FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Efficiënt telewerken?

Efficiënt telewerken?



Al voor de tweede keer dit jaar verplicht de regering ons ertoe om te telewerken. Tijdens de lockdown konden sommige werknemers maar ook werkgevers voor de eerste keer ervaren wat het is om meerdere weken op rij thuis te werken. Op het eerste gezicht was hun feedback vrij positief en enthousiast. De werknemers zagen verschillende directe voordelen, waarvan de belangrijkste tijdswinst was doordat de woon-werkverplaatsing wegviel. De werkgevers stelden vast dat management op afstand werkt en dat in vele gevallen, althans de eerste weken, de productiviteit gestegen was.
Maar elke medaille heeft een keerzijde, en in een tweede fase waren de meningen gemengder om verschillende redenen. Ten eerste verloopt de samenwerking tussen collega’s moeilijker, zelfs met videoconferenties. Mensen beginnen zich eenzamer te voelen en de pauzemomenten rond de koffiemachine te missen. Het gevolg van dit gebrek aan contact is een minder sterke samenhang.

Verder gebeurt de communicatie vooral via mail in plaats van mondeling of face to face, en dat kan leiden tot een verkeerd begrip of misinterpretatie van de boodschap en de ontvangen informatie. Daarom is non-verbale taal zo belangrijk tijdens videoconferenties.
Het vraagt bijgevolg veel meer energie van leidinggevenden om hun team op afstand te managen. Ze moeten instrumenten voor telecommunicatie (Teams, Zoom, Skype ...) kiezen en op elkaar afstemmen en ze moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers er goed mee kunnen werken.

Nu telewerk opnieuw de norm wordt, is het misschien tijd om een thuiskantoor in te richten. Een plek waar je geen last hebt van de drukte rondom je, met een kwaliteitsvolle verlichting, een ergonomische stoel en werktafel, een praktische klassering van papieren documenten, ... Het zijn allemaal factoren die je ervaring met telewerken negatief kunnen beïnvloeden als je er niet (genoeg) rekening mee houdt.

Handleiding
Tijdens de eerste lockdown heeft het bedrijf SpaceID een online enquête afgenomen bij een welbepaalde doelgroep. De hoger vermelde vaststelling komt uit de conclusies van die enquête. Op basis van de expertise die werd verzameld tijdens audits van de werkomgeving, maar ook de manier waarop de verschillende werkruimten worden gebruikt en ervaren, heeft SpaceID een aantal aanbevelingen geformuleerd om niet te trappen in de valkuilen van telewerk en efficiënt leiding te geven aan medewerkers op afstand.

In zijn blog deelt SpaceID deze handige tips volgens zes categorieën in:
  1. management op afstand
  2. werkomgeving thuis
  3. tijds- en taakbeheer
  4. hulpmiddelen
  5. communicatie
  6. liopleiding
Het nieuwe normaal
Voor grote bedrijven is het nieuwe normaal een hybride werkorganisatie met twee of drie telewerkdagen. De rest van de week zijn de werknemers aanwezig op kantoor. Tal van multinationals maken van mobiel werken het nieuwe normaal: internetreuzen als Twitter, Microsoft, Google en Amazon, IT-bedrijven als Salesforce en PayPal, spelers uit de financiële wereld als Morgan Stanley en recent ook nog Siemens, een van de grootste industriële bedrijven van Europa.

Externe kantoren
Voor Jan Modaal is de term telewerk maar al te vaak gelijkgesteld aan uitsluitend thuiswerken. Als dat het geval is, dan is dit wel heel simplistisch aangezien er geen rekening wordt gehouden met externe kantoren. Nochtans kan er in business centers met coworkingruimten vaak kwaliteitsvoller op afstand worden gewerkt dan thuis. Business centers beschikken over diverse, uitstekend ingerichte werkruimten die in vergelijking met bedrijfskantoren bovendien vaak minder steriel overkomen – figuurlijk gesproken weliswaar. Het is er ook gemakkelijker om te socializen en de interactie aan te gaan. De beheerders van business centers hebben maar al te goed begrepen dat een gezellige drukte een toegevoegde waarde betekent voor hun leden. Coworkers vinden er meer energie dan enkel hun eigen energie. Het ritme van hun werkdagen wordt ook bepaald door het gedrag van de personen met wie ze in aanraking komen. Het maakt het voor hen gemakkelijker om zichzelf te beheren.

De afgelopen vijf jaar zijn er heel wat coworkingruimten bij gekomen in België. Naast historische spelers als Regus en Silversquare (Befimmo-groep) doken nog andere spelers op, zoals Spaces (Iwg-groep, het vroegere Regus), Fosburry, Meraki, Tribes, Intervest en nog niet zo lang geleden ook We Work met zijn wereldwijde kantooraanbod. In steden wordt het netwerk van coworkingcentra alsmaar dichter. Na Brussel en Antwerpen zijn nu ook Luik, Namen, Gent en Mechelen echte hotspots geworden.

Tendensen
Naast deze indrukken wordt de trend naar telewerk, dus het werken buiten de bedrijfsmuren, tevens bevestigd door het onderzoek dat HR-dienstengroep Acerta in september uitvoerde in samenwerking met de KU Leuven en het magazine HR Square. Een van de belangrijkste conclusies van deze online enquête die bij ongeveer 600 bedrijven werd afgenomen, is dat telewerk 50% populairder is dan vóór de COVID-19-pandemie.Volgens dit onderzoek mocht vóór de lockdown amper één persoon op de vier telewerken van hun werkgever. Inmiddels mogen meer dan vier op de tien Belgen telewerken buiten de door de overheid opgelegde telewerkperiode.

“Telewerken is een optie, wat daarom nog niet betekent dat het de beste optie is”, aldus Laura Couchard, juridisch adviseur bij Acerta. “Werkgevers vinden dat telewerken een positieve invloed heeft op het autonoom en resultaatgericht werken en op de work-life balance. Maar ze denken ook dat telewerken een negatieve impact heeft op de sociale samenhang, het samenwerken in team en het leiderschap. Het is belangrijk om toe te zien op een goed evenwicht tussen wat de organisatie wil en wat het individu wil. Het komt erop aan om duidelijke afspraken te maken en een thuiswerkbeleid uit te stippelen.”
We mogen niet vergeten dat niet iedereen zomaar kan telewerken. Niet elke functie kan op afstand worden uitgeoefend en (nog) niet alle bedrijven en besturen staan het toe. “Het verplichte telewerk tijdens de lockdown heeft de arbeidsongelijkheden in een stroomversnelling gebracht”, benadrukt Jean-Baptiste Jacquemin, oprichter van SpaceID. “Niet iedereen heeft een huis met tuin of een groot appartement om zich makkelijk van anderen af te zonderen, geconcentreerd te werken en even een luchtje te gaan scheppen tijdens de pauzes.”
Didier Van Den Eynde
27-10-2020