STIB ROYAL ATRIUM

CHANGER DE LIEU, CHANGER LA CULTURE D'ENTREPRISE

La Société des Transports Intercommunaux de Bruxelles (STI B) a décidé de profiter de son emménagement dans un tout nouveau siège social pour repenser complètement l’organisation et l’environnement du travail au sein de l’entreprise. Un remarquable exemple de la manière dont le Facility management peut faire évoluer la culture d’entreprise vers plus d’engagement individuel et collectif.

Employant près de 6.500 personnes et en forte croissance (une évolution de ses recettes propres de 111% depuis 2000), l’opérateur de transports en commun urbain de la Région de Bruxelles-Capitale souffre néanmoins de l’image médiocre et vieillotte qu’on souvent les entreprises publiques auprès du grand public et du secteur privé. Une image que la réussite incontestable du projet Work’In va sans aucun doute faire voler en éclats. Work’In est né de la volonté, vieille d’une dizaine d’années déjà, des sphères dirigeantes de l’entreprise de déplacer le siège social de la STIB. A l’étroit dans une série hétéroclite de bâtiments très âgés autour de son siège social historique de l’avenue de la Toison d’Or, la STIB s’est lancée en juin 2005 à la recherche d’un nouveau bâtiment, et a acheté en juin 2006 le « Royal Atrium », en plein centre de Bruxelles, en bordure de la rue Royale.
Le 16 mars 2009, c’est dans un environnement de travail complètement novateur, voire révolutionnaire pour de nombreux travailleurs, aménagé selon la philosophie du Dynamic Office proposé par Siemens, que les 750 employés du siège ont emménagé. « Alain Flausch, directeur général de la société, a d’emblée souhaité que l’on profite de ce changement d’infrastructure pour initier un changement important de la culture d’entreprise », explique Luc Michiels, gestionnaire du projet à la STIB. « Et le concept de Dynamic Office est celui qui nous a semblé le mieux correspondre aux valeurs que l’entreprise veut porter : enthousiasme, responsabilité et engagement, ouverture d’esprit, transparence, esprit d’équipe. »

Postes de travail partagés
Le Dynamic office fonctionne selon le double principe du « shared-desk » et du « clean-desk » : sur les 615 postes de travail du Royal Atrium (soit un ratio de 0,8 poste de travail par employé), deux seulement sont attribués à une personne fixe, ceux du directeur général et du directeur-général adjoint. Tous les autres sont libres, utilisés et partagés au gré des besoins et nécessités du travail. Cela implique que chaque poste de travail doit être, à la fin de la journée, complètement « nettoyé », libre de tout document, archive ou effet personnel.
C’est, dès juillet 2007, l’association momentanée Bopro-Assar-Tractebel (et leurs sous-traitants Siemens et Global) qui a été retenue pour la mission d’assistance à la maîtrise d’ouvrage du chantier de rénovation. Si le bureau d’architecture Assar s’est occupé de la rénovation, c’est le bureau Global (dont Assar est l’actionnaire de référence) qui a été chargé de l’aménagement intérieur et de la mise en oeuvre in situ des programmes de space planning. « Siemens a mené les enquêtes initiales devant définir les besoins généraux des services, la macro-implantation, et une analyse plus fine des besoins particuliers de chaque service », explique Alain Le Grelle, administrateur-délégué de Global. « Ensuite, nous avons été chargés, en collaboration avec eux, de traduire ce programme dans l’aménagement intérieur du bâtiment. »

Bench, Lounge, Cocoon
En respect des préceptes du Dynamic Office, les postes de travail au sein du Royal Atrium sont de trois types. Le « Bench » est un poste de travail classique, en espace ouvert, qui permet d’accueillir quatre collaborateurs (2 fois 2 en face-à-face) ou six (2 fois 3) en cas de « pics d’utilisation ». « C’est le poste de travail que l’on, rejoint lorsqu’on doit effectuer du travail administratif ne nécessitant pas de s’isoler », explique Olivier Henry, architecte d’intérieur chef de projet chez Global. « Il permet aussi aux personnes de communiquer aisément et travailler ensemble. » Pour des tâches nécessitant une plus grande concentration, on trouve le « Lounge ». Un poste de travail du type banquette plus table, séparé de l’open space par une cloison demi-hauteur sur au moins deux de ses faces. Enfin, le « Cocoon » est un espace de travail complètement isolé par des cloisons complètes, vitrées, qui permet aux collaborateurs de bénéficier d’une séparation nette pour des tâches de concentration intense ou nécessitant un haut niveau de confidentialité.
Chacun de ces postes de travail est équipé d’un point d’ancrage destiné à accueillir le PC portable dont dispose chaque collaborateur et l’ensemble du bâtiment est couvert par un réseau informatique sans fil de dernière génération. Chaque poste est également doté d’un téléphone fixe fonctionnant selon la technologie VoIP (Voice Over Internet Protocol). Les collaborateurs disposent d’un code d’accès personnalisé qui leur permet de se connecter sur n’importe quel téléphone pour y importer leur numéro d’appel et leur configuration personnelle. Et chaque collaborateur dispose également d’un « locker » personnel où il range ses affaires en dehors des heures de travail afin de libérer complètement les espaces de travail. Sur les plateaux, on trouve aussi des espaces « copy corners » accueillant les photocopieuses multifonctionnelles et le bâtiment abrite une vingtaine de salles de réunions (de 8 à 56 personnes) équipées de technologies audiovisuelles et modulables.

Flexibilité et communication améliorées
« Cette organisation du travail nous a amené une très grande flexibilité, », explique Luc Michiels. « Quand quelqu’un doit effectuer une tâche, il peut choisir l’environnement de travail le plus adapté à celle-ci. Il a permis au management de mettre en place une culture du résultat, une gestion plus efficace des agendas personnels et un meilleur fonctionnement des réunions de travail. Par ailleurs, la communication au sein de l’entreprise a été largement facilitée : il n’y a plus guère de barrières physiques et psychologiques entre les collaborateurs et les différents services de l’entreprise. »
Un souci de « lever les barrières » que l’on retrouve dans la gestion de l’accueil des visiteurs qui, tous, passent par un espace « Agora », que l’on trouve à chaque étage. Des espaces semi-publics qui ont aussi été pensés comme de véritables « vitrines » sur l’entreprise, d’où l’on peut observer de nombreux postes de travail.

Transparence et confort
Enfin, un traitement esthétique pointu a été effectué par Global.« Assar a d’abord fait tout un travail pour rendre le bâtiment beaucoup plus lumineux et aéré » explique Olivier Henry. « Ils ont supprimé des allèges, les nombreuses loggias du bâtiment et ont recréé de nombreuses passerelles entre les deux ailes principales du bâtiment. Pour l’aménagement intérieur, nous avons opté pour un mobilier sobre, intemporel. Mais avec, à côté de ça, une certaine vitalité, énergie, que nous installons grâce à quatre couleurs que l’on retrouve dans tout le bâtiment : rouge, orange, bleu clair et gris. »
Préparé par de nombreuses formations, visites de chantier, par un travail intense aussi sur l’évolution des modes de management permis (et obligés) par la nouvelle organisation du travail, ce changement révolutionnaire dans l’environnement et la gestion du travail a, selon Luc Michiels déjà prouvé son utilité : « Il n’était pas évident d’opérer ce changement radical d’organisation du travail dans une entreprise comme la STIB. Et il y a eu bien sûr au départ quelques réticences parmi des membres du personnel. Mais les enquêtes de satisfaction que nous avons effectuées récemment prouvent que le concept de Dynamic Office a été très bien accepté par une large majorité du personnel, qui est également très satisfait des conditions de confort du nouveau bâtiment. »