BPOST BANK

ANALYSE ‘STAY OR LEAVE’
MEERWAARDE VOOR MEDEWERKERS LAAT BESLUITEN TOT VERHUIZEN

bpost bank - tot 2012 nog Bank van De Post – is een 50/50 joint venture tussen BNP Paribas Fortis en bpost. Het verhaal begon in 1995 met de Generale Bank en De Post in eenzelfde verdeelsleutel. In de periode 2005 – 2006 verhuisde bpost bank van de Koloniënstraat naar de Brouckèretoren, waar het tweeënhalf verdiepingen huurde. Een logistiek weinig aantrekkelijke werksituatie, gezien de verspreiding in het gebouw.

In maart 2013 werd vanuit de dienst facility management het verzoek gelanceerd om een beter aangepaste huisvesting te zoeken. Blijven was eveneens een optie, maar het huurcontract in de Brouckèretoren liep in november 2014 ten einde en onderzoek naar een beter aangepaste werkomgeving drong zich op. Om niets aan het toeval over te laten, heeft bpost bank deze ‘stay or leave’ studieopdracht toegewezen aan Freestone, een ‘tenant only’ advies en expert sourcing bedrijf, gespecialiseerd in het optimaliseren van de total corporate building lifecycle (real estate, workplace en facility). Bij het zoeken naar een nieuwe huisvesting gold er naast budgetneutraliteit een belangrijke regel waarvan niet mocht afgeweken worden: de nieuwe thuis voor bpost bank moest op vijf minuten wandelafstand liggen van het bpost hoofdkwartier tegenover de Muntschouwburg. “Dat betekende een aanzienlijke beperking van de keuzemogelijkheden tot nauwelijks een drietal panden” verklaart Bob Verdonck, managing partner Freestone. Uiteindelijk werd er gekozen voor het in 2009 volledig gerenoveerde Marquis-gebouw gelegen tussen het centraal station en de Sint- Goedele kathedraal. Na drie maanden studiewerk en een maand Onder elk werkblad zit een soort dunne nylontas, een bijzonder handige oplossing voor het kabelmanagement. Er werd gekozen voor een indeling volgens dienst, met modulaire inrichtingen om de nodige flexibiliteit te garanderen ten opzichte van de verwachte groei. De werkplekken zijn per vier gebundeld. Alle werkbladen zijn van een hoogteregeling voorzien in het belang van de ergonomie en overal werden nieuwe, ergonomische bureaustoelen voorzien. Hierop aansluitend werd elke werkplek van een 24” computermonitor voorzien. Ladenblokken zijn nergens meer te bespeuren. De verhuisoperatie liet toe om het aantal kasten met 30% te verminderen. onderhandelen over het nieuwe huurcontract kwam de eigenlijke inrichting aan bod. Begin juli 2014 nam bpost bank de nieuwe thuis in gebruik.

Lagere gebruikskost en moderne techniek
Kiezen voor een nieuwe huisvesting moest ook financieel voordeel opleveren. Het Marquis-gebouw is Breeam-gecertificeerd (Good – 2*), waardoor de energieprestaties vanzelfsprekend veel beter scoren dan in de Brouckèretoren die dateert uit de jaren ’60. Op het vlak van comfort laat de technische vernieuwing van het gebouw met o.a. in de akoestische plafonds verwerkte koeling en ventilatie de balans positief uitslaan. Hoewel de naakte huurprijs gelijk ligt met deze op de oude locatie, zijn de vaste kosten in het Marquis-gebouw lager. De gehuurde ruimte in het Marquis-gebouw werd casco aangeboden.

Toch werd het grootste voordeel gehaald uit de onderhandelde huurvrije periode én een aanzienlijke financiële tussenkomst van de eigenaar in de inrichtingskosten. Om het gebrek aan ervaring met dergelijke projecten en de bijkomende workload te kunnen opvangen, bleef Freestone ook na het vinden van een nieuwe thuis aan zet om het project in zijn totaliteit tot een goed einde te brengen.

“Het respecteren van de strikt bepaalde timing was cruciaal voor het welslagen van dit project” getuigt Bob Verdonck. Piet Van Petegem, directeur IT en lid van het directiecomité bij bpost bank: “Het project moest het sluitstuk vormen in het hervormingsproces van bpost bank tot een dynamische en moderne bank. Het projectteam, dat bestond uit bpost bank medewerkers en Freestone experten, kreeg een groot mandaat toegewezen”.

“Space planning, interieurstudie en offerteaanvragen volgden elkaar in snel tempo op” verklaart Roeland Van Assche, project manager bij Freestone. “Omdat een bedrijf vaak niet over voldoende tijd en expertise beschikt om dergelijke sporadische doch ingrijpende projecten uit te voeren, hebben wij voor bpost bank het project van A tot Z aangestuurd en opgevolgd. Zo werden voor het kantoormeubilair acht potentiële leveranciers aangeschreven, waarvan er drie na het ontvangen van de offertes werden uitgenodigd om een proefopstelling voor te stellen”.

Klaar voor flex-werken
De nieuwe thuis in het Marquis-gebouw biedt plaats aan 260 werkplekken op één enkel niveau. Vandaag zijn er werkplekken ingericht voor de 220 FTE’s en een 20-tal externe ICT-medewerkers. Alles is klaar om over te schakelen naar het nieuwe werken, met flexibel gebruik van de beschikbare werkplekken, maar in eerste instantie gebeurt dat nog niet.

“Voorafgaan aan de eigenlijke inrichting werd de onontbeerlijke technische infrastructuur ingebracht” blikt Piet Van Petegem terug. “Niet minder dan 67 km datakabel staan in voor betrouwbare netwerkverbindingen. Over de volledige kantooroppervlakte is zowel een bedraad als draadloos WiFi-netwerk uitgerold”. Er is gekozen voor een indeling volgens dienst, met modulaire inrichtingen om de nodige flexibiliteit te garanderen ten opzichte van de verwachte groei. Alle indelingen zijn in glas uitgevoerd om maximaal doorstroming van daglicht te verzekeren. De werkplekken zijn per vier gebundeld. De managers delen met twee een bench met vier werkplekken. De directeurs beschikken nog over een eigen kantoor. Verder zijn er gezellig ingerichte ‘cockpits’ voor samenwerking of geconcentreerd werken.

Elke medewerkster beschikt over een persoonlijke badge die toegang geeft, een sleutelloze locker opent en ook diverse services schakelt. Voor de kleurkeuze voor de inrichting werd inspiratie gezocht bij de eigen bpost bank corporatie identity. Zo is wit dominant aanwezig als hoofdkleur, maar is de aankleding toch niet steriel uitgevallen. Rood en blauw zorgen voor subtiele accenten.

Eduard CODDE
Foto's: Geoffrey FRITSCH