IFMA World Workplace Europe - Next Generation Integrated Facility Management

Integrated Facility Management (IFM) staat voor één enkele dienstverlener, met eventuele subcontractanten, die op geïntegreerde wijze zorg draagt voor alle facilitaire diensten en producten. De gezondheidscrisis en de daarna volgende veralgemeende invoering van hybride werken heeft ook impact op IFM, aldus Ty Fastovsky, Managing Principal bij Trascent, tijdens het IFMA World Workplace Europe dat op 22 en 23 maart plaatsvond in Rotterdam. “Klanten onderhandelen hun IFM contracten opnieuw voor de nieuwe toekomst” opende Ty Fastovsky, Managing Principal bij Trascent. “Integrated Facility Management begon aan een opmars rond 2015. Dat gebeurde vanuit een focus op kostenbesparing. Vandaag gaat het vooral om het naleven en de kwaliteit van de dienstverlening”.

Integrated Facility Management biedt kansen voor meer innovatie en flexibiliteit in vergelijking tot verschillende contractanten. Meer flexibiliteit is in hoofdzaak het gevolg van de mogelijkheid om binnen het bedrijf – de IFM contractant – te schuiven met de dienstverlening.
Data wordt alsmaar belangrijker voor het aansturen en optimaliseren van de IFM contracten. Dat geldt zowel voor productiesites als kantooromgevingen. Bij productiesites is het ‘onvoorwaardelijk’ operationeel blijven de absolute prioriteit, terwijl bij kantooromgevingen het op maat sturen van services aan de gebruikers voorrang heeft.

Een optimalisatieproces
Integrated Facility Management (IFM) staat niet alleen voor één enkele facilitaire dienstverlener, het draagt tevens de volle verantwoordelijkheid voor het kostenbeheer en de kwaliteitscontrole.
“In post-Covid tijden is transparantie tussen klant en leverancier essentieel” benadrukt Ty Fastovsky. “Duurzaamheid is een vast gegeven geworden in de overeenkomsten. Maar de klant/leverancier relatie moet ook de tijd krijgen om zich te bewijzen. De IFM contractant moet een voldoende lange termijn krijgen om bepaalde investeringen met het oog op een betere dienstverlening te verantwoorden. Zowel de dienstverlener als de klant moeten winnen bij de samenwerking”.
Een kostenberekening om het ogenblik van een offerte voor IFM is nooit reëel. In de loop van de uitvoering van het contract volgt een kostenaanpassing. Dat kan zowel + als – uitdraaien. In een transparante klant/leverancier relatie is die aanpassing bespreekbaar en verrekenbaar.
Er moeten duidelijke doelstellingen afgebakend worden voor het aangaan van een IFM samenwerking, zeker wanneer de focus nog steeds op kostenbesparing ligt. De vraag naar duurzaamheid moet geconcretiseerd worden in doelstellingen voor de IFM contractant die gelijklopend zijn met de ESG strategie van de klant. Een leverancier kan pas goed presteren wanneer de klant hem juist informeert over de doelstellingen die hij via IFM wil realiseren.
Integrated Facility Management vereist meer dan ooit een samenwerking tussen klant en leverancier. Daarbij gaat het om mensen. Een goed uitgeschreven contract met slecht functionerende teams voor de uitvoering zal nooit werken. Zowel aan klant- als leverancierszijde is de wil om het contract tot een succes te maken essentieel.