FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Naamsverwarring?

Naamsverwarring?



Recent kregen we van Walters People Recruitment, gespecialiseerd in professionele staffing voor de nieuwe wereld van werken, een persbericht met als titel ‘Waarom een Office Manager onmisbaar is’. Bij de taakomschrijving van wat een Office Manager zoal doet, viel ons op hoe vaak hier de facetten van facility management werden aangehaald. Vandaag ziet Walters People de vraag naar Office Managers flink toenemen. “Het is voor organisaties die willen vooruitdenken en groeien immers belangrijk om op zo'n sleutelfiguur te kunnen rekenen” stelt Femke Strijckmans (foto), senior consultant bij Walters People.

“Om de goede werking van een organisatie te garanderen, is een Office Manager essentieel, wat de Covid-19 pandemie heeft bevestigd”, aldus Walters People. “Een sleutelfiguur als deze is belangrijk voor organisaties die durven vooruitdenken en groeien”. Een Office Manager heeft een allround functie met heel wat verantwoordelijkheden. Dat omvat voor een stuk facility management zoals het onderhoud van de kantoren regelen, het aankopen van kantoormateriaal,… zodat iedereen zijn werk kan doen. In sommige organisaties neemt de Office Manager ook een aantal HR taken op zich zoals opleidingen organiseren voor het personeel, de eerste screening doen van CVs die binnenkomen voor bepaalde vacatures of het wagenpark beheren. Vooral in kleine structuren komt daar vaak ook algemene administratie bij, gaande van telefoon-, email- en agendabeheer van de directie tot het praktisch organiseren van zakenreizen.

Opleiding en vaardigheden
“Idealiter heeft een Office Manager een Bachelor opleiding in Office Management genoten, maar dat is zeker geen must”, zegt Femke Strijckmans. “Net omdat het zo’n veelzijdige job is, moet een Office Manager flexibel en sterk organisatorisch aangelegd zijn en over de nodige IT-vaardigheden beschikken. Zeker de voorbije maanden hadden Office Managers het enorm druk: werknemers moesten plots zo veel mogelijk van thuis uit werken. Voor organisaties waar dit nog niet ingeburgerd was, vergde dat een grote aanpassing op korte tijd. De kantoren bleven doorgaans leeg, dus er moesten nieuwe afspraken gemaakt worden met de onderhoudsploeg, geplande leveringen enz. In dergelijke situaties prijzen werkgevers zich gelukkig dat ze kunnen rekenen op de goede zorgen van de Office Manager die alles in goede banen leidt”. Ook hier zien we veel verwijzingen naar Facility Management. En ook nog: “De Office Manager is één van de weinige personen die met nagenoeg iedereen in de organisatie in contact staat. Een goede talenkennis en communicatieve vaardigheden zijn dan ook onontbeerlijk”.

Stijgende vraag op de arbeidsmarkt
Organisaties durven opnieuw vooruit denken en investeren in hun groei. Om ervoor te zorgen dat de druk op departementen als HR en finance niet té hoog wordt en zij zich opnieuw kunnen focussen op hun core business, is het belangrijk om iemand in huis te hebben die de dagdagelijkse werking van de organisatie op zich kan nemen. Vandaar de stijgende vraag naar Office Managers.

“Office Manager is geen startersfunctie, maar een functie waarin je evolueert na een aantal jaren werkervaring” stelt Femke Strijckmans. “Een Office Manager die een volgende stap wil zetten, kiest vaak voor hetgeen hem of haar het meest boeit in zijn rol. Dat kan Facility Management zijn, maar ook een commerciële functie of een job binnen communicatie. Een Office Manager in een KMO kan doorgroeien naar een andere Office Manager functie binnen een grote organisatie, waar hij of zij meer verantwoordelijkheden krijgt”.

Een Office Manager met beperkte ervaring kan rekenen op een bruto maandloon tussen 2500 en 3000 EUR. De grootte van de organisatie waarin hij of zij terechtkomt en de omvang van de taken en verantwoordelijkheden spelen een belangrijke rol in de verloning. Zo kunnen ervaren Office Managers in een grote structuur hun loon zien oplopen tot 4000 EUR bruto per maand of meer. In de meeste gevallen wordt dit loon verder aangevuld met een verzekeringspakket, smartphone, maaltijdcheques en een laptop.
Eduard Codde
20-04-2021