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Confusion de nom ?



Récemment nous avons reçu un communiqué de presse de Walters People Recruitment, spécialisé dans le recrutement intérimaire et permanent pour les fonctions supports et financières des entreprises, intitulé : ‘Pourquoi un Office Manager est-il indispensable ?’. La description des tâches de cette fonction avancée dans le communiqué, montre beaucoup de similitude avec celle du Facility Manager. Aujourd’hui, Walters People constate une reprise de la demande de Office Managers. « Après tout, il est important pour les organisations qui veulent penser à l'avenir et se développer de pouvoir compter sur une telle personne clé » explique Femke Strijckmans (photo), consultante senior chez Walters People.

« Pour assurer le bon fonctionnement d'une organisation, un Office Manager est indispensable, ce que la pandémie du Covid-19 a confirmé une fois de plus » indique Walters People. « Un tel personnage clé est important pour les organisations qui osent penser à l'avenir et à se développer ». Un Office Manager a une fonction polyvalente avec beaucoup de responsabilités. Cela inclut une certaine gestion des installations, comme l'organisation de l'entretien des bureaux, l'achat de fournitures de bureau, etc. afin que chacun puisse faire son travail. Dans certaines organisations, l'Office Manager assume également un certain nombre de tâches liées aux ressources humaines, telles que l'organisation de formations pour le personnel, le screening et la sélection de CV pour certains postes vacants ou la gestion du parc automobile.

Études et compétences
« Idéalement, un Office Manager aura un Bachelier en office management, mais ce n'est certainement pas une obligation", déclare Femke Strijckmans. « Comme il s'agit d'un rôle aux multiples facettes, un Office Manager doit être flexible et avoir de solides compétences organisationnelles ainsi que les compétences informatiques nécessaires. Les Office Managers ont été extrêmement occupés au cours des derniers mois : les employés ont soudainement dû travailler à domicile autant que possible. Pour les organisations où cela n'était pas encore courant, cela a nécessité un ajustement majeur en peu de temps. Les bureaux restaient généralement vides, il fallait donc revoir la gestion de l’entretien des bureaux, prévoir des livraisons, etc. Dans de telles situations, les employeurs ont la chance de pouvoir compter sur leur Office Manager qui garantit la continuité des opérations ». Ici aussi, nous voyons de nombreuses références au Facility Management. Et encore : « L'Office Manager est l'une des rares personnes à avoir des contacts avec presque tout le monde dans l'organisation. De bonnes compétences linguistiques et de communication sont donc indispensables ».

Une demande en croissance sur le marché du travail
Les organisations osent à nouveau penser à l'avenir et investir dans leur croissance. Pour éviter que la pression sur les départements tels que les RH et les finances ne devienne trop importante et pour que ces derniers puissent à nouveau se concentrer sur leur activité principale, il est important de disposer d'une personne en interne qui puisse se charger des opérations quotidiennes de l'organisation. Et heureusement, les employeurs le savent aussi. D'où une nouvelle hausse de la demande d'Office Managers.

« Un Office Manager n'est pas un métier de débutant, mais un métier dans lequel on évolue après plusieurs années d'expérience professionnelle » explique Femke Strijckmans. « Un Office Manager qui veut passer à l'étape suivante choisit souvent ce qui le fascine le plus dans son rôle. Il peut s'agir du Facility Management, mais aussi d'une fonction commerciale ou d'un poste au sein de la communication dans la même entreprise ou ailleurs. Mais un Office Manager dans une PME peut tout aussi bien évoluer vers un autre poste d'Office Manager dans une grande organisation, où il se voit confier davantage de responsabilités ».

Un Office Manager avec une expérience limitée peut compter sur un salaire mensuel brut compris entre 2500 et 3000 EUR. La taille de l'organisation dans laquelle il se retrouve et l'ampleur des tâches et des responsabilités jouent un rôle important dans la rémunération. Par exemple, les Office Managers très expérimentés dans une grande structure peuvent voir leur salaire grimper jusqu'à 4000 EUR bruts par mois ou plus. Dans la plupart des cas, ce salaire est encore complété par une assurance, un téléphone portable, des chèques-repas et un ordinateur portable.
Eduard Codde
20-04-2021