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Plaidoyer pour une collaboration plus structurelle entre les services FM & achats

Patrick Wendelen, directeur de Ki'Communication, organisateur du congrès FM Interactif.
[+] Patrick Wendelen, directeur de Ki'Communication, organisateur du congrès FM Interactif.

[+] Kris Van der Veken

[+] Patrick Wouters

[+] Frank Geets

[+] Peter Bottelbergs

Fin octobre, le 7e Congrès FM Interactif organisé par Ki'Communications a attiré plus de 200 participants autour du thème ‘Achat et/en Facilities’. L’achat est évidemment lié au facility management, mais pour un nombre croissant d’entreprises, l’achat et le facility management constituent deux disciplines différentes, bien qu’étroitement liées.
Etant donné que la réduction des coûts de fonctionnement de l’entreprise représente pour le facility manager une tâche perpétuelle et que l’achat joue ici un rôle clé, le risque existe que le ‘prix’ reste le seul critère retenu. La relation et la communication entre les deux disciplines détermineront s’il reste de la place pour la qualité et le service, et comment les critères d’achat seront finalement pondérés.

Kris Van der Veken, Freelance Senior Consultant et Interim Manager FM a indiqué qu’un pourcentage d’épargne à un seul chiffre a le même effet côté FM qu’un doublement du chiffre d’affaires de l’organisation ! Une collaboration constructive entre le facility management et l’achat est par conséquent plus que souhaitable. Un achat plus efficace et plus ciblé piloté par le facility management permet de conserver davantage de cash dans l’organisation pour appuyer le core business.

Les différences entre les attentes et ce qui est proposé sont bien trop importantes dans la pratique, constate Patrick Wouters, Freelance Senior Consultant FM. Ceci est dû aux cahiers des charges utilisés qui sont rarement actualisés et épurés. Il faut réfléchir sérieusement au préalable à ce que l’on souhaite sous-traiter, quels sont les résultats attendus et quels sont les risques qui peuvent être inclus ou pas. Le client attend ‘un service de qualité’, mais le facility management n’est pas une science exacte et est en outre une discipline encore jeune. Il y a trop peu de communication entre les parties – facility management, achat et fournisseurs – sur les prestations FM réelles. L’utilisation d’un FMIS peut apporter une contribution importante à la définition précise des attentes et besoins, afin ensuite de fixer les KPI nécessaires et établir ainsi un reporting adapté.

Il est essentiel pour chaque achat de définir précisément au préalable ce que l’on veut, souligne Frank Geets, Administrateur Général de la Société Facilitaire auprès des pouvoirs publics flamands. Aujourd’hui, la procédure d’achat est trop souvent lancée sur base d’une solution que l’on pense connaître, alors qu’il faut justement demander une solution aux fournisseurs potentiels afin ainsi de favoriser l’innovation. La ‘Loi sur les marchés publics’ est axée sur une sélection de best practices et ceci devrait être généralisé. Elle fixe préalablement des critères de sélection, ainsi que la pondération de ces critères, ce qui exclut le risque que seul le prix soit déterminant.

La réduction des coûts est un objectif commun tant pour l’achat que pour le facility, entend-on du côté de Peter Bottelberghs, Responsable Facilities & Achat UZ Antwerpen. Les missions des deux divisions au sein de l’organisation présente une grande similitude, d’où l’importance de développer une seule vision avec une seule stratégie et un seul contrôle opérationnel.

Voici quelques impressions et témoignages récoltés pendant le congrès. Dans le Profacility Guide 2015, à paraître le 9 décembre prochain, nous publierons une analyse des tendances majeures au niveau de l’organisation des achats, des opportunités et pièges à éviter. Nous mettrons en exergue les bonnes pratiques mises en avant lors des discussions et présentations de certains workshops.
Eduard Codde
05-11-2014