BAXTER
Pas de place pour l’improvisation
Quand le géant pharmaceutique Baxter a décidé de regrouper le personnel
de ses sites de Nivelles (R&D) et de Bruxelles (Sales & Marketing et fonctions
de support au niveau belge et européen), son choix s’est porté sur le Parc
de l’Alliance, à Braine-l’Alleud. Un choix où chaque aspect opérationnel a
été minutieusement évalué afin de garantir la continuité des activités.
En juin 2010, Baxter Europe inaugurait son
nouveau siège dans le Parc de l’Alliance, à
Braine l’Alleud. Baxter souhaitait regrouper
les activités de ses sites de Nivelles et de Bruxelles
en un seul endroit, pour deux raisons majeures :
créer une infrastructure de pointe intégrant des
équipements modernes et hautement spécialisés, et
optimiser les coûts d’infrastructure en ramenant le
nombre de sites belges de trois à deux.
L’idée de jumeler les deux sites d’activité s’était très tôt imposée, avec en toile de fond la volonté d’accroître
notamment les synergies entre R&D et Marketing.
Ressources humaines à haute valeur ajoutée
Vivi Van Dal, Facility Manager, explique d’emblée
le maître-mot de cette opération : « Dans le secteur
pharmaceutique et chez Baxter en particulier,
le terme “ressources humaines” prend toute sa
mesure. Chaque membre du personnel porte en
lui une énorme valeur ajoutée. C’est pourquoi nous
avons tenu à prendre en compte les attentes de tous
nos collègues. Nous avons posé des critères géographiques
aussi stricts que possibles afin d’identifier
la localisation la mieux adaptée pour tous.
Nous avons donc mené une étude géographique
sur la base du code postal du domicile de tous nos
employés – à l’exception des commerciaux qui,
par définition, sont beaucoup sur la route. Notre
recherche était également conditionnée par le critère
de la mobilité, de la disponibilité de zones de
parking ainsi que par notre type d’activité : nous
devions nous implanter dans une zone où les labos
de recherche sont autorisés. Nous avons identifié
les communes de Louvain-la-Neuve, Waterloo et
Braine-l’Alleud. Et au final, c’est le site du Parc de
l’Alliance à Braine-l’Alleud, développé par la SA
Parc de l’Alliance, joint venture entre AG Real Estate
Development et Axa Belgium, qui a été retenu. »
Personnaliser le move
L’implication du personnel fut fondamentale dès la
genèse du projet de regroupement au Parc de l’Alliance.
« Nous avons voulu développer un projet
fédérateur, explique Vivi Van Dal, ce que confirme
Vincent Vanwijnsberghe, chargé de communication.
En interne nous avons baptisé ce projet
“Moving On”. Nous avons édité plusieurs fois un
magazine interne dédié et, sur l’intranet, une webcam
installée dans le bâtiment en face permettait à
tout le personnel de suivre en temps réel l’évolution
de la construction. Les écrans de la réception et à
proximité des cafétérias relayaient ces images du
bâtiment en construction. »
Deux événements ont également été organisés dans
le cadre de la préparation au déménagement pour le
personnel des deux sites, afin de créer d’emblée une
dynamique commune et, tout simplement, faire se
rencontrer les futurs voisins de bureaux. En juin
2009, une activité de team buidling a été organisée non loin du Parc de l’Alliance. En décembre, le
christmas dinner a également regroupé le personnel
des deux sites.
Les réunions régulières avec les heads of office ont
permis de communiquer top-down en continu,
avec un maximum de quinze personnes, par souci
d’efficacité. Elles se sont succédé tout au long de
la préparation au déménagement, afin d’informer
des localisations, établir le choix des équipements,
avaliser le choix des couleurs, etc. Idée maîtresse :
« personnaliser le move ».
Impliquer le personnel
Entre juin 2009 et mars 2010, trois clean up days
ont été organisés : 18 tonnes de papiers furent évacuées
par un personnel enthousiaste.
Vivi Van Dal poursuit : « Pour que le personnel
s’approprie le projet, nous l’avons consulté régulièrement,
par l’organisation de sondages via l’intranet
de l’entreprise. Des sondages très bien suivis. Nous
avons réalisé un sondage sur l’importance d’un restaurant
d’entreprise, ce qui n’existait pas à Nivelles,
mais bien à Bruxelles. Autre enquête effectuée
auprès de notre personnel : le choix des moyens
de transport pour accéder au site. C’est ce sondage
qui nous a aiguillonnés dans l’adoption d’une solution
shuttle tous les quarts d’heure avec la gare de
Braine-l’Alleud aux heures de pointe. Nous avons
également organisé un concours pour déterminer
les noms des différentes ailes et salles de réunion du
nouveau site du Parc de l’Alliance. C’est par ce biais
que sont nées les appellations Da Vinci et Mercator
pour identifier les deux ailes du bâtiment. »
Mercator et Da Vinci
L’aile Da Vinci (0+2) – aile gauche du bâtiment
– accueille le centre européen de Recherche et
Développement tandis que l’aile droite, baptisée
Mercator (0+3), héberge les services commerciaux,
le marketing et les fonctions de support belges
et européennes. Le rez-de-chaussée de Mercator
accueille également la réception principale, le local
courrier, le meeting center (10 salles de réunion)
ainsi qu’une salle de training. Sans oublier une salle
de fitness avec sanitaires au sous-sol.
L’aile Da Vinci est plus spacieuse et couvre trois
niveaux. Elle héberge les nouvelles installations spécifiques
du centre de Recherche et Développement
ainsi que les bureaux des employés R&D. L’aménagement
de laboratoires hautement techniques dans
un immeuble de forme courbe, destiné initialement
à des bureaux, constitua un véritable défi technique
pour l’équipe chargée du projet.
Au sous-sol, l’entrepôt de 1250 m2 abrite le stock
de matières premières et les fournitures du département
R&D. De grandes chambres climatiques (les
plus grandes d’Europe) sont aménagées à côté du
hall de stockage. C’est là qu’est testée la stabilité des
produits.
Plateaux, dual offices et bubbles
Chaque plateau dispose au moins d’une salle de
réunion et d’un bubble, parfois plus. Les assistants
et les non-managers ont leurs quartiers sur le plateau,
tandis que les Managers se partagent à deux
un bureau, sans cloisonnement par service. Quant
aux bureaux privatifs, ils sont réservés aux directeurs
et au senior Management. Ce qui donne, au
final, à peine trois types de bureaux.
Côté technologie, le bâtiment reprend ce qui
devient le standard de bonne conception : voice
over IP pour la téléphonie, éclairage basse consommation
déclenché automatiquement (capteurs de
luminosité et de mouvement), isolation soignée,
récupération de chaleur sur la ventilation pour le
chauffage du parking et de l’entrepôt… Les hautes
baies vitrées permettent de tirer un profit maximal
de la luminosité naturelle.
Le bâtiment Da Vinci dispose d’équipements spécifiques
liés à sa fonction R&D : contrôles stricts
d’accès, chambres climatisées (50 % moins énergivores
qu’à Nivelles), hottes aspirantes de grande
capacité (60.000 m3/h) 30 % plus performantes
qu’à Nivelles et dont les calories sont récupérées à
90 % pour le préchauffage de l’air entrant !
Des services divers de blanchisserie, de couture, de
car-wash, ou encore de développement photo sont
également disponibles, toujours afin de favoriser
l’équilibre vie privée/vie professionnelle. Autant de
services qui soulignent le souci constant dont Baxter
fait preuve pour maintenir un niveau qualitatif
supérieur en termes d’environnement de travail de
ses collaborateurs.
Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet
MOBILIER DE BUREAU
RÉNOVATION & PARACHÈVEMENT INTÉRIEUR
BEDDELEEM
Espace d’accueil dans le bâtiment Mercator. On y aperçoit un écran plat destiné à présenter les nouveautés Baxter ainsi que les messages corporate.
Les laboratoires sont équipés de hottes aspirantes préchauffant l’air insufflé dans le parking et l’entrepôt.
Une des 7 salles de réunion du Meeting center. Le mobilier est aussi confortable que simple et fonctionnel.
Chaque plateau dispose de sa salle de réunion équipée d’un mobilier de qualité.
Le concept de restauration Be... de Sodexo impose des critères qualitatifs élevés.
La fraîcheur des coloris retenus pour la cafétéria saute aux yeux.
Une situation optimale pour le Parc de l’Alliance, proche de la gare de Braine-l’Alleud, du ring bruxellois et des aéroports de Charleroi et de Zaventem.
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