ONTEX

DRIE MAANDEN VOOR DE VERHUIZING VAN DE ONTEX GROEP: EEN RACE TEGEN DE KLOK!

Twee maanden om een project uit te werken en drie maanden om het uit te voeren... over een strakke deadline gesproken! Toch is de Ontex Groep, een Belgisch bedrijf van internationaal niveau, gespecialiseerd in wegwerpproducten voor persoonlijke hygiëne, erin geslaagd. Dit succes is te danken aan het concept ‘Design & Build’ van AOS Group dat contractueel garandeert om het budget en de planning te respecteren op basis van een specifiek uitgewerkt design voor elke klant.

Ontex verhuisde zijn wereldwijde hoofdkantoor in Zele (bij Lokeren) naar een nieuw gebouw in Aalst, vlak bij de autosnelweg Brussel- Oostende. Een keuze van de CEO van Ontex waarvan de oorspronkelijke vestiging te krap werd om de groei van het bedrijf te kunnen volgen. Het project ging van start met de komst van de nieuwe Chief Procurement Officer. “We beschikten maar over een honderdtal werkplekken terwijl we jaar na jaar een sterke groei kennen” legt Philippe Agostini uit. “Bovendien strookte het beeld van de vestiging niet meer met het dynamische en innoverende imago dat het bedrijf wil uitdragen”.

Met deze verhuizing beoogde Ontex drie doelstellingen: de samenwerking en innovatie stimuleren, openheid creëren en de teamgeest versterken. Een ambitie die nagestreefd werd door het personeel vanaf het begin bij het proces te betrekken. Eerst moest er een locatie gevonden worden binnen een straal van maximaal 30 km rond de vorige vestiging in Zele. De keuze viel op het gebouw SkylinE40 in de Korte Keppestraat in Aalst (Erembodegem), met een mooie kantooroppervlakte van 3.500 m² verdeeld over drie verdiepingen in een modern gebouw. Meer dan 150 medewerkers genieten er van een betere nationale (via de autosnelweg) en internationale (via de luchthaven) bereikbaarheid. Ontex was onmiddellijk overtuigd van zijn keuze door de kostenbesparingen die het gebouw biedt: recuperatie van het regenwater, thermische compensatie,... “Het straalt een moderner imago uit voor een innoverend bedrijf als het onze”.

Een enorme tijdsdruk
Begin 2014 werd de locatie door de directie goedgekeurd, maar de datum van vertrek uit Zele werd door de verhuurder onverbiddelijk vastgelegd op 30 mei 2014. “Dit gaf ons amper twee maanden om onze verhuisprioriteiten te bepalen en een partner te vinden die ze in een concrete vorm kon gieten”. Ontex begon met een team te vormen en benoemde een kaderlid in R&D Sustainability, Bart Waterschoot, tot projectleider. Daarnaast werd er binnen het personeel een netwerk van ambassadeurs opgericht die elk van de functies in het bedrijf vertegenwoordigen. “Om de instemming van iedereen te verkrijgen, communiceerden we op weekbasis om op alle vragen van het personeel te antwoorden”.

Alvorens een verhuispartner aan te duiden, koos Ontex ervoor om een beroep te doen op een projectbegeleider. “We zijn geen verhuisspecialisten en hebben Empact aangesteld om ons te helpen met het dagelijkse beheer van het project, de begeleiding en het beheer van de verandering”. In de twee voorbereidende maanden heeft Ontex ook een lijst opgesteld met het aantal werknemers per functie en de ideale inpassing van die werknemers in de toekomstige kantoorruimte. De inrichting moest eveneens voorzien in flex-werkplekken voor werknemers van andere vestigingen en het flexdesk-concept integreren. Om de mobiliteit van de medewerkers te verbeteren en het personeel te ontlasten van mogelijk fileleed, heeft Ontex voor de eerste keer de principes van flexibel werken ingevoerd.

Een dubbele uitdaging voor AOS: deadline en budget
Zodra het organigram en de werkmethoden vastgelegd waren, moest er enkel nog een projectoproep samengesteld worden om een bedrijf voor de verhuizing te vinden. Op 28 februari werd AOS Group aangesteld met twee niet-bespreekbare voorwaarden: het goedgekeurde budget en de opgelegde deadline van amper drie maanden om de verhuizing rond te krijgen. Een deadline die nog strakker werd aangezien Ontex eind juni ook een IPO organiseerde (Initial public offering of beursgang). “Het komt steeds vaker voor dat projecten dringend uitgevoerd moeten worden. Ons concept ‘Design & Build’ garandeert de implementatie en de naleving van het budget”zegt Annick Vandenbulcke, verantwoordelijke voor het Ontex-project bij AOS Group.

Naast enkele gesloten kantoren en kantoortuinen werden er ‘bubbles’ voor ontmoetingen ingericht, maar ook loungeruimten en vergaderzalen. Alleen de vergaderzalen moeten gereserveerd worden. Om elk van de drie verdiepingen die het bedrijf inneemt en die bijna identiek ingericht zijn van elkaar te onderscheiden en vlot te herkennen, koos het projectteam ervoor om de kleuren van de vloerbekleding on overeenstemming te brengen met die van een boom: bruin (grond) voor de eerste verdieping, groen (gebladerte) voor de tweede verdieping en blauw (lucht) voor de derde verdieping. Aan beide uiteinden van elke verdieping bevindt zich een flex-werkzone met een tafel die uitgerust is voor vier medewerkers. De werknemers stonden vooral versteld van het vele licht dat binnenvalt via de twee zijden van het gebouw en de geluiddemping die doorzet tot aan de kasten. “Dat maakt deel uit van het succes” aldus Philippe Agostini.

Wordt de verhuizing nu beschouwd als een schot in de roos? Eén maand na de verhuizing zijn de meeste, zo niet alle medewerkers zeer positief en is de werkomgeving er duidelijk op vooruitgegaan, ondanks de voor sommigen langere verplaatsingen.

Jean-Claude VERSET
Foto's: Marc DETIFFE