een bijsturing van het concept” commentarieert Elly Swalens. “De transitie naar onze interpretatie van NWOW werd ook ingezet nog voor de eigenlijke verhuis aan bod kwam. Uiteindelijk hebben we meer dan 3000 mensen een vijfjarig traject afgelegd van opleidingen en ingroeien”.
Uit de voorstudie was gebleken dat een bureelratio van 0,7 haalbaar zou zijn (7 werkplaatsen voor 10 personen). Uit de ervaring met Marnix werd deze bijgesteld naar 0,6 voor Troon.
De opmars van IoT werd door AXA aangegrepen om meer verfijnde informatie te vergaren over de bezetting van de werkplekken. Indien uit de metingen zou blijken dat een herverdeling over de plateaus wenselijk is, kan snel gereageerd worden.
Bij de verhuizing naar de locatie Troon werden de papieren archieven beperkt tot 1 m/ medewerker of het equivalent binnen teamverband. Vandaag blijken heel wat voorziene kasten leeg of halfleeg…

Exclusief voor medewerkers
De verdiepingen zijn uitsluitend voorbehouden aan de AXA-medewerkers en niet toegankelijk voor bezoekers. Voor elke verdieping is eenzelfde typeplan uitgewerkt, maar de aankleding is verschillend per verdieping om diversiteit aan te brengen en de oriëntatie binnen het gebouw te vergemakkelijken.
De ontwikkeling van het interieurconcept was symbolisch en moest AXA-medewerkers overtuigen van de verandering met een look & feel die zowel mensen aantrekt als de binding van de medewerkers met het bedrijf versterkt. Er zijn heel bewust nergens AXA-logo’s en/of huiskleuren verwerkt in het interieur. De aankleding is bepaald vanuit het zoeken naar voor het bedrijf belangrijke thema’s en geïnspireerd door sponsorships en steun aan goede doelen.
Per verdieping zijn er twee kernen die de toegang verzekeren. De toegangszones waar het meeste beweging is en dus het minste rust heerst, zijn telkens benut voor het opstellen van digitale lockers, de inrichting van een gezellige coffee corner en een afvalcenter. Elke verdieping telt zes activity based zones. De keuze van het type werkplekken evolueert telkens van het gebruik voor interactie, semi-concentratie tot stil werken in de uiterste hoeken van de zone.
Bovendien zijn er over elke verdieping vergaderfaciliteiten voorzien waaronder bubbles die zonder voorafgaande reservering ter beschikking staan. Het meubilair van het Troon-gebouw werd gekozen op basis van de ervaring in Marnix.
Sommige keuzes werden opnieuw bevestigd, andere waren voorwerp van een nieuw selectie- en aankoopproces onder leiding van de teams Procurement van AXA.
Het meubilair is gekozen om een maximum aan comfort en ergonomie aan de medewerkers te bieden.
De beschikbare technologie voor de vergaderzalen bleek de voorbije jaren sterk geëvolueerd, met de keuze van de Microsoft Surface Hub als geïntegreerde oplossing voor beeldscherm, (volg)camera’s, geluid en het delen van documenten tot gevolg.

Lijnrecht van concept tot dagelijkse praktijk
“De grootste uitdaging gedurende de afgelopen vijf jaar bestond erin om alle teams en diverse specialiteiten te laten samengaan voor eenzelfde doel: een nieuwe, ‘ideale’ manier van werken en werkomgeving” besluit Elly Swalens. Jean-Luc Coster vult aan: “Gedurende de vijf jaar looptijd van het veranderingsproject werd geen enkele vertraging opgelopen dankzij de uitstekende samenwerking tussen alle teams en diensten: AXA-Real Estate; Building management, IT, HR , Procurement. Slechts vijf weekends waren nodig om de 2600 medewerkers in te huizen in hun nieuwe thuis aan de Regentlaan”. AXA zal ook in de komende jaren vasthouden aan de drie thema’s: ‘bricks, bytes en behaviour’ voor zowel de verankering op de locaties Troon en Marnix, alsook de op stapel staande projecten in de regio’s.


5 jarig traject samen afgelegd
Colliers International heeft het hele traject voor de uitrol van het ‘AXA Smart Office’ stap voor stap mee afgelegd. Voor elke stap moest telkens een nieuwe offerteaanvraag gewonnen worden van de inschrijvende concurrentie.
“De initiële opdracht bestond uit werkplekbegeleiding, het creëren van een efficiënte en attractieve werkomgeving” blikt Pierre-Gilles Solvit, General Manager Colliers International Belgium terug. “Onze voorstudie omvatte de bezettingsratio, de aangewezen types werkplekken, de budgettering, de hoeveelheid m², welk gebouw er nodig zou zijn indien het gebouw aan de Vorstlaan verlaten zou worden”. Tijdens de 5 jaren nodig voor de uitrol van het project, wisselden 3 CEO’s aan het hoofd van AXA Belgium, maar het concept bleef overeind. “De ingebruikname van het Marnix-gebouw was een belangrijke mijlpaal als grootschalig pilootproject in de aanloop naar het Troon-gebouw” commentarieert Pierre-Gilles Solvit. “Colliers International tekende voor het interieurconcept en nam het project management, de lastenboeken, het testen van voorstellen en proefopstellingen, het onderhandelen van de aankopen en de logistiek voor zijn rekening”.


Sfeervolle multifunctionele attractiepool
Het ‘Forum’ is een 3000m² grote multifunctionele zone, die zich uitstrekt over twee niveaus en in het hart van de organisatie is ingebed. Hier vinden we een innovatieve formule voor het bedrijfsrestaurant, zeer gevarieerde (informele) vergaderfunctionaliteit, een ruime coffee corner. Het ‘Forum’ fungeert als ontmoetingsplaats en ontvangstruimte voor bezoekers, maar biedt bovendien vooral een ruime variatie aan werkplekken voor de medewerkers.

Het ‘food’-aanbod is verspreid over drie ‘corners’ met verschillende aankleding voor een duidelijke herkenbaarheid. Zo is er een royale salad bar in heldere kleuren en een ‘grill’ met uitnodigend warme aankleding, alsof het om een horecazaak in het straatbeeld zou gaan.
Bij het uitdiepen van het concept werd vastgelegd dat het Forum als bedrijfsrestaurant uitermate aantrekkelijk moest zijn om de concurrentie te doorstaan met het rijke horeca aanbod buiten het gebouw, alsook medewerkers aansporen om er maximaal contacten te onderhouden met collega’s.
Een bijzondere attractiepool voor het Forum is de buitenzone aangelegd op de eerste verdieping. Naadloos overvloeiend vanuit het Forum is er een ruim bemeten terras, dat overgaat in een arena van groen, die een akoestische en visuele buffer vormt tegenover de daarachter gelegen drukke Regentlaan.
Als cluster van naadloos in elkaar overvloeiende ruimtes met gevarieerde sfeer, spreekt het Forum de medewerkers enorm aan om er te werken. Het geheel is dan ook niet specifiek herkenbaar als bedrijfsrestaurant en al helemaal niet als kantine. De enorme openheid overweldigt niet, slorpt de bezoeker niet op, maar spoort aan erin te bewegen, op ontdekking te gaan naar nieuwe panorama’s en rustpunten. De grote variatie aan op maat gerealiseerd meubilair is daar zeker niet vreemd aan.
Een bijzonder geslaagd initiatief is het zichtbaar integreren en altijd aanspreekbaar maken van ‘servicepunten’. Het betreft een soort ‘desk’ waar medewerkers terecht kunnen met al hun vragen en problemen rond ICT, fleet evenals het economaat en mail-center.
In een vroeg stadium van het AXA Smart Office project heeft de HR-dienst een policy opgesteld voor BYOD (Bring Your Own Device), wat niet alleen bijkomende beveiligingsmaatregelen vereist, maar ook de vlotte interventie en ondersteuning van de eigen ICT-helpdesk vooropstelt.
Gezien het Forum zowat een draaischijf is voor alle sociale ontmoetingen binnen het bedrijf, is dit ook de ideale plek voor interne communicatie. De drie vakbonden hebben er hun beeldscherm waarop ze hun informatie kunnen laten defileren en uiteraard heeft ook AXA eigen beeldschermen verspreid over de ruimte waarop gecommuniceerd wordt met de medewerkers.


Een wereld van smaken en verleiding in beweging
De actuele uitdagingen waarmee de cateringsector en de exploitatie van bedrijfsrestaurants in het bijzonder te maken hebben, zijn het actieterrein waarop NC & Bham zich thuis voelt.
Mauro Brigham, vennoot en gespecialiseerd in interieurarchitectuur: “We buigen ons over een totaal project, met inbegrip van decoratie en technische uitrusting voor de keuken”.
Voor het Forum deed A2RC Architects in onderaanneming beroep op NC & Bham, die zich o.a. toespitsten op het concept voor de food corners. NC & Bham creëerde een concept om de voorziene ruimte optimaal te benutten en gedurende de ganse dag te laten leven. Dat resulteerde in een interieurconcept voor eten, werken en ontmoeten, verspreid over twee niveaus. De eigenaar van het gebouw, AXA Real Estate, gaf tevens de opdracht om de keukens in de kelderverdieping optimaal in te richten.
Voor de AXA-medewerkers zijn er in totaal 4 buffetten uitgezet over de vloeren, waarvan één bij de inkom op het gelijkvloers.
Thema’s die verwijzen naar Brussel – de Grote Markt, de Kunstberg… - vergemakkelijken de oriëntatie in de grote ruimte.
NC & Bham ontwierp ook een groot deel van de meubels. Mauro Brigham: “We besloten een variatie aan meubels in te brengen: zo zijn er zones met een typisch op restaurantgebruik georiënteerde look, clusters voor een kort verblijf en meer comfortabele zitopstellingen gericht op langer vertoeven. Het totaalbeeld verschilt echter grondig van de traditionele sfeer in een bedrijfsrestaurant!”.


Text : Eduard Coddé
Foto : © Marc Detiffe

 

Partners en leveranciers die aan het project meewerkten


ARCHITECT - BOUW


WORKPLACE DESIGN & BUILD


KANTOORMEUBILAIR


RENOVATIE EN BINNENAFWERKING

Op het gelijkvloers is er een AXA Bank- en verzekeringsagentschap, waarvan de inrichting verrast door het overnemen van de NWOWaanpak zoals in het hoofdkantoor toegepast. Er valt geen enkel klassiek loket te bespeuren!




Elke verdieping telt zes activity based zones. De keuze van het type werkplekken evolueert telkens van het gebruik voor interactie, semi-concentratie tot stil werken in de uiterste hoeken van de zone.
De aankleding is bepaald vanuit het zoeken naar voor het bedrijf belangrijke thema’s en geïnspireerd door sponsorships en steun aan goede doelen.
De toegangszones waar het meeste beweging is en dus het minste rust heerst, zijn telkens benut voor het opstellen van digitale lockers, de inrichting van een gezellige coffee corner en een afvalcenter.
Er zijn heel bewust nergens AXA-logo’s en/of huiskleuren verwerkt in het interieur.


Het ‘Forum’ is een 3.500m² grote multifunctionele zone, die zich uitstrekt over twee niveaus en in het hart van de organisatie is ingebed.
Het Forum moest als bedrijfsrestaurant uitermate aantrekkelijk zijn om de concurrentie te doorstaan met het rijke horeca aanbod buiten het gebouw.
Als cluster van naadloos in elkaar overvloeiende ruimtes met gevarieerde sfeer, spreekt het Forum de medewerkers enorm aan om er te werken.






Last update: 09/01/2018 15:58:45