TurkTelecom , Procos Group en Archibus winnen de EFMC 'Partners Across Borders Award' 2013

Tijdens het EFMC (Euro FM Conference) in Praag, het gezamenlijk door EuroFM en IFMA International georganiseerde event, dat zich jaarlijks met meer dan 650 deelnemers het grootste trefpunt voor FM-professionals mag noemen, werd Procos Group bekroond met de ‘Partners Across Borders Award’ voor het ‘TEYSIS’-project dat bij Turk Telecom werd gerealiseerd.Turk Telecom staat dertiende op de wereldranglijst van grootste telecomoperatoren. Het project betrof de implementatie van ARCHIBUS en kwam tot stand in nauwe samenwerking met een team van het ARCHIBUS solution center Romania, Innova (Turkije) en PROCOS Group (België). De jury kende de ‘Partners Across Borders Award’ toe omwille van de succesrijke internationale samenwerking die cultuurverschillen en taalbarrières oversteeg. Turk Telecom beheert 15,6 miljoen vaste telefoonaansluitingen, 6,7 miljoen ADSL-aansluitingen, 12,2 miljoen mobiele telefoonnummers. Dat vertegenwoordigt samen een omzet van ongeveer 6,7 miljard dollar. De telecomoperator stelt 26.000 mensen tewerk in 18.000 gebouwen die samen 3 miljoen vierkante meter werkoppervlak totaliseren.

Het project
Het ‘TEYSIS’-project beoogde het verlagen van de exploitatiekosten voor de gebouwen, het verhogen van de tevredenheid bij de gebruikers, efficiëntie en een moderne uitstraling, het overkoepelend bekeer van alle gebouwen met een hoogstaand TIFM, het versnellen en verbeteren van beslissingsprocessen. Om de vooropgestelde doelstellingen te realiseren moesten de juiste partners met de beste kennis, vaardigheden en technologie samengebracht worden. Als project manager werd het ‘ARCHIBUS solution center Romania’ weerhouden, actief in de Balkanlanden Roemenië, Turkije, Bulgarije, Hongarije, Servië en Kroatië. Zij beschikken over regionale competentiecentra voor o.a. FM en infrastructuurbeheer. Het ‘ARCHIBUS solution center Romania’ trad tevens op als consultant, leverancier van de softwarelicenties en organiseerde de opleidingen. Het Turkse Innova werd de lokale partner voor een direct contact met de klant, het opmaken van de verwachtingen, de technische ondersteuning, het uittesten. PROCOS Group, was de partner voor facilitaire planning en facility management, verzekerde de SAP-integratie, implementatie en opleiding.

Internationale aanpak
De keuze voor een grensoverschrijdende aanpak werd gemotiveerd door de overdracht van kennis, het instoppen van Europese ervaring, het kunnen beroep doen op best practices en de wens om de cultuur binnen de organisatie te veranderen. ARCHIBUS-applicaties werden geïmplementeerd voor 250 gebruikers. Het gaat om space management, preventief onderhoud en onderhoud op bestelling, asset management, verhuismanagement, het beheer van vastgoed en leasecontracten, reservering van vergaderzalen, de organisatie van een service desk, het beheer van contracten, alsook mobiele applicaties voor onderhoudswerkzaamheden.
Uit de projectrealisatie werd geleerd dat de complexiteit van het gegeven ook best moeilijk kan worden en dat het optimaliseren van het business proces niet geforceerd mag gebeuren, maar afgestemd op het tempo van de organisatie. De modules met de meest waardevolle impact op het eigenlijke business gebeuren worden bij voorkeur eerst uitgerold. Communicatie is een essentieel onderdeel van het succes bij de realisatie van een dergelijk project.