Que signifie ERP, IWMS et autres ?

Il existe aujourd'hui sur le marché de nombreuses solutions logicielles pour l'amélioration des processus dans le domaine de la gestion des installations et de l’immobilier, autrement dit, le domaine du Real Estate et Facility Management. Les noms les plus courants sont IWMS (Integrated Workplace Management System), ERP (Enterprise Resource Planning = progiciel de gestion intégré) et FMIS (Facility Management Information System). Le besoin croissant de réduction des coûts, de transparence et de flexibilité dans les opérations commerciales est un défi constant pour les départements Facility- et/ou Real Estate Management. Cela nécessite des informations fiables, à la fois au niveau opérationnel, tactique et stratégique.

ERP
Un ERP est un logiciel de gestion des processus qui met à disposition des organisations un système de solutions intégrées pour gérer leurs activités principales. Ces systèmes, tel SAP ou Oracle, sont très puissants et offrent aux entreprises un éclairage précis sur leurs activités dans des domaines importants tels que l’approvisionnement, la logistique, les ressources humaines, la finance et le contrôle, ainsi que la gestion des actifs. Si uniquement un outil de budgétisation est demandé, un ERP sera suffisant.

IWMS
Les solutions IWMS (Integrated Workplace Management System = Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail) prennent en charge les processus secondaires qui relèvent spécifiquement de la gestion immobilière et du Facility Management. Ces solutions IWMS couvrent cinq fonctionnalités-clés :

• La gestion de l’immobilier et des baux,
• La gestion des installations et des espaces,
• La gestion de la maintenance,
• La gestion de projet,
• Le développement durable.

Ils assurent une information de gestion de haute qualité, une totale conformité ainsi qu’un suivi et un contrôle optimisé, qui dépassent les possibilités des solutions ERP. Elles sont mieux acceptées par leurs utilisateurs en raison de leur simplicité, de leur facilité d’utilisation et de leur meilleure adéquation aux exigences et aux besoins de ces métiers. Un IWMS est généralement, sensiblement moins coûteux à l’achat et plus rapide à mettre en œuvre, présentant moins de risques.

Computer Aided Facility Management (CAFM)
En Europe et au Royaume-Uni, les logiciels de gestion des installations et de l'immobilier sont souvent appelés Computer Aided Facility Management (CAFM). Le nom Facility Management Information System (FMIS) est largement répandu aux Pays-Bas et en Belgique. CAFM ou FMIS prennent en charge au moins les processus suivants :

• La gestion de l'espace, alphanumérique et graphique
• Le Facility Management (La gestion de l’Environnement de Travail)
• La gestion de la maintenance réactive

Les différences
Les ERP actuels sont d’abord orientés finance et ne sont pas aussi performants qu’un IWMS pour la prise en charge des fonctions opérationnelles, le plus souvent quotidiennes, que mobilisent les processus de FM / CRE. Pendant qu’un ERP prend en charge les activités principales, un IWMS est une solution dédiée aux processus de Facility Management (FM) et de gestion immobilière (Corporate Real Estate, CRE).

L’essentiel est que les logiciels doivent d’abord apporter un support adéquat à l’activité. Aujourd’hui, l’intégration d’un IWMS et d’un ERP fait partie de la pratique courante de presque toutes les applications d’IWMS. On pourrait même dire que l’intégration d’un IWMS et d’un ERP est devenu la norme. Les avantages sont :

• La réutilisation et l’échange des données existantes par l’ERP et l’IWMS, notamment pour les centres de coûts, les employés, etc.
• L’efficacité accrue dans les processus interfonctionnels et l’amélioration de la qualité de l’information.
• La meilleure appréciation des performances et la génération de KPI étendue à toute l’organisation.

Article inspiré par le livre blanc de Planon