Kinnarps lenteatelier l FM maatwerk waar iedereen beter van wordt
Na de bijzonder gesmaakte ‘Herfstateliers’, een initiatief om de nieuwe trends in het vakgebied van de kantoorinrichting toe te lichten, nodigde Kinnarps opnieuw uit voor twee sessies ‘Lenteatelier’ volgens dezelfde gewaardeerde formule.
Op dinsdag 19 maart werden de aanwezigen vergast op een case over het nieuwe werken bij Microsoft, gebracht door Annelies Bulkens, Business Productivity Manager bij Microsoft, en een case over Diageo, een gerenommeerd distributeur van tot de verbeelding sprekende alcoholische dranken, gebracht door Anton Maes, Change Manager bij D&C Services. Beide cases bleken behoorlijk verschillend, maar toonden beiden aan dat Facility Management steeds meer op maat van het bedrijf wordt ingevuld en daardoor toenemend succes oogst.
Alles herdenken
Het einde van het huurcontract was in 2010 voor Microsoft aanleiding om ‘het werken’ onder de loep te nemen. Mensen moesten centraal staan, zowel intern als extern. Vastgesteld werd dat het bedrijf met verschillende snelheden draaide. Samenwerken als team, afdeling en bedrijfstak vormde de uitdaging. De nieuwe thuis voor Microsoft moest inspelen op de evolutie van een oude naar een nieuwe economie, de kenniskloof dichten, helpen om de ‘war for talent’ te winnen en tegemoetkomen aan de ‘consumerisation’ van IT.
De exponentiele groei van de kennis heeft ervoor gezorgd dat deze ook zeer verspreid zit en het niet langer duidelijk is wie er toegang toe heeft. Het blijkt ook dat slechts 16% van de kennis is opgeslagen, wat het terugvinden nog bemoeilijkt.
Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers gaat het volgens Microsoft niet langer om het vinden van mensen, maar wel om de vraag of ze voor de organisatie wensen te werken. De vraag naar het gebruik van persoonlijke ICT-producten in de werkomgeving is zeer snel stijgend. De productevolutie gaat immers ook sneller aan consumentenzijde.
Microsoft kwam tot de conclusie dat het zowel de bedrijfscultuur als de technologie en de locatie moest herdenken. Annelies Bulkens: “Elke plaats is vandaag een werkplek, maar dat vereist aangepaste technologie om de noodzakelijke ondersteuning te bieden”.
De Microsoft-medewerkers genieten een grote autonomie en werken op basis van driemaandelijkse doelstellingen die dan geëvalueerd worden. Voor iedereen gelden dezelfde spelregels. Iedereen beschikt over een laptop, maar niemand heeft nog een eigen werkplek. Medewerkers begeven zich naar kantoor om collega’s en relaties te ontmoeten om ermee samen te werken. Daarom zijn er veel vergaderzalen met zeer gevarieerde capaciteit en een groot aandeel kleinere ruimten, terwijl er slechts 2 werkplekken per 5 medewerkers beschikbaar zijn.
“Thuiswerken werkt beter bij de oudere medewerkers” stelt Annelies Bulkens vast. “Jongeren hebben meer nood aan een sociale band en controle. Bovendien moeten zij zich nog inleven in de bedrijfscultuur”. Microsoft stelt ook vast dat ruim 80% van het werk nog steeds verricht wordt binnen wat als traditionele kantooruren’ geldt. Het nieuwe werken gaat vooral om het verschuiven van blokken uit de totale tijdsbesteding.
Collega’s ontdekken
Diageo is een wereldspeler voor wat de distributie van hoogwaardige alcoholische dranken betreft. Ze hebben alleen al 200 whisky’s in portefeuille! De Belgische hoofdzetel leek echter veeleer op een Russische kliniek, met veel ‘kotjes’ en eigen territoria van medewerkers, die ‘samenwerken’ niet erg hoog op hadden.
Anton Maes, Change Manager bij D&C Services: ‘Diageo staat voor feesten en luxe beleven, maar het bedrijfsgebouw straalde dat absoluut niet uit”.
Gedurende vier maand werd geanalyseerd wat nodig was en een concept voor change management uitgedacht. Het bleek dat ongeveer de helft van de beschikbare kantoorruimte en zelfs 80% van de vergaderruimte ongebruikt bleef. Uit een interview met de CEO van Diageo bleek dat deze een duidelijke visie had en zelf niet graag werkte in de oude situatie. De marketing en sales afdelingen hadden geen samenwerking, werkten elkaar haast tegen. De HR-verantwoordelijke zat geïsoleerd op het gelijkvloers. Teamwork stimuleren, flexibiliteit invoeren en een goed zichtbare branding realiseren, werd de doelstelling, samengevat als ‘A great place to work'. De werkomgeving werd het tool om de objectieven te bereiken.
Het door D&C Services uitgewerkte concept voorzag de inrichting van functionele zones, met op het gelijkvloers een klantgerichte ontvangstomgeving (bar, keuken, vergaderzalen) en op de verdieping een aantrekkelijke ‘sexy’ werkomgeving, met een coffee corner als kruispunt en bindmiddel tussen de sales en marketing afdelingen.
Diageo beschikte in het eigen gebouw over dubbel zoveel vloeroppervlak dan nodig, zodat het overbodig was om over te stappen naar flexplekken. Iedereen behield zijn eigen werkplek, maar de ruimte werd maximaal opengegooid en er werden vergaderplekken ingericht voor informeel overleg. Bovendien werd een ‘clear desk’-policy ingevoerd. Anton Maes, Change Manager bij D&C Services: ‘Bij Diageo lag het accent op een wijziging van het gedrag van de gebruikers, op het implementeren van een nieuwe bedrijfscultuur. De managers moesten de grootste verandering maken, omdat ze hun medewerkers nu anders beheren en samenwerking centraal staat”.
Op dinsdag 19 maart werden de aanwezigen vergast op een case over het nieuwe werken bij Microsoft, gebracht door Annelies Bulkens, Business Productivity Manager bij Microsoft, en een case over Diageo, een gerenommeerd distributeur van tot de verbeelding sprekende alcoholische dranken, gebracht door Anton Maes, Change Manager bij D&C Services. Beide cases bleken behoorlijk verschillend, maar toonden beiden aan dat Facility Management steeds meer op maat van het bedrijf wordt ingevuld en daardoor toenemend succes oogst.
Alles herdenken
Het einde van het huurcontract was in 2010 voor Microsoft aanleiding om ‘het werken’ onder de loep te nemen. Mensen moesten centraal staan, zowel intern als extern. Vastgesteld werd dat het bedrijf met verschillende snelheden draaide. Samenwerken als team, afdeling en bedrijfstak vormde de uitdaging. De nieuwe thuis voor Microsoft moest inspelen op de evolutie van een oude naar een nieuwe economie, de kenniskloof dichten, helpen om de ‘war for talent’ te winnen en tegemoetkomen aan de ‘consumerisation’ van IT.
De exponentiele groei van de kennis heeft ervoor gezorgd dat deze ook zeer verspreid zit en het niet langer duidelijk is wie er toegang toe heeft. Het blijkt ook dat slechts 16% van de kennis is opgeslagen, wat het terugvinden nog bemoeilijkt.
Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers gaat het volgens Microsoft niet langer om het vinden van mensen, maar wel om de vraag of ze voor de organisatie wensen te werken. De vraag naar het gebruik van persoonlijke ICT-producten in de werkomgeving is zeer snel stijgend. De productevolutie gaat immers ook sneller aan consumentenzijde.
Microsoft kwam tot de conclusie dat het zowel de bedrijfscultuur als de technologie en de locatie moest herdenken. Annelies Bulkens: “Elke plaats is vandaag een werkplek, maar dat vereist aangepaste technologie om de noodzakelijke ondersteuning te bieden”.
De Microsoft-medewerkers genieten een grote autonomie en werken op basis van driemaandelijkse doelstellingen die dan geëvalueerd worden. Voor iedereen gelden dezelfde spelregels. Iedereen beschikt over een laptop, maar niemand heeft nog een eigen werkplek. Medewerkers begeven zich naar kantoor om collega’s en relaties te ontmoeten om ermee samen te werken. Daarom zijn er veel vergaderzalen met zeer gevarieerde capaciteit en een groot aandeel kleinere ruimten, terwijl er slechts 2 werkplekken per 5 medewerkers beschikbaar zijn.
“Thuiswerken werkt beter bij de oudere medewerkers” stelt Annelies Bulkens vast. “Jongeren hebben meer nood aan een sociale band en controle. Bovendien moeten zij zich nog inleven in de bedrijfscultuur”. Microsoft stelt ook vast dat ruim 80% van het werk nog steeds verricht wordt binnen wat als traditionele kantooruren’ geldt. Het nieuwe werken gaat vooral om het verschuiven van blokken uit de totale tijdsbesteding.
Collega’s ontdekken
Diageo is een wereldspeler voor wat de distributie van hoogwaardige alcoholische dranken betreft. Ze hebben alleen al 200 whisky’s in portefeuille! De Belgische hoofdzetel leek echter veeleer op een Russische kliniek, met veel ‘kotjes’ en eigen territoria van medewerkers, die ‘samenwerken’ niet erg hoog op hadden.
Anton Maes, Change Manager bij D&C Services: ‘Diageo staat voor feesten en luxe beleven, maar het bedrijfsgebouw straalde dat absoluut niet uit”.
Gedurende vier maand werd geanalyseerd wat nodig was en een concept voor change management uitgedacht. Het bleek dat ongeveer de helft van de beschikbare kantoorruimte en zelfs 80% van de vergaderruimte ongebruikt bleef. Uit een interview met de CEO van Diageo bleek dat deze een duidelijke visie had en zelf niet graag werkte in de oude situatie. De marketing en sales afdelingen hadden geen samenwerking, werkten elkaar haast tegen. De HR-verantwoordelijke zat geïsoleerd op het gelijkvloers. Teamwork stimuleren, flexibiliteit invoeren en een goed zichtbare branding realiseren, werd de doelstelling, samengevat als ‘A great place to work'. De werkomgeving werd het tool om de objectieven te bereiken.
Het door D&C Services uitgewerkte concept voorzag de inrichting van functionele zones, met op het gelijkvloers een klantgerichte ontvangstomgeving (bar, keuken, vergaderzalen) en op de verdieping een aantrekkelijke ‘sexy’ werkomgeving, met een coffee corner als kruispunt en bindmiddel tussen de sales en marketing afdelingen.
Diageo beschikte in het eigen gebouw over dubbel zoveel vloeroppervlak dan nodig, zodat het overbodig was om over te stappen naar flexplekken. Iedereen behield zijn eigen werkplek, maar de ruimte werd maximaal opengegooid en er werden vergaderplekken ingericht voor informeel overleg. Bovendien werd een ‘clear desk’-policy ingevoerd. Anton Maes, Change Manager bij D&C Services: ‘Bij Diageo lag het accent op een wijziging van het gedrag van de gebruikers, op het implementeren van een nieuwe bedrijfscultuur. De managers moesten de grootste verandering maken, omdat ze hun medewerkers nu anders beheren en samenwerking centraal staat”.
