Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
Het hele herinrichtingsproject heeft als doel een betere werkomgeving te creëren voor de werknemers en daardoor ook nieuwe collega’s aan te trekken. Daardoor groeide het project ook uit van een aanvankelijk logistieke opgave tot een HR-project.
image (1)
“Belangrijker dan de volledige herinrichting van de kantoorruimte is het change management” benadrukt Peter Habils, Diensthoofd Logistiek bij CM Landsbond.
image (2)
De reguliere werkplekken genieten maximaal van het invallende daglicht.
image (3)
De variatie aan geboden werkplekken omvat ook geïsoleerde U-vormige cellen voor kortstondig werken, telefoneren en/of mails checken.
image (4)
Een comfortabele vergaderplek voor overleg tussen collega’s van een afdeling of inzetbaar als bijkomende werkplekken.
image (5)
Het hele herinrichtingsproject heeft als doel een betere werkomgeving te creëren voor de werknemers en daardoor ook nieuwe collega’s aan te trekken. Daardoor groeide het project ook uit van een aanvankelijk logistieke opgave tot een HR-project.

MUTUALITÉS CHRÉTIENNES


Van nieuwe vloerbekleding tot nieuwe werkomgeving

De noodzaak om de door slijtage zwaar gehavende vloerbekleding te vervangen in het Nationaal Secretariaat van CM Landsbond had verreikende gevolgen. Een grondig onderzoek van de werkzaamheden en onkosten voor deze operatie triggerde het besluit om over te gaan tot de volledige herinrichting van de kantoren, inclusief het invoeren van ‘het nieuwe werken’.

CM Landsbond overkoepelt negentien regionale ziekenfondsen en haar Nationaal secretariaat verhuisde in 1999 uit de Wetstraat naar de Haachtsesteenweg om er een gebouw te betrekken dat uit de jaren tachtig dateert en eigenlijk was voorbestemd als uitbreiding van het Universitair Brugmann-ziekenhuis. Na een tijd van leegstand werd zowat twee derde van het gebouw ingenomen door de CM, terwijl het overige derde Van nieuwe vloerbekleding benut wordt door o.a. het ACW, ACV, CSC en andere verwante organisaties.
Peter Habils is sinds 2004 Diensthoofd Logistiek, wat hier ook alle opgaven voor facility management omvat. Er werd een onderzoekscommissie samengesteld met o.a. mensen uit het comité voor veiligheid en gezondheid, om uit te zoeken welke vloerbekleding best zou voldoen. Het selectieproces heeft even geduurd, maar de keuze viel uiteindelijk op Flotex, een product dat oogt als tapijt, maar zich laat onderhouden als een harde vloer. “Het vervangen van de versleten vloerbekleding betekende onvermijdelijk dat de ganse inboedel eruit moest en nadien weer terug geplaatst” kijkt Peter Habils terug naar het begin van zijn opdracht. “Vooral de talrijke archiefrekken dreven de kosten hoog op! Het uitladen en demonteren van een standaardrek met 7 m lengte vergde al gauw één mandag”.

Nieuwe wending
De optelsom van alle nevenkosten voor het vervangen van de vloerbekleding gaf aanleiding tot het bewandelen van een totaal andere denkpiste: het project werd omgegooid tot totale herinrichting. In 2008 werden talrijke brainstormsessies gehouden m.b.t. deze nieuwe wending Vanuit het voorafgaande interne studiewerk werd AOS Studley ingeroepen als consultant om het uiteindelijke concept uit te werken. In maart 2009 volgde het akkoord van de directie om inderdaad over te gaan tot een herinrichting.
In samenwerking met AOS Studley werd de markt verkend en al tegen 1 september diende een eerste pilootopstelling opgeleverd te worden. Er werden een dozijn firma’s aangeschreven met als doel het beste totaalaanbod te selecteren. Peter Habils: “De uiteindelijke selectie van zowel leverancier als project manager zou door CM gebeuren. Wij zochten ook meer dan slechts een leverancier van producten voor onze nieuwe kantoorinrichting. De kandidaat waarmee we zouden in zee gaan moest meedenken over bv. de inrichting van de coffee corners”. Er werd zelfs overwogen om het oude meubilair te recupereren, maar dit zou te beperkend geweest zijn voor de creatie van de gewenste mix aan flexwerkplekken. De pilootopstelling kwam er in het najaar van 2009. Na een half jaar evaluatie werd in 2010 beslist door te gaan. De ondersteuning bij de uitrol van het project wordt verzekerd door D&C-services. De 12 aangeschreven leveranciers voor kantoormeubelen werden teruggebracht tot 3. Gispen ontwikkelde een viertal composities en werd weerhouden voor de bemeubeling omwille van de ‘design to order’- benadering.

Ergonomie als pasmunt
In de bestaande situatie waren er 1.034 werkplekken voor 1.000 mensen in dienst… Peter Habils verduidelijkt: “Sommige mensen waren aan twee diensten toegewezen en beschikten zo over evenveel werkplekken!”. Het besluit tot een totale herinrichting van de kantoorvloeren leidde tot de invoering van flexibele werkplekken en het optimaliseren van het ruimtegebruik. Besparen was niet echt het motief voor dit project, maar zonder al te grote inspanningen werd toch 15% oppervlakte bespaard. Per plateau zijn gemiddeld 48 reguliere werkplekken uitgezet, maar staan er wel maximaal 80 ter beschikking. Er is uitgegaan van 80% bezetting, maar de praktijk toont aan dat 66 à 70% realistischer is, zodat nog heel wat reserve rest. Het ruimtegevoel vertaalt zich dan ook in een welzijngevoel. “De invoering van flexibele werkplekken wordt aanvankelijk door de mensen ervaren als iets inleveren en roept de vraag naar compensatie op” verhaalt Peter Habils. “Ergonomie was daarop ondermeer ons antwoord, met o.a. stoelen met armleuningen – wat voordien niet het geval was – en in hoogte verstelbare werkbladen”. Tim Pauwels, Project Advisor Gispen: “Wij stelden een netstof kantoorstoel van Herman Miller voor omwille van de hygiëne. Bij een flexibele werkplek zitten werknemers elke dag in een andere stoel, een stoel die de dag voordien door een collega werd gebruikt. Netstof is veel hygiënischer en draagt zo bij tot de ergonomie”.

In het verleden gingen heel wat sleutels van de ladenblokken verloren, wat altijd erg hoge kosten met zich meebracht voor vervanging. De nieuwe lockers waarover elke medewerker nu beschikt werden bijgevolg met cijferslot besteld en een loper laat toe wanneer nodig de code terug te zetten. De keuze voor flexibele werkplekken had ook een andere indeling van de plateaus tot gevolg, met het onvermijdelijke uitbreken van tussenwanden. Het concept combineert open met gesloten werkruimten. “De open ruimte is zeer open opgevat, zodat collega’s meteen opvalt wanneer ze elkaar storen” licht Peter Habils toe. “Mensen voelen dan ook aan dat ze beter uitwijken naar de bubbles of coffee corners. Er is een verhoogde sociale controle als gevolg van de openheid”. Naast de glazen bubbles met maximaal 4 werkplekken, zijn er ankerplekken voor zware administratieve taken, waar een groep van 4 tot 6 mensen hecht kan samenwerken, touch down-werkplekken voor kortstondig werken en geïsoleerde U-vormige cellen voor telefoneren en/of mails checken.

Aanzwellend lastenboek na grondig nadenken
De plateaus meten ongeveer 720 m² en de maximale vloerbelasting diende gerespecteerd. Deze bedroeg 500kg/m² in de kern van het gebouw en 300kg/m² daarrond. “De situatie was zeer kritisch geworden, meer bepaald daar waar de archiefruimten geconcentreerd lagen” merkt Peter Habils op. Peter Habils was voor hij Diensthoofd Logistiek werd betrokken bij de IT-aankopen. Het was dan ook logisch dat ook dit aspect aan bod kwam binnen het project. “Er waren ongeveer 20 printers in gebruik per 52 werkplaatsen” schetst hij de oude situatie. “Vandaag is dit teruggebracht tot 2 multifunctionele printers voor een 70-tal medewerkers. De personeelsbadge verzekert follow-me-printen en de verrekening van de gebruikskosten”.
Aandacht voor bekabeling was evenzeer aan de orde. In het verleden waren er al meerdere ‘werkongevallen’ geweest door struikelen over kabels… De keuze viel op een verhoogde (technische) vloer voor het wegwerken van alle bekabeling, wat ook de beste garantie biedt voor flexibiliteit naar toekomstige behoeften. De databekabeling die in 1998 was getrokken, werd vervangen door CAT-6A. De elektrische installatie bleef onaangeroerd, met een beperkte relighting, zonder echter over te gaan tot automatisering met aanwezigheidsdetectie.

Anders werken
Er werd heel wat bijgestuurd nadat de beslissing was gevallen over de leverancier voor de nieuwe kantoorinrichting. “Belangrijker dan de volledige herinrichting van de kantoorruimte is het change management” benadrukt Peter Habils. “Vanuit onze dienst ondersteunen we dat gegeven facilitair, maar het is uiteindelijk op de vloer dat het moet gebeuren. Voor de CM-medewerkers betekende de verandering heel wat: resultaatgericht werken, de invoering van het clean desk principe, minder papiergebruik met digitaal archiveren, telewerken, het omschakelen naar een laptop i.p.v. desktop computer, het implementeren van draadloze netwerken,… IT loopt als een rode draad doorheen het ganse verhaal van anders werken. Niet alle stappen zijn al volledig genomen, maar er wordt hard aan gewerkt”.

Het hele project heeft als doel een betere werkomgeving te creëren voor de werknemers en daardoor ook nieuwe collega’s aan te trekken. De werkomgeving is niet langer een noodzakelijk kwaad maar een tool om de taken te vervullen. Daardoor groeide het project ook uit van een aanvankelijk logistieke opgave tot een HR-project. De verhoogde efficiëntie als gevolg van het nieuwe werken maakt de terugverdientijd van de investering korter. Momenteel is de helft van het herinrichtingsproject gerealiseerd. Bij een enquête drie maand na het in gebruik nemen van de pilootopstelling verlangde slechts 1 op 62 medewerkers naar zijn oude werkplek. Zowat de helft voelde zich minstens even tot zelfs meer productief dan voorheen. 

Partners en leveranciers die aan het project meewerkten


WORKPLACE DESIGN & BUILD


KANTOORMEUBILAIR

“Belangrijker dan de volledige herinrichting van de kantoorruimte is het change management” benadrukt Peter Habils, Diensthoofd Logistiek bij CM Landsbond.
De reguliere werkplekken genieten maximaal van het invallende daglicht.
De variatie aan geboden werkplekken omvat ook geïsoleerde U-vormige cellen voor kortstondig werken, telefoneren en/of mails checken.
Een comfortabele vergaderplek voor overleg tussen collega’s van een afdeling of inzetbaar als bijkomende werkplekken.




Last update: 16/10/2017 10:04:58