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City Atrium
Photo : Marc Detiffe
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Les collaborateurs bénéficient d’un cadre de travail agréable avec des postes ergonomiques (réglage en hauteur de la tablette, sièges ergonomiques).
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Un éventail de types de postes de travail a été sélectionné : postes avec et sans cloisons de séparation, postes individuels, espaces de repos, espace « overflow », salles de réunion,…
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Les 600 boîtes aux lettres ont été remplacées par 20 centres postaux au niveau des casiers.
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City Atrium
Photo : Marc Detiffe

SPF MOBILITY AND TRANSPORTS


Mobi4U remporte le Facility Award et montre la voie à d’autres administrations publiques


Le projet a débuté comme une « mission impossible » car le bâtiment visé – le City Atrium – donnait déjà aux utilisateurs l’impression d’être plein comme un œuf avant même que les collègues de deux autres implantations s’y installent. L’intention de rassembler tous les collaborateurs du SPF Mobilité & Transports dans un seul bâtiment a engendré une toute nouvelle vision sur les travaux à entreprendre.

750 personnes travaillent dans le City Atrium situé au 56 de la rue du Progrès à Bruxelles. Chacun des étages occupés était compartimenté en petits bureaux fermés et parcouru de nombreux couloirs. L’ensemble ressemblait à des couloirs d’hôpital donnant sur une multitude de chambres. « Il n’y a même plus de place pour une feuille de papier », entendait-on par rapport aux conditions de travail. Le but était pourtant d’y installer 250 collègues supplémentaires en provenance de deux autres immeubles.
Jan Mathu, Facility Manager et chef de projet Mobi4U : « Le projet Mobi4U a été nourri par différentes constatations. La mobilité de notre personnel – et en Belgique en général – s’est dégradée, un problème perçu comme allant en s’amplifiant. La pression pour réaliser des économies a augmenté. Notre enquête de satisfaction bisannuelle auprès des collaborateurs a été peu encourageante et l’attraction de jeunes talents était problématique, en particulier les collaborateurs techniques hautement qualifiés. Notre SPF devait absolument se présenter comme un employeur attrayant. »

Coup de pouce

« Optifed » a été lancé en 2012. Il s’agit d’un programme qui stimule les projets visant à implémenter davantage d’efficacité et de potentiel d’économie dans les services publics. Véronique Lagrange, qui s’est chargée avec Jan Mathu de la gestion du projet Mobi4U : « En 2008, il existait un plan pour notre SPF, mais il n’était pas finançable à l’époque. Avec Optifed, une belle opportunité s’est présentée, opportunité que nous avons saisie à deux mains. » Un défi de taille y était toutefois lié : si le plan présenté emportait l’adhésion, il devait être mené à bien dans les limites d’un seul budget annuel. « Dix mois seulement se sont écoulés entre l’attribution du budget et la réception », indique-t-elle fièrement.
La pression des délais n’était pas le seul paramètre stressant. Tout le projet devait aussi être traité comme une mission publique, en d’autres termes les parties prenantes pour sa réalisation devaient être en mesure de se charger de l’architecture, des travaux d’adaptation, de l’électricité, du HVAC, des réseaux ICT, des sols et du mobilier. Cela signifiait aussi que les types de postes de travail souhaités devaient être définis au préalable.
« Nous avons exigé une offre en 4 semaines à peine », se souvient Jan Mathu. « Nous nous sommes donné 1 mois pour évaluer les dossiers ». Trois candidats ont finalement fait une offre après que le délai de soumission ait été prolongé de deux semaines, à leur demande.

La vision, moteur de Mobi4U

Introduire le « Nouveau Travail » au sein du SPF Mobilité & Transports était in fine le dessein principal. Le regroupement dans le City Atrium y a été associé. Un appel a été lancé aux collaborateurs pour plancher sur le développement d’une vision contemporaine du travail. Thomas De Spiegelaere, responsable presse : « Pas moins de 200 personnes se sont portées candidats. En un mois à peine et après trois workshops, ils ont ébauché une vision qui pouvait être présentée à la direction. »
Lors du développement de la vision, la question « Que voulons-nous ? » a été constamment posée ; la manière de réaliser la vision fut une condition sine qua non. Le déploiement de cette vision tenait compte de la volonté des personnes d’avoir des responsabilités, de se concentrer sur les résultats et de bénéficier de temps de travail flexibles.

Six groupes projet

Véronique Lagrange : « Six groupes ont été composés pour le projet, chacun d’entre eux devant concrétiser la réalisation de la vision au sein de son domaine. C’est ainsi que le groupe ICT s’est penché sur l’attribution d’un laptop à chaque collaborateur, la favorisation du travail à domicile, l’utilisation généralisée de Windows 8 et le choix ultérieur d’Office 365 en guise de plate-forme universelle afin de pouvoir travailler partout. Le groupe Document management a déterminé que chaque service pouvait conserver un espace-armoire de 3 m par collaborateur et a préparé la procédure de sélection pour la réduction des archives papier. Un autre groupe a analysé les processus pour ensuite les rationaliser. Un autre encore a préparé le terrain pour l’implémentation de la nouvelle culture d’entreprise et sa transmission, sans oublier le groupe Mobicom chargé de toute la communication entre les groupes et, en interne, vers tous les collègues. » Les six groupes se réunissaient chaque semaine. La norme la plus récente de la Régie des Bâtiments a été appliquée pour l’aménagement : 12 m2/personne, pas d’espace bureau individuel et pas de parois. Les 1.100 postes de travail initiaux, répartis sur trois bâtiments, ont été réduits à 750 postes « flex-desk ».

Casse-tête organisationnel

Ce projet a été constamment mis sous haute pression et bien que chaque partie requérait déjà beaucoup de professionnalisme et de persévérance, l’organisation de tous les déménagements indispensables a probablement constitué un des principaux défis.
Jan Mathu : « Ce fut d’abord le tour des 5e et 6e étages. Chacun devait rester dans le bâtiment pendant les travaux de transformation et de réaménagement. C’était un puzzle incroyable pour arriver à tout organiser. La place manquait déjà, causant quelques grincements de dents. Heureusement, les services ICT et Logistique ont accompli des miracles pour que tout continue à fonctionner. » Le parking a servi d’espace de stockage temporaire pour les meubles. Il a donc fallu trouver une autre solution dans le quartier pour les voitures.

Des avantages multiples

La réalisation de ce projet a généré des avantages sur tous les plans, avantages qui vont bien plus loin que l’économie prévisible due au coût de location nettement plus bas. Il ne faut plus constamment réaménager les bureaux fermés qui étaient attribués à une personne. Grâce au principe du clean desk, des économies sont réalisées au niveau des coûts de nettoyage, renforcées par le fait qu’il n’y a plus de poubelles individuelles. Celles-ci ont été remplacées par des îlots centraux pour déchets.

L’implication étroite au moment de la mise en œuvre de la vision et de la concrétisation via les groupes, a permis d’accroître la compréhension et l’appréciation du facility management. Véronique Lagrange : « Quand nous avons attaqué le premier étage, nous avons été confrontés à un sérieux vent contraire, mais une visite du chantier a permis de renverser la situation. Les gens ont pu voir à quel point l’étage était spacieux et lumineux. Une fois installé, chacun était convaincu. »

Mobi4U, le nouveau travail au sein du SPF Mobilité & Transports, permet deux jours de travail à domicile, mais dans la pratique, il s’agit le plus souvent d’un jour. Outre le travail à domicile, le collaborateur a la possibilité d’utiliser un réseau de bureaux satellites, 16 emplacements à proximité d’une gare et partagés avec d’autres SPF.

Avec une économie annuelle de 4,1 millions €, le SPF Mobilité & Transports a acquis un statut d’exemple par rapport aux autres SPF. Si ceux-ci suivaient cet exemple, cela générerait une économie se chiffrant en millions d’euros par an, sans toucher au service ni au personnel !

Eduard Coddé

 

Partenaires et fournisseurs ayant participé au projet


CLOISONS


PLAFONDS CLIMATISANTS


PLAFONDS MODULAIRES

Les collaborateurs bénéficient d’un cadre de travail agréable avec des postes ergonomiques (réglage en hauteur de la tablette, sièges ergonomiques).






Un éventail de types de postes de travail a été sélectionné : postes avec et sans cloisons de séparation, postes individuels, espaces de repos, espace « overflow », salles de réunion,…






Les 600 boîtes aux lettres ont été remplacées par 20 centres postaux au niveau des casiers.








L’équipe du projet: à sa tête Jan Mathu, resp. du Service du Budget, du Contrôle et de la Gestion de la Logistique; Véronique Lagrange, expert en gestion de l’organisation; Doreen Coppens, Pr & Communication Manager au sein du SPF Mobilité et Transp.


Last update: 16/10/2017 09:59:32