BPOST BANK

ANALYSE 'STAY OR LEAVE'
UNE PLUS-VALUE POUR LES COLLABORATEURS POUSSE AU DEMENAGEMENT

bpost banque – Banque de la Poste jusqu’en 2012 – est une joint-venture 50/50 entre BNP Paribas Fortis et bpost. Tout commence en 1995 avec une clé de répartition équivalente entre la Générale de Banque et La Poste. Au cours de la période 2005-2006, bpost banque déménage de la rue des Colonies pour s’installer dans la tour de Brouckère où elle loue deux étages et demi. Une situation logistique peu attrayante compte tenu de la dispersion dans le bâtiment.

En mars 2013, le département de facility management initie la démarche de recherche d’un hébergement qui soit mieux adapté aux besoins actuels. Rester dans les bâtiments actuels constituait aussi une option, mais le contrat de location pour la tour de Brouckère arrivait à échéance en novembre de cette année et la question d’un déménagement éventuel était donc bien inscrite à l’agenda.
Pour ne rien laisser au hasard, bpost banque a confié cette analyse « stay or leave » à Freestone, conseiller « tenant only » et société de sourcing spécialisée dans l’optimalisation du Total corporate building lifecycle (real estate, workplace et facility). Il fallait, en recherchant un nouvel hébergement, respecter non seulement la neutralité budgétaire mais aussi cette règle importante : le nouveau bâtiment de bpost banque devait se situer à cinq minutes à pied du siège central de bpost en face de la Monnaie. « Ce qui réduisait considérablement les possibilités de choix à trois bâtiments à peine », explique Bob Verdonck, managing partner de Freestone. Finalement, le choix est tombé sur le bâtiment Marquis totalement rénové en 2009 et situé à proximité de la gare centrale et face à la cathédrale Sainte-Gudule. Après trois mois d’étude et un mois de négociation pour le nouveau contrat de location, le moment était venu de se pencher sur l’aménagement proprement dit et, début juillet, le nouveau siège de bpost banque a été mis en service.

Coûts d’utilisation plus faibles et technique moderne
Choisir un nouvel hébergement devait aussi générer un avantage financier. Le bâtiment Marquis est certifié Breeam (Good – 2*) avec des prestations énergétiques évidemment bien meilleures que dans la tour de Brouckère qui date des années 60. Sur le plan du confort, la rénovation technique du bâtiment, avec notamment un système de refroidissement et de ventilation intégré aux plafonds acoustiques, présente un bilan positif. Bien que le loyer nu soit semblable à celui de l’ancien bâtiment, les coûts fixes du bâtiment Marquis sont plus bas. L’espace loué dans le bâtiment Marquis a été proposé gros œuvre fermé.
Le plus grand avantage réside toutefois dans la période négociée sans loyer ET dans l’intervention financière considérable du propriétaire dans les coûts d’aménagement. Pour pallier le manque d’expérience dans de tels projets et absorber la charge de travail complémentaire, Freestone est resté mobilisé même après avoir trouvé un nouvel hébergement afin de mener à bien le projet dans sa totalité. « Le respect du timing extrêmement strict fut crucial pour la réussite de ce projet », témoigne Bob Verdonck. Piet Van Petegem, directeur IT et membre du comité de direction de bpost banque : « Le projet devait constituer l’épilogue d’un processus de réforme de bpost banque visant à en faire une banque dynamique et moderne. L’équipe de projet, composée de collaborateurs de bpost banque et d’experts Freestone, s’est vu confier un mandat important. »

« Space planning, étude des aménagements intérieurs et appels d’offres se sont succédé à un rythme soutenu », précise Roeland Van Assche, project manager de Freestone. « Dans la mesure où une entreprise dispose rarement du temps et de l’expertise nécessaires pour réaliser des projets occasionnels mais essentiels de ce type, nous avons dirigé et suivi le projet de A à Z. C’est ainsi que huit fournisseurs potentiels ont été contactés pour le mobilier de bureau après quoi trois d’entre eux ont été invités à présenter une solution-test après réception des offres. »

Prêt pour le travail flexible
Le nouvel hébergement au sein du bâtiment Marquis abrite 260 postes de travail sur un seul niveau. Aujourd’hui, des postes de travail sont aménagés pour les 220 ETP et une vingtaine de collaborateurs ICT externes. Tout est prêt pour appliquer les principes du Nouveau Travail, avec une utilisation flexible des postes disponibles. Mais dans un premier temps, ce n’est pas encore le cas.
« Avant l’aménagement, il a fallu amener l’indispensable infrastructure technique », se rappelle Piet Van Petegem. « Pas moins de 67 km de câbles ont été déroulés pour des connexions réseau fiables. Un réseau Wifi avec et sans fil est déployé sur la totalité de la superficie de bureau. »
Le choix a porté sur une répartition par département, avec des aménagements modulaires afin de garantir la flexibilité nécessaire par rapport à la croissance attendue. Toutes les partitions des espaces sont en verre pour assurer un flux maximum de lumière naturelle. Les postes de travail sont regroupés par quatre. Les managers occupent à deux les postes de quatre places. Les directeurs disposent encore de leur propre bureau.
Par ailleurs, il existe des « cockpits » agréablement aménagés pour favoriser la collaboration ou des travaux de concentration. Chaque collaborateur dispose d’un badge personnel qui permet divers accès, ouvre un casier sans clé et donne accès aussi à plusieurs services.
Pour le choix de la couleur des intérieurs, l’inspiration vient de la corporate identity de bpost banque. C’est ainsi que le blanc est la couleur principale mais la décoration n’est pas terne pour autant, le rouge et le bleu conférant des accents subtils.