GETRONICS

change management als uitdaging

ict-bedrijf Getronics definieerde ‘het nieuwe werken’ als een missie met vele facetten: het welzijn van de werknemers, het aantrekken van jong en nieuw talent, het optimaliseren van de kosten en het inzetten van het eigen project als ‘showcase’ en voorbeeldfunctie naar de klanten van het bedrijf. NWoW (New World of Work) werd de werktitel voor het opzet.

Het concept vertrekt vanuit de bedrijfscultuur en ondersteunt ‘werken wanneer en waar men wil’. NWOW bestaat uit drie luiken: een overkoepelend luik, dat het versterken van de banden tussen bedrijf en medewerkers beoogt; een ICT-luik, dat het mogelijk maakt overal te werken en een HR-luik. De aantrekkelijkheid van de werkplek zit vast verweven met de uitstraling van het bedrijf en is bepalend voor het overdragen van de ‘Corporate Culture’ op de medewerkers. Een verhuisproject bracht de intentie om ‘het nieuwe werken’ in te voeren in een stroomversnelling. “Het nieuwe werken is al lang niet meer zo nieuw, maar nu werken de ingrediënten plots samen” stelt Marc Dick, Director Finance & Administration, vast. “De acceptatie door het topmanagement is de doorslaggevende factor om het echt voluit te laten functioneren”.

Procesevaluatie
Het voortraject is uiterst belangrijk. Er mag niets aan het toeval overgelaten worden. Het invoeren van NWOW ging dan ook gepaard met een grondig nadenken over de processen. Vooreerst werd informatie ingezameld over de bestaande inrichting. Dat gebeurde door AOS Studley en eigen mensen.
Het bleek dat ‘vergaderen’ al de hoofdactiviteit was waarvoor de vroegere hoofdzetel in Evere werd gebruikt. In 70 à 75% van de gevallen ging het om informele vergaderingen met 2 tot 4 mensen, die 0,5 tot 1 uur duurden. De ruimte-inrichting van het gebouw stond echter helemaal niet meer in functie tot het reële gebruik. “Dat was een best confronterende vaststelling” aldus Ivan Cols, die deel uitmaakte van de werkgroep ‘Facilities & Design’. “Het lag dan ook voor de hand dat de nieuwe ruimte moest ingericht worden in functie tot de activiteiten. Er volgden voorstellen door AOS Studley”.
De voorstellen resulteerden in clusters van mensen die het meest met elkaar samenwerken. Deze clusters werden als vlekken in het vloerplan verwerkt. Daarop volgde de berekening van de procentuele bezettingsgraad per cluster en de benodigde vergaderruimte per cluster.

Ergonomie & welzijn
De inrichting werd profi elgebonden aangepakt met testopstellingen van meubilair in de vroegere hoofdzetel. Stoel- en kleurkeuzes werden uitgefi lterd. Niet alles laat zich echter in een proefopstelling verwezenlijken, zodat ook 3D-simulaties een belangrijke rol speelden in het afstemmen van kleuren en materialen.
De inbreng van het comité voor veiligheid en gezondheid was hier ook van belang. Zo volgde om hygiënische redenen de mogelijkheid te kiezen voor een persoonlijk toetsenbord, daar een gedeeld klavier op de flexibele werkplek bacteriën kan verspreiden onder de collega’s bij ziekte. Het toekennen van een persoonlijk toetsenbord had dan weer gevolgen voor het formaat van de persoonlijke lockers, die dieper moesten.
Er zijn 200 desks ingetekend maar in totaal staan er ongeveer 400 plaatsen ter beschikking om te werken als gevolg van zeer flexibele gebruiksmogelijkheden. “Er kan bij mooi weer zelfs rondom het gebouw gewerkt worden dankzij het WiFi-netwerk en de bankjes op het gazon” klinkt het enthousiast bij Ivan Cols.
“Communicatie is essentieel voor het welslagen van een project als NWOW” beamen beide gesprekspartners. “Mensen betrekken, uitleggen waarom iets gaat gebeuren, neemt drempels en de automatische angst voor verandering weg. Het uitveren van een strikt afgelijnd programma op korte termijn is een andere succesfactor. Wanneer het gebouw werd betrokken was alles klaar en dat werkt veel beter dan een stap voor stap verandering”.

Groen-implementatie
De nieuwe locatie voor de Getronicshoofdzetel dateert uit 2001 en was voorzien van technische vloeren en verlaagde plafonds. Hoewel het pand gehuurd wordt, kreeg het op eigen initiatief van het bedrijf een ‘groene makeover’. Zo zijn alle elektrische schakelaars vervangen door bewegingssensoren om energieverspilling door het onnodig laten branden van de verlichting uit te sluiten. De keuze van de verlichtingsarmaturen is een andere bijdrage tot de energiezuinige werking.
Aandacht voor milieu heeft echter niet alleen te maken met het gebouw. Zich minder verplaatsen naar kantoor en gebruik maken van de nieuwe technieken heeft een directe positieve invloed op het energieverbruik.
Nog een voorbeeld van ‘groen’ denken is de plaatsing van een 13-tal eilandjes voor de afvalverzameling i.p.v. de gebruikelijke individuele afvalemmer. Deze keuze resulteert in een besparing op de algemene schoonmaakkosten en beperkt de slijtage van de vloerbedekking (tapijt extra bevuild door morsen rond afvalemmer). Marc Dick vertrouwt ons nog een anekdote toe: “Aanvankelijk hingen boven de eilandjes drie kleurcodes voor de afvalsortering. Gezien deze echter bleken af te wijken van wat de medewerkers thuis gewend waren, leidde dit tot verwarring. Nu zijn er eigen logo’s ontworpen en werden de medewerkers geïnformeerd via de beeldschermen in het gebouw”.

Gebruiksaanwijzing
Voor Marc Dick is niet de implementatie van het nieuwe werken dé uitdaging voor de onderneming, maar wel het individueel omgaan met de nieuw gecreëerde situatie. “Change management is dan ook cruciaal voor het welslagen van een dergelijk project” benadrukt hij. “De mensen moeten leren omgaan met het nieuwe werken en de daaraan gekoppelde nieuwe technieken. Zo vergt het gebruik van videoconferencing ter vervanging van het traditionele fysieke vergaderen een aanpassing. Getronics heeft daarvoor korte trainingsessies georganiseerd”.
In het nieuwe gebouw staan alle vergaderzalen altijd klaar voor gebruik. Er zijn geen directiekantoren meer voorzien omdat juist de directieleden het minst aanwezig zijn in hun kantoor en het meest betrokken bij vergaderingen. De vergaderzalen zijn uitgerust met ‘smartboards’ i.p.v. de verouderde flipcharts. “Dat resulteert niet alleen in het uitsluiten van papierafval, maar verhoogt ook de beveiliging van vertrouwelijke informatie, omdat de nota’s niet ergens blijven rondslingeren” argumenteren onze gastheren. Nog meer goed nieuws voor de informatiebeveiliging is dat dankzij de clean desk policy facturen of andere belangrijke documenten niet langer ‘open en bloot’ zichtbaar zijn voor iedereen die langsloopt.

Vrije keuze
“NWOW, of het nieuw werken in het algemeen, is geen synoniem voor het uitdrijven van de medewerkers uit het kantoorgebouw!” stelt Marc Dick. “Iedereen mag thuiswerken, maar wie liever op kantoor werkt is hier heel welkom. Zelfdiscipline en zelforganisatie zijn inherent aan NWOW, zowel als het virtuele coachen door het management. Op 24 december 2010 stelden we de laagste bezettingsgraad vast met slechts 15 mensen als gevolg van de hevige sneeuwval.” NWOW was ook aanleiding om een policy uit te werken m.b.t. de verrekening van kosten voor het thuiswerken. Dat gebeurde op basis van een business case en leidde tot het indelen van medewerkers in drie categorieën volgens het te verwachten aandeel thuis- of buiten kantoor werken. Er is gekozen voor een forfaitaire maandelijkse vergoeding. Samenaankoop van kantoorstoelen voor thuiswerken was geen optie, omdat dit zou lijden tot het voeren van een administratie om de stoelen te traceren, terug te roepen bij vertrek van een werknemer en nieuwe collega’s zou opzadelen met al gebruikt meubilair. Marc Dick: “In de toekomst wordt sterk overwogen om bij te dragen in de aankoop van personal devices door medewerkers. Het gebruik van één enkel toestel voor werk en privé is niet alleen handig, maar laat iedereen ook toe om de naar individuele inzichten beste keuze te maken!”.

Met gunstig gevolg
De ‘clean desk policy’ die deel uitmaakt van NWOW sluit uit dat er nog op de werkplek wordt gegeten. Iedereen maakt nu gebruik van de gezellig warm ingerichte lunchruimte, wat leidt tot veel meer onderlinge contacten.
Dankzij de realisatie van dit project wordt de facilitaire organisatie bevrijd van interne verhuizingen en kan ze zich toespitsen op het verhogen van de efficiënte werking. Er is een kostenbesparing van 24% op het facilitair gebeuren genoteerd.
NWOW heeft na negen maanden operationeel te zijn al nieuwe contracten opgeleverd en trekt heel wat nieuwe contacten aan om er kennis mee te maken. ‘Change management’ is de onontbeerlijke eerste stap die moet gezet worden en waarvoor Getronics consultancy aanbiedt. Ook de bestaande klanten komen veel vaker op bezoek sinds de nieuwe hoofdzetel in gebruik werd genomen. n