 |
Workplace Design - Case study | Concentra : klantenstatuut voor gebruikers
|
|
|
Midden 2007 nam Concentra het besluit een ‘mediagebouw’ uit te werken na een grondige analyse van de behoeften voor een aangepast bedrijfspand, waarin naast Gazet van Antwerpen als krant, ook de snel groeiende multimediale activiteiten onderdak moesten krijgen. Sinds oktober 2009 is de nieuwbouw in gebruik.
Dit nieuwe gebouw fungeert niet alleen als thuisbasis voor de verschillen bedrijven en/of businessunits van Concentra zelf, maar wordt tevens opengesteld voor externe bedrijven. Een belangrijk kenmerk is de opvatting als een ‘bedrijvencentrum’ met gecentraliseerde diensten. Dat betekent vooreerst dat de eigen gebruikers als businessunits hun verantwoordelijkheid moeten nemen binnen het geheel. “Elke businessunit wordt geconfronteerd met de gebruikskosten voor het gebouw, de technische uitrusting en de aangeboden dienstverlening” benadrukt Jos Verlinden, Property Consultant. “Dat was aanleiding tot een aanzienlijke daling van het aantal gevraagde vierkante meters per afdeling. Plots kon iedereen met minder rond komen”.
Aanvankelijk was het gebruik van het ‘flex-plek’-systeem, waardoor niemand nog over een vaste eigen werkplek beschikt, niet voorzien in het ontwerp. Door dit in te voeren werd eveneens heel wat ruimte gewonnen. Het bedrijvencentrum is zo opgevat dat een groot aantal diensten forfaitair ter beschikking gesteld worden van de gebruikers. Hiernaast worden ook facultatieve diensten aangeboden, die afzonderlijk afgerekend worden. Alle gebruikers krijgen per kwartaal de factuur voorgelegd met een gedetailleerd overzicht van alle facultatieve diensten waarvan gebruik werd gemaakt, samen met de kosten van de verbruiksgoederen. Dat gaat zowel over communicatiekosten als het gebruik van de kopieermachines, printers of de koffieautomaat. Iedereen krijgt een ‘token’ die toegang geeft tot bepaalde diensten. Door het programmeren van de ‘token’ is het mogelijk om de toegang tot diensten op maat van de gebruiker af te stemmen en dat in functie tot de personeelspolitiek. Zo kan koffie al dan niet gratis ter beschikking gesteld worden van de medewerkers. Maar ook het toestaan van kleurkopieën of de beperking tot zwart/wit kan geregeld worden via de ‘token’.
De automatische facturatie van elk facet van de gebruikskost heeft zeker wat voorbereiding gekost, maar liep van bij de ingebruikname van het gebouw vlekkeloos. Het biedt bovendien een perfect meetinstrument om de werkingskosten per afdeling nauwlettend in de gaten te houden. De goede ervaringen met de automatische facturatie is aanleiding om dit systeem ook in de Concentra-thuisbasis in Hasselt in te voeren.
|
31/03/2010
Huisvesting & werkomgeving - Vastgoed
|
