SPADEL

Fil « vert » pour le nouveau siège de Spadel

L’entreprenariat socialement responsable et le respect de l’environnement constituent des valeurs essentielles pour Spadel, connu pour ses marques Spa, Bru, Carola, Wattwiller et Brecon Carreg. Évidemment, ces valeurs sont surveillées de près et servent comme autant de « fils verts » directeurs du projet de déménagement et d’aménagement de leurs nouveaux bureaux.

Le siège de Spadel était hébergé dans les ex-bureaux d’Apple, rue du Colonel Bourg à Schaarbeek. L’image que renvoyait ce bâtiment ne correspondait absolument pas à l’image pétillante des produits Spadel. Le CEO a dès lors donné lui-même le feu vert pour chercher une nouvelle localisation pour héberger leurs activités, ce qui devait aller de pair avec un aménagement de bureaux paysagers, une refonte de l’organisation en fonction des collaborations entre départements et l’introduction d’une « clean desk policy » comme impulsion pour le « nouveau travail ». « Spadel met clairement l’accent sur la RSE, ce dont s’occupe d’ailleurs un manager spécifique », explique Erika De Vos, Human Resources Director. « La nouvelle implantation devait refléter notre vision de la durabilité. Chaque partie du processus de déménagement et le nouvel aménagement ont dès lors fait l’objet d’une analyse en profondeur. Les fournisseurs devaient présenter des fiches produits détaillées, des labels éco et des certificats qui attestent de la durabilité de leurs produits. »

Lieu de travail avec vue panoramique
L’accessibilité au transport public, l’espace ouvert (un seul plateau) et l’apport maximal de lumière naturelle ont été pris en compte lors de la procédure de sélection d’une nouvelle implantation. Un certificat environnement BREEAM était souhaitable pour la sélection de l’immeuble. Erika De Vos : « Le nouvel hébergement devait permettre à tous les travailleurs de l’implantation bruxelloise, qui font partie de l’organisation Belux & Export ou des fonctions de support, de trouver place sur un seul plateau. Sachant qu’une partie d’entre eux est souvent en déplacement à l’extérieur. » La raison du déménagement n’était pas d’épargner et donc rien ne poussait à mégoter sur les mètres carrés. C’est pourquoi l’entreprise a simplement opté pour une « clean desk policy » et non pour un système de bureaux flexibles et partagés. Une longue liste de bâtiments a été établie, mais un seul s’est vraiment imposé : le Woluwe Heights où le 5e étage permettait un apport très important de lumière naturelle mais offrait aussi une magnifique vue panoramique. Surtout, il permettait de créer un environnement de travail inspirant aménagé en open space.

L’esprit Spadel
L’aménagement du nouveau siège devait refléter au maximum les valeurs de l’entreprise et de ses collaborateurs et incarner le slogan RH « Une seule équipe, une seule entreprise ». « Nous avons visité un grand nombre de réalisations d’aménagement de bureaux », se rappelle Erika De Vos. « Par le biais d’un de ces contacts, nous avons rencontré D&C Services et nous avons d’emblée été séduits par l’approche présentée avec réutilisation et recyclage de meubles de bureaux usagés, en bref NNOF, ce qui correspondait totalement à notre philosophie RSE. » Pourtant, le premier projet de concept présenté par D&C Service n’a pas convaincu d’emblée. « Il nous manquait cette impression “wow”, l’esprit Spadel devait être plus présent !», commente Erika De Vos. « Le slogan RH “Une seule équipe, une seule entreprise” a refait surface et subitement l’idée a surgi : “tous sur une seule ligne”, “tous à une seule table”, ce qui a été le fil “vert” pour le déploiement du projet d’aménagement. »
Kurt Florus, administrateur de D&C Services : « L’idée était de placer tout le monde autour d’une seule table continue. Le concept a mûri en dialoguant avec le client. La table part de la réception et s’étend à travers les salles de réunion vers la zone de bureau proprement dite. Là où la table s’interrompt physiquement – par ex. pour une paroi de verre entre deux salles de réunion –, une petite “maison” sert de pont de manière à ce que cette ligne semble se poursuivre. » Tous les responsables de département ont été impliqués, en qualité « d’ambassadeurs Spadel », dans le macro planning afin d’analyser et ensuite de définir les relations de collaboration idéales entre les départements. Ensuite, beaucoup plus de collaborateurs encore ont été impliqués dans le micro planning qui comprenait entre autres la définition des différents types de postes de travail.

Fonctionnel avec un clin d’œil
Les sessions d’informations nécessaires et les différentes voies de communication ont stimulé l’implication de tous les collaborateurs, entre autres par e-mail (move@spadel.com). Afin de maximiser l’implication et l’engagement des collaborateurs. Des groupes de travail ont également été créés autour du « look & feel » du nouvel environnement de travail. « La table en guise de fil “vert” continu dans les espaces de bureaux a été simulée dès la première visite des collaborateurs du nouveau siège », poursuit Kurt Florus. « La collaboration entre toutes les personnes et tous les départements s’est déroulée de manière fantastique ; Spadel a vraiment pensé à tout ! » Au niveau du passage entre les zones visiteurs et bureau, un impressionnant « wall of fame » a été érigé sur lequel tous les produits Spadel trouvent place. Un « bar à eau » adjacent a été installé où tous les produits sont mis à disposition dans des frigos, ainsi qu’un coin détente avec une table de baby-foot. Deux terrasses avec gazon artificiel agrémentent encore ce nouveau cadre de travail. L’aménagement d’un sol et d’un faux-plafond intégrant les installations techniques assureront une flexibilité maximale dans le futur, en ce compris l’usage d’un réseau wi-fi. Tous les collaborateurs disposent d’un smartphone sur lequel les lignes fixes sont transférées, cela facilite la mobilité interne. Une offensive a été menée pendant 5 semaines pour réduire le volume de papier et éviter des déménagements superflus de l’ancien vers le nouveau bâtiment. En parfait accord avec la philosophie RSE, deux salles de réunion ont été équipées pour la vidéoconférence. Le nom donné à toutes les salles de réunion, ainsi qu’au bar à eau, est le résultat d’un concours interne. Pour le design et la décoration des bureaux, des références à la « nature » des activités Spadel sont omniprésentes avec par exemple des armatures d’éclairage et des sièges à la réception en forme de goutte (d’eau), ou de superbes murs-photos mettant en scène des paysages des Hautes Fagnes, où l’eau de Spa prend sa source. Le projet de déménagement et d’aménagement a été baptisé « Spadel on the move ». Un logo spécifique a été créé pour l’occasion. La coupe horizontale du bâtiment Woluwe Heights fut à la base du design de ce logo qui emprunte aussi les couleurs corporate de Spadel. Un manuel d’utilisation avec le mode d’emploi de ce nouvel environnement, ainsi qu’un tapis de souris et un cadre photo en plexi au look & feel identique ont été offerts à tous les collaborateurs lors de l’emménagement en guise de bienvenue.