FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » FM Day 2020: De digitale werkplek schiet uit de startblokken

FM Day 2020: De digitale werkplek schiet uit de startblokken

(foto: <a target='_blank' style='text-decoration: underline' href='https://nl.123rf.com/profile_fotoinfot'>fotoinfot</a> - 123RF)
(foto: fotoinfot - 123RF)

Het verplichte thuiswerken als gevolg van de Covid-19 pandemie heeft voor vele organisaties tot een versnelde en intensievere uitrol van de digitale werkplek geleid. Tijdens de eerste Corona-golf en algemene verplichting tot thuiswerken in het voorjaar, legde de technische ondersteuning van het thuiswerken een geslaagd examen af. Dat leidt nu tijdens de tweede golf tot nadenken over een beleid en het uitschrijven van policy’s. “Microsoft Teams dat voorziet in het centraal beheer van documenten in de cloud en samenwerking in real time aan die documenten ondersteunt, is in enkele maanden uitgegroeid tot de favoriete toepassing voor thuiswerken” stelt Hans Vandenberghe, Founder, Manager, Coach & Host bij The Beach House vast. “Teams biedt extra functies als chatten en werkt bijzonder gebruiksvriendelijk op alle toestellen, wat de drempelvrees voor de digitale werkplek verlaagd heeft”.

Organisaties moeten nu gebruikers motiveren om één universele toepassing te weerhouden voor het thuiswerken, uitwisselingen met collega’s en management, en zichzelf ook bij te scholen in de omgang met die toepassing. “Het activeren van de digitale werkplek hangt van vele factoren af, zoals de grootte van de organisatie, de bedrijfscultuur en uiteraard ook hoever de organisatie al staat met digitaliseren” stelt Hans Vandenberghe. “Er zijn vandaag nog steeds heel wat achterblijvers als het gaat om de stand van digitalisering binnen bedrijven”.

Top-down enthousiasmeren
Omdat de digitale werkplek de organisatie in haar activiteiten ondersteunt, pleit Hans Vandenberghe voor een strategisch plan, dat zowel IT als HR en de business van het bedrijf moet betrekken. De technische werking moet afgestemd worden met de IT-afdeling, maar daarnaast zijn er regels en afspraken nodig op maat van de organisatie om tot een optimale werking te komen. De rollen en verantwoordelijkheden m.b.t. updates moeten vastgelegd worden, richtlijnen en best practices aangereikt aan de gebruikers.

Training en ondersteuning van de gebruikers werkt een soepele uitrol van de digitalisering in de hand. ‘Sponsors’ en ambassadeurs spelen daarbij een sleutelrol. “Als sponsors komen bij voorkeur de directie of hoger management aan bod” stelt Hans Vandenberghe. “Zij moeten de visie van het bedrijf zichtbaar uitdragen naar de organisatie; een top-down communicatie en enthousiasmering bewerkstelligen”.

Ambassadeurs brengen de digitale verandering onder hun collega’s, ondersteunen de communicatie van hogerhand op de werkvloer. Hans Vandenberghe: “Het is belangrijk dat ze de tijd krijgen om hun rol te spelen. Iedereen moet geïnformeerd zijn waarom de organisatie de digitale verandering doorvoert”.

Nooit eindigende verandering
Er moet een communicatie en veranderingsplan opgemaakt worden dat voorziet in volgend traject:
  • A - Awareness = bewustzijn veranderen
  • D - Desire = zingeving om te veranderen
  • K - Knowledge = weten hoe het moet
  • A - Ability = laten zien dat het kan
  • R - Reinforcement = verandering verankeren
Hans Vandenberghe: “Hou er rekening mee dat er ook vandaag nog altijd meer digital immigrants zijn dan digital natives. Iedereen moet meegenomen worden, eventueel met opleiding op twee snelheden voor digital immigrants en natives. Voorzie blijvende ondersteuning, want de digitale werkplek zal blijven evolueren daar de techniek niet stopt met evolueren”.
Eduard Codde
23-11-2020