FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » News » Actief ondersteunen van communicatie bij hybride werken

Actief ondersteunen van communicatie bij hybride werken

(foto: <a href='https://nl.123rf.com/profile_pressmaster'>pressmaster</a> - 123RF)
(foto: pressmaster - 123RF)

Zowat alle studies tonen aan dat de informele ontmoetingen met collega’s in de koffiehoek of het bedrijfsrestaurant het meest werden gemist tijdens de Covid-19 pandemie. Informele communicatie is zowat onmisbaar gebleken voor een vlotte dagelijkse werking en het succes van organisaties. Nu het hybride werken algemeen omarmd wordt, is het belangrijk erop toe te zien dat er voldoende momenten voor informele communicatie verankerd worden. De gedwongen sluiting van de kantoren als gevolg van de wereldwijde gezondheidscrisis heeft geleerd dat thuiswerken algemeen gesproken goed tot zeer goed lukte. Even duidelijk werd de nood aan informele gesprekken, toevallige ontmoetingen met collega’s van andere afdelingen, de ‘social talk’ aan de koffieautomaat of tijdens de middagpauze. Eigenlijk hadden studies ook al voor de verbanning uit het kantoor de vinger gelegd op de grote waarde van informele communicatie binnen organisaties. Informele gesprekken dragen bij tot een betere sfeer en wederzijds begrip, versterken zelfs de creatieve processen.

De ‘Bank of America’ stelde een aantal jaren geleden vast dat er in sommige van hun callcenters een groot personeelsverloop was, terwijl dat in andere niet het geval was. Bovendien scoorden ook de prestaties beter op de locaties met weinig personeelsverloop. Analyse wees uit dat er een sterk verband bestond tussen de kwaliteit van de werking en de interactie tussen de werknemers. In de best presterende callcenters gingen de medewerkers samen lunchen en vond 80% van de interactie plaats tijdens die lunchpauze. In callcenters waar gescheiden lunchpauzes de regel waren en de verschillende teams elkaar niet spraken, lag het prestatieniveau veel lager. De bank aarzelde dan ook niet om gezamenlijke lunchpauzes algemeen in te voeren, wat uiteindelijk een besparing van 15 miljoen dollar opleverde. De veralgemening van het hybride werken in het post-Corona tijdperk verplicht tot nadenken over het beveiligen van de informele communicatie tussen werknemers.

Overzicht krijgen
Het waken over voldoende mogelijkheden voor informele communicatie verplicht om de bestaande situatie met alle communicatielijnen, sterktes en zwaktes, in kaart te brengen. Dat vergemakkelijkt de detectie van aandachtspunten en risico’s. Vanuit de organisatie van het hybride werken kunnen groepen werknemers ontstaan die minder kansen krijgen voor informele communicatie. Het gaat dan om teams die door de aard van hun werk meer dagen thuiswerken dan andere. Zo kan er een afstand ontstaan tussen zij die wel of niet over bepaalde informatie beschikken. Er kan zelfs een kenniskloof ontstaan. Een ander risico bestaat erin dat de fysieke afstand t.o.v. collega’s die vaker op kantoor werken leidt tot minder waardering. Collega’s tonen zich volgens onderzoek minder vergevingsgezind tegenover personen die ze weinig ontmoeten.

Een gebrek of tekort aan informele communicatie kan ook leiden tot een opsplitsing in werknemers met zwakke en sterke band met de organisatie. Het is belangrijk om de mensen met een zwakke band te identificeren en de band te versterken om zeker te zijn van een soepele en brede doorstroming van informatie. De intensiteit van de band met de organisatie is doorslaggevend voor de samenhorigheid bij de collega’s en de verspreiding van informatie tot bij elk individu.

Informele communicatie stimuleren
Het gebruik van Microsoft Teams en Zoom is door de pandemie goed ingeburgerd geraakt. Deze communicatietools laten zich ook actief inzetten voor het stimuleren van informele communicatie, bv. door het op vaste tijdstippen opzetten van virtuele coffee breaks. Een andere optie is het inplannen van ruimte voor informele gesprekken voor of na een virtuele groepsmeeting.

Het stimuleren van informele communicatie kan op kantoor gebeuren door aanpassingen in de fysieke ruimte, met meer en gevarieerde zithoeken, een uitnodigende inrichting van het bedrijfsrestaurant,… Kleine ingrepen kunnen soms volstaan om effectief te zijn, zoals het inrichten van enkele coffee corners (waar dat nog niet het geval is) i.p.v. een drankvoorziening per afdeling. Medewerkers worden zo aangezet om een eindje te lopen, wat de kans op ontmoetingen met anderen verhoogt. De inrichting van ruimtes of plekken met een huiselijke touch, heeft eveneens een stimulerende werking op informele ontmoetingen en communicatie.

Deskundigen stellen dat het management – in het bijzonder Facility Management en HR - de leiding moet nemen en het stimuleren van informele ontmoetingen een integrale aanpak vereist met aandacht voor zowel de virtuele als de fysieke omgeving. Vanzelfsprekend is het onontbeerlijk om de genomen maatregelen te evalueren op hun efficiëntie.
Eduard Codde
19-10-2021