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Atelier de printemps Kinnarps / Du FM sur mesure profitable à tous

Anton Maes, Change Manager chez D&C Services.
[+] Anton Maes, Change Manager chez D&C Services.

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Après les très prisés 'ateliers d'automne', une initiative visant à expliquer les nouvelles tendances dans le domaine de l'aménagement de bureau, Kinnarps invite à nouveau à participer à deux 'ateliers de printemps' selon la même formule appréciée.
Le mardi 19 mars, les personnes présentes se sont délectées d'un exposé sur le nouveau travail chez Microsoft, présenté par Annelies Bulkens, Productivity Manager de Microsoft, et d'un cas sur Diageo, un distributeur renommé de boissons alcoolisées aux noms évocateurs, exposé par Anton Maes, Change Manager de D&C Services. Les deux cas étaient passablement différents, mais ont montré que le Facility Management est de plus en plus conçu sur mesure et connaît de ce fait un succès grandissant.

Tout repenser
La fin du contrat de location, en 2010, fut l'occasion pour Microsoft d'examiner 'le travail' à la loupe. Les gens devaient être au centre des préoccupations, tant en interne qu'en externe. On a constaté que l'entreprise tournait à différentes vitesses. Collaborer en équipe, dans une division ou une branche de l'entreprise constituait un défi. Le nouveau 'logement' de Microsoft devait tenir compte du passage d'une vieille à une nouvelle économie, combler les lacunes en termes de connaissances, aider à gagner la 'guerre pour le talent' et répondre à la 'consumerisation' de l'IT.
La croissance exponentielle du savoir a entraîné son éparpillement et il n'est plus très facile de savoir qui y a accès. Il apparaît que seuls 16 % du savoir est stocké, ce qui rend plus difficile encore l'accès aux informations.
Lors du recrutement de nouveaux collaborateurs, il ne s'agit plus seulement, selon Microsoft, de trouver des gens, mais de savoir s'ils veulent travailler pour l'organisation. La demande de produits ICT personnels dans l'environnement de travail croît très rapidement. L'évolution des produits est également plus rapide du côté des consommateurs.
Microsoft est arrivé à la conclusion qu'il devait aussi bien repenser la culture d'entreprise que la technologie et l'emplacement. Annelies Bulkens : "Chaque endroit est aujourd'hui un poste de travail, mais ceci exige une technologie adaptée pour offrir le support nécessaire."
Les collaborateurs Microsoft bénéficient d'une grande autonomie et travaillent sur base d'objectifs trimestriels qui sont ensuite évalués. Les mêmes règles sont appliquées à tout le monde. Chacun dispose d'un laptop, mais personne ne possède plus son propre poste de travail. Les collaborateurs se rendent au bureau pour rencontrer des collègues ou des relations et collaborer avec eux. C'est pourquoi de nombreuses salles de réunion sont prévues, de capacités très diverses, ainsi qu'un grand nombre de locaux plus petits, alors que seuls 2 postes de travail sont disponibles pour 5 collaborateurs.
"Le travail à domicile fonctionne mieux chez les collaborateurs plus âgés", constate Annelies Bulkens. "Les jeunes ont davantage besoin de lien social et de contrôle. De plus, ils doivent encore s'immerger dans la culture d'entreprise". Microsoft remarque aussi que plus de 80 % du travail est toujours effectué pendant ce qui est traditionnellement considéré comme les heures de travail. Le nouveau travail consiste surtout à déplacer des blocs dans l'emploi du temps global.

Découvrir les collègues
Diageo est un acteur mondial sur le plan de la distribution de boissons alcoolisées de qualité. La société propose par exemple pas moins de 200 whiskys ! Le siège belge ressemble plutôt à une clinique russe, avec de nombreux petits espaces et un territoire propre à chaque collaborateur, ce qui ne favorisait pas trop la 'collaboration'.
Anton Maes, Change Manager chez D&C Services : "Diageo est synonyme de fête et de luxe, mais le bâtiment n'en était pas du tout le reflet."
Pendant 4 mois, on a analysé ce dont la société avait besoin et imaginé un concept de change management. Environ la moitié de l'espace de bureau disponible et même 80 % des salles de réunion étaient inutilisés. Une interview du CEO de Diageo révèle que ce dernier avait une vision claire et n'appréciait pas de travailler dans cette ancienne situation. Les divisions marketing et sales ne collaboraient pas et se mettaient même presque des bâtons dans les roues. Le responsable RH était isolé au rez-de-chaussée. Stimuler le travail d'équipe, introduire de la flexibilité et réaliser un branding bien visible, tels furent les objectifs résumés par le slogan 'A great place to work'. Le cadre de travail est devenu l'outil pour atteindre les objectifs.
Le concept élaboré par D&C Services prévoyait l'aménagement de zones fonctionnelles avec au rez-de-chaussée une réception axée sur le client (bar, cuisine, salles de réunion) et à l'étage un cadre de travail 'sexy' avec un coin café comme point de rencontre et générateur de liens entre les divisions sales et marketing.
Diageo disposait dans son propre bâtiment d'une superficie deux fois plus importante que nécessaire. Il n'était donc pas nécessaire de recourir aux postes de travail flexibles. Chacun a conservé son propre poste de travail, mais l'espace a été ouvert au maximum et des espaces de réunion ont été aménagés pour les concertations informelles. De plus, une 'clear desk policy' a été introduite. Anton Maes, Change Manager de D&C Services : "Chez Diageo, l'accent a été placé sur une modification du comportement des utilisateurs, sur l'implémentation d'une nouvelle culture d'entreprise. Les managers devaient opérer le changement le plus important, parce qu'ils gèrent désormais autrement leurs collaborateurs et que la collaboration est l'élément central."
Patrick Bartholome
09-04-2013