BAXTER

Geen ruimte voor improvisatie

Toen farmareus Baxter besloot om het personeel van zijn vestigingen in Nijvel (R&D) en Brussel (Sales & Marketing en ondersteunende functies op Belgisch en Europees niveau) te reorganiseren, viel zijn keuze op het Parc de l’Alliance in Eigenbrakel. Bij deze keuze werd elk operationeel aspect minutieus onderzocht om de continuïteit van de activiteiten te garanderen.

In juni 2010 verhuisde Baxter Europe naar zijn nieuwe hoofdkantoor in het Parc de l’Alliance in Eigenbrakel. Baxter besloot de activiteiten van zijn vestigingen in Nijvel en Brussel te centraliseren, voornamelijk om een geavanceerde infrastructuur met moderne en uiterst gespecialiseerde voorzieningen te creëren en de infrastructuurkosten te optimaliseren door het aantal Belgische vestigingen van drie naar twee te brengen.

Het idee om de twee vestigingen samen te voegen ontstond al heel vroeg, met een betere synergie tussen R&D en Marketing in het achterhoofd.

Human resources met een hoge toegevoegde waarde
Facility Manager Vivi Van Dal geeft ons meer uitleg over het kernidee van de reorganisatie: “In de farmaceutische sector en vooral bij Baxter komt het woord ‘human resources’ volledig tot zijn recht. Elke medewerker heeft een enorme toegevoegde waarde. Het was dan ook heel belangrijk voor ons dat er rekening gehouden werd met de verwachtingen van al onze collega’s. We hebben zo nauwkeurig mogelijke geografische criteria gesteld om de meest geschikte locatie voor iedereen te vinden. In dat kader hebben we een geografische studie gevoerd op basis van de postcode van de woonplaats van al onze werknemers, met uitzondering van de verkopers die sowieso veel op de baan zijn. Tijdens onze zoektocht hielden we ook rekening met het criterium mobiliteit en de beschikbaarheid van parkeerzones. Bovendien moesten we ons door de aard van onze activiteiten kunnen vestigen in een zone waar onderzoekslaboratoria toegestaan zijn. Op basis van die criteria kwamen de gemeenten Louvain-la-Neuve, Waterloo en Eigenbrakel in aanmerking. Uiteindelijk hebben we gekozen voor het Parc de l’Alliance in Eigenbrakel, ontwikkeld door NV Parc de l’Alliance, een joint venture tussen AG Real Estate Development en Axa Belgium”.

De move personaliseren
Het was van wezenlijk belang dat het personeel vanaf het begin betrokken was bij het reorganisatieproject in het Parc de l’Alliance. “We wilden een project ontwikkelen dat mensen samenbracht” zegt Vivi Van Dal, wat communicatieverantwoordelijke Vincent Vanwijnsberghe bevestigt. “We hebben dit project intern de naam ‘Moving On’ gegeven. We hebben verschillende keren een intern magazine over het project gepubliceerd en een webcam geïnstalleerd in het gebouw aan de overkant, zodat het personeel de werken in real time kon volgen via het intranet. Op schermen aan het onthaal en in de omgeving van de cafetaria’s werden beelden van de werf getoond”. Er werden ook twee evenementen georganiseerd in het kader van de voorbereiding van de verhuizing voor het personeel van de twee vestigingen om een gemeenschappelijke dynamiek te creëren en gewoon om de toekomstige collega’s te leren kennen. In juni 2009 werd een teambuildingactiviteit georganiseerd in de buurt van het Parc de l’Alliance. In december zag het personeel van de twee vestigingen elkaar weer voor een christmas dinner.

Door regelmatige vergaderingen met de heads of office kon er permanent top-down gecommuniceerd worden met maximaal vijftien personen, kwestie van efficiënt te blijven. Deze vergaderingen vonden plaats van bij de voorbereiding tot de eigenlijke verhuizing om informatie te geven over de locaties, beslissingen te nemen over de voorzieningen en kleuren,... Het kernidee was om de move te personaliseren.

De betrokkenheid van het personeel
Tussen juni 2009 en maart 2010 werden drie clean up days georganiseerd. Het enthousiaste personeel gooide toen maar liefst achttien ton papier weg. “Om ervoor te zorgen dat het personeel zich door het project aangesproken zou voelen, hebben we onze medewerkers regelmatig geraadpleegd door peilingen te organiseren via het intranet van het bedrijf” gaat Vivi Van Dal verder. “Deze peilingen werden zeer goed gevolgd. Zo hebben we een enquête gevoerd naar het belang van een bedrijfsrestaurant, wat niet in Nijvel maar wel in Brussel bestond. Een andere enquête die we bij ons personeel afgenomen hebben, had betrekking op de keuze van de vervoersmiddelen om de vestiging te bereiken. Op basis van deze peiling hebben we besloten om een shuttlebus in te voeren, die tijdens het spitsuur om het kwartier van en naar het station van Eigenbrakel rijdt. We hebben ook een wedstrijd georganiseerd voor de keuze van de namen van de verschillende vleugels en vergaderzalen in de nieuwe vestiging van het Parc de l’Alliance. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Da Vinci en Mercator als naam voor de twee vleugels van het gebouw”.

De vleugel Da Vinci is de grootste en telt drie niveaus. Daar bevinden zich de nieuwe specifieke installaties van het Onderzoek- en Ontwikkelingscentrum en de kantoren van de R&D-medewerkers. De inrichting van hoogtechnologische laboratoria in een gebouw met gebogen vormen, dat oorspronkelijk bestemd was voor kantoren, was een grote technische uitdaging voor het projectteam.

In de opslagplaats van 1.250 m² op de kelderverdieping liggen de voorraad grondstoffen en de benodigdheden voor de R&D-afdeling. Naast de opslaghal werden grote klimaatkamers – de grootste van Europa – ingericht. In die kamers wordt de stabiliteit van de producten getest.

Verdiepingen, dual offices en bubbles
Elke verdieping beschikt minstens over een vergaderzaal en een bubble, soms meerdere. De assistenten en niet-managers hebben een lokaal op de verdieping terwijl de managers met twee een kantoor delen, zonder scheidingswand. De privékantoren zijn voorbehouden aan de directeurs en het senior management. Dit betekent dus dat er maar drie soorten kantoren zijn.

Wat het technologische aspect betreft, is het gebouw uitgerust met wat intussen de norm geworden is: voice over IP voor telefonie, ecologische verlichting die automatisch in- en uitgeschakeld wordt met behulp van licht- en bewegingssensoren, verzorgde isolatie, warmteterugwinning op de ventilatie voor de verwarming van de parking en de opslagplaats... En dankzij de hoge ramen kan men maximaal profiteren van het daglicht.

Het gebouw Da Vinci beschikt over specifieke voorzieningen die verband houden met de R&Dactiviteiten: strikte toegangscontrole, ruimten met klimaatregeling die 50% minder energie verbruiken dan in Nijvel, en hoogperformante afzuigkappen (60.000 m³/u) die 30% efficiënter zijn dan in Nijvel en waarvan 90% van de calorische energie teruggewonnen wordt voor de voorverwarming van de binnenkomende lucht!

Er worden ook wasserij-, naai-, carwash- en fotoontwikkelingsdiensten aangeboden om het evenwicht tussen het privé- en beroepsleven te bevorderen. Al deze diensten bewijzen dat Baxter grote inspanningen levert om een hoogkwalitatief niveau te behouden wat de werkomgeving van zijn werknemers betreft.