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FM Day 2020: Le poste de travail numérique quitte les starting-blocks

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Pour de nombreuses entreprises, l’obligation du télétravail en raison de la pandémie de Covid-19 a conduit au déploiement accéléré et intensif du poste de travail numérique. Lors de première vague corona au printemps et l’obligation généralisée de télétravailler, le support technique a réussi son examen. Au cours de la seconde vague, une réflexion a lieu sur la stratégie et la rédaction d’une politique d’entreprise. « Microsoft Teams, qui fournit une gestion centralisée des documents dans le cloud et supporte la collaboration en temps réel pour ces documents, est devenue en quelques mois l’application favorite pour le télétravail », constate Hans Vandenberghe, Founder, Manager, Coach & Host chez The Beach House. « Teams offre des fonctions supplémentaires comme le chat, et est particulièrement convivial sur tous les appareils, ce qui abaisse le seuil de frilosité envers le poste de travail numérique ».

Les organisations doivent maintenant motiver les utilisateurs à ne conserver qu’une seule application universelle pour le télétravail, les échanges avec les collègues et le management, et se former à l’utilisation de l’application. « L’activation du poste de travail numérique dépend de nombreux facteurs comme la taille de l’organisation, la culture d’entreprise et bien entendu le trajet déjà effectué par l’organisation dans la numérisation », poursuit Hans Vandenberghe. « Il y a encore beaucoup de retardataires en matière de numérisation dans les entreprises ».

Un enthousiasme top-down
Comme le poste de travail numérique soutient l’organisation dans ses activités, Hans Vandenberghe plaide pour un plan stratégique qui doit impliquer l’IT, les RH et l’activité de l’entreprise. Le fonctionnement technique doit être coordonné avec le département IT, et il faut des règles et des accords adaptés à l’organisation pour obtenir un fonctionnement optimal. Les rôles et les responsabilités en matière de mises à jour doivent être fixés, les directives et les meilleures pratiques doivent être fournies aux utilisateurs.

La formation et le support des utilisateurs favorisent un déploiement fluide de la numérisation. Les ‘sponsors’ et ambassadeurs jouent un rôle clé. « Les sponsors incluent de préférence la direction ou la management supérieur », spécifie Vandenberghe. « Ils doivent visiblement porter la vision de l’entreprise, parvenir à une communication top-down et générer de l’enthousiasme. »

Les ambassadeurs apportent le changement numérique parmi les collègues, ils supportent la communication d’en haut sur le lieu de travail. Hans Vandenberghe: « Il est important qu’ils aient le temps de jouer leur rôle. Chacun doit être informé des raisons pour lesquelles l’organisation introduit le changement numérique. »

Un changement sans fin
Un plan de communication et de changement doit être établir selon le trajet suivant:
  • A - Awareness = prise de conscience
  • D - Desire = sens du changement
  • K - Knowledge = savoir comment faire
  • A - Ability = montrer que c’est possible
  • R - Reinforcement = ancrer le changement
Hans Vandenberghe: « Tenez compte qu’il y a aujourd’hui plus de ‘digital immigrants’ que de ‘digital natives’. Tout le monde doit être pris en charge, éventuellement avec des formations à deux vitesses. Prévoyez un accompagnement permanent car le poste de travail numérique va continuer d’évoluer avec le développement sans fin des technologies. »
Eduard Codde
23-11-2020