BAXTER

Pas de place pour l’improvisation

Quand le géant pharmaceutique Baxter a décidé de regrouper le personnel de ses sites de Nivelles (R&D) et de Bruxelles (Sales & Marketing et fonctions de support au niveau belge et européen), son choix s’est porté sur le Parc de l’Alliance, à Braine-l’Alleud. Un choix où chaque aspect opérationnel a été minutieusement évalué afin de garantir la continuité des activités.

En juin 2010, Baxter Europe inaugurait son nouveau siège dans le Parc de l’Alliance, à Braine l’Alleud. Baxter souhaitait regrouper les activités de ses sites de Nivelles et de Bruxelles en un seul endroit, pour deux raisons majeures : créer une infrastructure de pointe intégrant des équipements modernes et hautement spécialisés, et optimiser les coûts d’infrastructure en ramenant le nombre de sites belges de trois à deux.

L’idée de jumeler les deux sites d’activité s’était très tôt imposée, avec en toile de fond la volonté d’accroître notamment les synergies entre R&D et Marketing. Ressources humaines à haute valeur ajoutée
Vivi Van Dal, Facility Manager, explique d’emblée le maître-mot de cette opération : « Dans le secteur pharmaceutique et chez Baxter en particulier, le terme “ressources humaines” prend toute sa mesure. Chaque membre du personnel porte en lui une énorme valeur ajoutée. C’est pourquoi nous avons tenu à prendre en compte les attentes de tous nos collègues. Nous avons posé des critères géographiques aussi stricts que possibles afin d’identifier la localisation la mieux adaptée pour tous. Nous avons donc mené une étude géographique sur la base du code postal du domicile de tous nos employés – à l’exception des commerciaux qui, par définition, sont beaucoup sur la route. Notre recherche était également conditionnée par le critère de la mobilité, de la disponibilité de zones de parking ainsi que par notre type d’activité : nous devions nous implanter dans une zone où les labos de recherche sont autorisés. Nous avons identifié les communes de Louvain-la-Neuve, Waterloo et Braine-l’Alleud. Et au final, c’est le site du Parc de l’Alliance à Braine-l’Alleud, développé par la SA Parc de l’Alliance, joint venture entre AG Real Estate Development et Axa Belgium, qui a été retenu. »

Personnaliser le move
L’implication du personnel fut fondamentale dès la genèse du projet de regroupement au Parc de l’Alliance. « Nous avons voulu développer un projet fédérateur, explique Vivi Van Dal, ce que confirme Vincent Vanwijnsberghe, chargé de communication. En interne nous avons baptisé ce projet “Moving On”. Nous avons édité plusieurs fois un magazine interne dédié et, sur l’intranet, une webcam installée dans le bâtiment en face permettait à tout le personnel de suivre en temps réel l’évolution de la construction. Les écrans de la réception et à proximité des cafétérias relayaient ces images du bâtiment en construction. »

Deux événements ont également été organisés dans le cadre de la préparation au déménagement pour le personnel des deux sites, afin de créer d’emblée une dynamique commune et, tout simplement, faire se rencontrer les futurs voisins de bureaux. En juin 2009, une activité de team buidling a été organisée non loin du Parc de l’Alliance. En décembre, le christmas dinner a également regroupé le personnel des deux sites.

Les réunions régulières avec les heads of office ont permis de communiquer top-down en continu, avec un maximum de quinze personnes, par souci d’efficacité. Elles se sont succédé tout au long de la préparation au déménagement, afin d’informer des localisations, établir le choix des équipements, avaliser le choix des couleurs, etc. Idée maîtresse : « personnaliser le move ».

Impliquer le personnel
Entre juin 2009 et mars 2010, trois clean up days ont été organisés : 18 tonnes de papiers furent évacuées par un personnel enthousiaste.

Vivi Van Dal poursuit : « Pour que le personnel s’approprie le projet, nous l’avons consulté régulièrement, par l’organisation de sondages via l’intranet de l’entreprise. Des sondages très bien suivis. Nous avons réalisé un sondage sur l’importance d’un restaurant d’entreprise, ce qui n’existait pas à Nivelles, mais bien à Bruxelles. Autre enquête effectuée auprès de notre personnel : le choix des moyens de transport pour accéder au site. C’est ce sondage qui nous a aiguillonnés dans l’adoption d’une solution shuttle tous les quarts d’heure avec la gare de Braine-l’Alleud aux heures de pointe. Nous avons également organisé un concours pour déterminer les noms des différentes ailes et salles de réunion du nouveau site du Parc de l’Alliance. C’est par ce biais que sont nées les appellations Da Vinci et Mercator pour identifier les deux ailes du bâtiment. »

Mercator et Da Vinci
L’aile Da Vinci (0+2) – aile gauche du bâtiment – accueille le centre européen de Recherche et Développement tandis que l’aile droite, baptisée Mercator (0+3), héberge les services commerciaux, le marketing et les fonctions de support belges et européennes. Le rez-de-chaussée de Mercator accueille également la réception principale, le local courrier, le meeting center (10 salles de réunion) ainsi qu’une salle de training. Sans oublier une salle de fitness avec sanitaires au sous-sol.

L’aile Da Vinci est plus spacieuse et couvre trois niveaux. Elle héberge les nouvelles installations spécifiques du centre de Recherche et Développement ainsi que les bureaux des employés R&D. L’aménagement de laboratoires hautement techniques dans un immeuble de forme courbe, destiné initialement à des bureaux, constitua un véritable défi technique pour l’équipe chargée du projet.

Au sous-sol, l’entrepôt de 1250 m2 abrite le stock de matières premières et les fournitures du département R&D. De grandes chambres climatiques (les plus grandes d’Europe) sont aménagées à côté du hall de stockage. C’est là qu’est testée la stabilité des produits.

Plateaux, dual offices et bubbles
Chaque plateau dispose au moins d’une salle de réunion et d’un bubble, parfois plus. Les assistants et les non-managers ont leurs quartiers sur le plateau, tandis que les Managers se partagent à deux un bureau, sans cloisonnement par service. Quant aux bureaux privatifs, ils sont réservés aux directeurs et au senior Management. Ce qui donne, au final, à peine trois types de bureaux.

Côté technologie, le bâtiment reprend ce qui devient le standard de bonne conception : voice over IP pour la téléphonie, éclairage basse consommation déclenché automatiquement (capteurs de luminosité et de mouvement), isolation soignée, récupération de chaleur sur la ventilation pour le chauffage du parking et de l’entrepôt… Les hautes baies vitrées permettent de tirer un profit maximal de la luminosité naturelle.

Le bâtiment Da Vinci dispose d’équipements spécifiques liés à sa fonction R&D : contrôles stricts d’accès, chambres climatisées (50 % moins énergivores qu’à Nivelles), hottes aspirantes de grande capacité (60.000 m3/h) 30 % plus performantes qu’à Nivelles et dont les calories sont récupérées à 90 % pour le préchauffage de l’air entrant !

Des services divers de blanchisserie, de couture, de car-wash, ou encore de développement photo sont également disponibles, toujours afin de favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle. Autant de services qui soulignent le souci constant dont Baxter fait preuve pour maintenir un niveau qualitatif supérieur en termes d’environnement de travail de ses collaborateurs.