FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Pleidooi voor een structurele samenwerking tussen FM & Aankoop

Pleidooi voor een structurele samenwerking tussen FM & Aankoop

Patrick Wendelen, directeur van Ki'Communication, organisator van het Interactief FM Congres.
[+] Patrick Wendelen, directeur van Ki'Communication, organisator van het Interactief FM Congres.

[+] Kris Van der Veken

[+] Patrick Wouters

[+] Frank Geets

[+] Peter Bottelbergs

Eind oktober trok het 7e Interactief FM Congres, georganiseerd door Ki'Communications, meer dan 200 deelnemers met het onderwerp ‘Aankoop en/in Facilities’. Aankopen is vanzelfsprekend verbonden aan facility management, maar in steeds meer ondernemingen zijn ‘aankoop’ en ‘facility management’ twee gescheiden disciplines, hoewel ze juist heel nauw met elkaar verbonden zijn.
Gezien ‘besparen’ in de werkingskosten van de onderneming voor de Facility Manager de nooit ophoudende opdracht is en ook aankoop hierin een sleutelrol speelt, dreigt het gevaar dat ‘prijs’ nog het enige weerhouden criterium blijft. De relatie en communicatie tussen beide disciplines zal bepalen of er nog ruimte rest voor kwaliteit en service, en hoe de aankoopcriteria uiteindelijk zullen worden gewogen.

Kris Van der Veken, Freelance Senior Consultant en Interim Manager FM wees erop dat een procentuele besparing met één enkel cijfer aan FM-zijde hetzelfde effect heeft als een omzetverdubbeling van de organisatie! Facility management is dan ook de tweede van de drie grootste uitgavenposten voor een organisatie. Een constructieve samenwerking tussen facility management en aankoop is bijgevolg meer dan wenselijk. Door efficiënter aankopen en doelgericht aansturen van de aankoop door facility management, blijft er meer cash in de organisatie voor het ondersteunen van de corebusiness.

De verschillen tussen de verwachtingen en wat aangeboden wordt blijken in de praktijk veel te groot, stelt Patrick Wouters, Freelance Senior Consultant FM, vast. Dat heeft te maken met de gehanteerde lastenboeken die zelden actueel en uitgezuiverd zijn. Er moet vooraf grondig worden nagedacht over wat men wenst uit te besteden, welke resultaten er worden verwacht en welke risico’s al dan niet mogen ingesloten zijn. De klant verwacht ‘een kwalitatieve dienstverlening’, maar facility management is geen exacte wetenschap, is bovendien een nog jonge discipline. Tussen de partijen – facility management, aankoop en leveranciers – is er te weinig communicatie over de reële FM-prestaties. Het gebruik van een FMIS kan een belangrijke bijdrage leveren tot het precies definiëren van de verwachtingen en noden, om aansluitend de nodige KPI’s vast te leggen en daarvoor een gepaste rapportering op te stellen.

Essentieel voor elke aankoop is vooraf precies af te lijnen wat men wil, beklemtoonde Frank Geets, Administrateur-Generaal van Het Facilitair Bedrijf bij de Vlaamse Overheid. Vandaag wordt de aankoopprocedure teveel gestart vanuit een oplossing die men zelf al denkt te kennen, terwijl men juist de vraag naar een oplossing dient uit te sturen naar de potentiele leveranciers, om zo meer innovatie aan te trekken. De ‘Wet op de Overheidsopdrachten’ is gericht op een selectie op best practices en dat zou veralgemeend moeten gehanteerd worden. Ze stelt vooraf selectiecriteria op, evenals de weging van deze criteria, waardoor het risico dat enkel de prijs bepalend is wordt uitgesloten.

Kostenbesparing is een gezamenlijke doelstelling voor zowel aankoop als facility klonk het collegiaal bij Peter Bottelberghs, Hoofd Facilities & Aankoop UZ Antwerpen. Er is een grote gelijkenis tussen de missie van beide afdelingen binnen een organisatie, vanwaar het belang om samen één visie met één strategie en één operationele sturing te ontwikkelen.

Dit zijn enkele impressies en verklaringen die tijdens het congres werden gehoord. In de Profacility Guide 2015, die op 9 december zal verschijnen, zullen we een analyse van de grootste trends inzake aankoopbeheer publiceren, met de opportuniteiten die deze sector te bieden heeft en de valkuilen die men moet vermijden. We zullen de goede praktijken benaderen die tijdens de debatten en presentaties van sommige workshops werden aangekaart.
Eduard Codde
05-11-2014