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Notre bureau n’est plus le bureau! Plus d’accès au bureau

Guy Storms, manager Facilities chez Telenet.
Guy Storms, manager Facilities chez Telenet.

Lorsque la seconde vague de contaminations au corona est apparue en août, en particulier dans la province d’Anvers, Telenet décidait rapidement de privilégier le télétravail pendant une période plus longue, probablement jusqu’à la fin 2020. Aujourd’hui, un nouveau scénario est écrit pour 2021. Guy Storms, manager Facilities chez Telenet, a partagé son expérience lors de l’événement Facility Light, organisé par Ki’Communications.

Début mars, les collaborateurs de Telenet passaient rapidement en mode ‘home working’. Si plus de 2000 personnes travaillaient quotidiennement au siège à Malines, elles n’étaient plus que 40 à 60 au bout de quelques jours. «En moyenne, 98% des collaborateurs travaillaient à domicile», explique Guy Storms. «Cela fonctionnait bien, le scepticisme du management avait disparu, la productivité était en augmentation, mais il y avait des signes d’isolement social. A partir de juin, nous avons donc invité 25% des collaborateurs à revenir travailler une semaine au bureau selon une tournante, afin que tous puissent venir sur une période d’un mois. Mais cela n’a jamais été une obligation». En juillet, le retour au bureau était porté à 50%, le maximum, les mesures de distanciation sociale réduisant de moitié la capacité du bâtiment. «Avoir un contact avec un ou deux collègues suffisaient souvent à briser l’isolement social», poursuit Guy Storms. «Personne n’avait pensé que le virus réapparaîtrait aussi vite. Au lieu de revenir à l’ancienne normalité, nous avons à nouveau prôné le télétravail à 100%».

Beaucoup de questions, de réponses?
Le retour au télétravail maximal a soulevé de nombreuses questions auprès du Facility Management. Que faire des bureaux vides ? Du bâtiment ? Quels paramètres appliquer pour poser des choix?

Le télétravail va devenir une constante et de nombreux postes de travail resteront inoccupés. Le retour au bureau s’avère pertinent pour les personnes pour qui le télétravail dans un environnement domestique est difficile, voire impossible, pour le contact social nécessaire avec les collègues, les questions liées au recrutement/licenciement et dont les entretiens en face à face sont essentiels.

Faudra-t-il revoir les plans d’étage dans l’avenir? Il est déjà clair qu’une plus grande modularité s’impose. «Nous écrivons aujourd’hui le scénario pour le début 2021 en tenant compte d’une occupation à 50%», nous confie Guy Storms. «Ce qui signifie en théorie un doublement de la surface qui est aujourd’hui absorbé par le télétravail, mais lorsque l’épidémie de corona sera finalement jugulée et que le télétravail subsistera en grande partie, nous aurons un excédent.»

Quick fix
La distanciation sociale exige de l’espace, la moitié du nombre de postes de travail ont été masqués. Les salles de réunion deviennent trop petites suite au corona. D’autre part, il y a le succès de la visioconférence qui évite aux collaborateurs de se rendre au bureau pour les réunions d’équipe. «Dans l’espace ouvert, nous avons créé 17 zones dédiées à l’organisation de réunions d’équipe», indique Guy Storms. «Pour les formations de démarrage, les locaux habituels sont devenus trop exigus car seules 6 à 8 personnes sont admises suite aux nouvelles consignes. Nous avons donc vidé une partie de la surface de bureaux et placé des tables avec une seule chaise, afin de créer des zones pouvant accueillir 12 à 15 cursistes.»

Guy Storms conclut: «Certains étages de bureaux vont assurément être réaménagés en 2021 et ils recevront une nouvelle affectation. L’objectif du bâtiment et la manière de travailler vont changer de manière drastique. Notre siège sera avant tout un lieu de rencontre pour les collègues, les réunions en face à face et l’organisation de formations. Il faudra prévoir un mix de postes de travail basés sur l’activité et un environnement agile. Le travail de bureau proprement dit va se déplacer vers le domicile avec le télétravail. Le Facility Management aura plus que jamais une grande influence sur les personnes, tant sur le plan professionnel que privé.»
Eduard Codde
28-10-2020