FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Ons kantoor is het kantoor niet meer! Verboden toegang tot het kantoor

Ons kantoor is het kantoor niet meer! Verboden toegang tot het kantoor

Guy Storms, manager Facilities bij Telenet.
Guy Storms, manager Facilities bij Telenet.

Toen in augustus de tweede golf van Corona-besmettingen de kop opstak, in het bijzonder in de provincie Antwerpen, besliste Telenet al gauw tot maximaal thuiswerken voor langere termijn, hoogstwaarschijnlijk tot eind 2020. Vandaag wordt een nieuw scenario geschreven voor 2021. Guy Storms, manager Facilities bij Telenet, deelde zijn ervaringen tijdens het Facility Light evenement, georganiseerd door Ki’Communications.

Begin maart gingen de Telenet-medewerkers zeer snel over in ‘home working’ modus. Waar normaal meer dan 2000 mensen werkzaam zijn op het hoofdkantoor in Mechelen, daagden er na enkele dagen nog maar 40 à 60 op. “Gemiddeld werkte liefst 98% thuis” blikt Guy Storms terug. “Dat lukte goed, nam ook heel wat scepticisme weg bij het management, de productiviteit steeg zelfs, maar er waren ook tekenen van sociaal isolement. Daarom nodigden we vanaf juni wekelijks 25% van de medewerkers uit terug naar kantoor te komen, zodat binnen één maand iedereen de kans had gekregen naar kantoor te komen. Het was echter nooit een verplichting”.

In juli werd de terugkeer opgeschaald naar 50%, het maximum, gezien de social distancing maatregelen de capaciteit van het kantoorgebouw halveerden. “Het volstond veelal om contact te hebben met 1 à 2 collega’s om het sociale isolement te doorbreken” zag Guy Storms. “Niemand had toen gedacht dat het virus zo snel terug zou opsteken. In plaats van terug te keren naar het vroegere normaal, gingen we terug naar maximaal – 100% - thuiswerken”.

Vele vragen, vele antwoorden?
De herhaling van maximaal thuiswerken roept vele vragen op voor Facility Management. Wat met de leegstaande kantoorvloeren? Wat met het gebouw? Welke parameters hanteren om keuzes te maken?

Thuiswerken zal een blijvend gegeven zijn met veel lege werkplekken op kantoor tot gevolg. Terugkeren naar kantoor is zinvol voor wie thuiswerken in de woonomgeving moeilijk of niet lukt, voor het noodzakelijke sociale contact met collega’s, voor zaken als aanwerving/ontslag waarvoor face-to-face ontmoetingen onontbeerlijk zijn.

Moeten de huidige vloerplannen aangepast worden voor de toekomst? Nu al staat vast dat meer modulariteit nodig is. “We schrijven nu het scenario voor begin 2021, rekening houdend met 50% bezetting” vertrouwt Guy Storms ons toe. “Dat houdt theoretisch in dat een dubbele oppervlakte nodig is. Dit is nu opgevangen door het thuis werken maar als Corona eindelijk verdreven zal zijn, en het telewerken in grote mate behouden blijft, is er een overschot”.

Quick fix
Social distancing vereist ruimte, wat leidde tot het afplakken van de helft van het aantal werkplekken. Het maakt ook de meeting rooms te klein t.o.v. voor Corona. Echter bleek het succes van videoconferencing, waardoor medewerkers voor team meetings niet meer naar kantoor wilden komen. “We hebben nu in het open landscape 17 zones gecreëerd voor het houden van team meetings” geeft Guy Storms aan. “Ook voor de starteropleidingen zijn de gebruikelijke lokalen nu te klein, gezien volgens de regels slechts 6 à 8 mensen toegelaten zijn. We hebben dan ook een deel van de kantoorvloer leeg gemaakt en er tafels met telkens één stoel neergezet, zodat zones voor 12 tot 15 cursisten zijn ontstaan”.

Guy Storms besluit: “Ongetwijfeld zullen delen van onze kantoorvloeren er in 2021 heel anders gaan uitzien, een nieuwe bestemming krijgen. Het doel van het gebouw en de manier van werken zullen drastisch veranderen. Ons hoofdkantoor zal nog meer een ontmoetingsplek worden om collega’s te zien, face-to-face meetings te houden en deel te nemen aan opleidingen. Er zal een mix van activity based werkplekken en een agile omgeving voorzien worden. Het eigenlijke kantoorwerk verschuift naar thuis via telewerken. Facility Management zal meer dan ooit een groet invloed hebben op mensen, zowel professioneel als privé”.
Eduard Codde
28-10-2020