NORPAC

Communicatie en flexibiliteit centraal

Eind vorig jaar betrok Norpac haar gloednieuwe hoofdzetel in Villeneuve d’Ascq. De verhuis was voor het Franse bouwbedrijf de perfecte aanleiding om de inrichting van de kantoren over een andere boeg te gooien. Openheid en ecologie waren hierbij de sleutelwoorden. Een kolfje naar de hand van Exode…

Bij de bouw van haar nieuwe kantoren had Norpac een dubbel doel voor ogen. Enerzijds moest het volledige gebouw (zowel buiten als binnen) milieuvriendelijk zijn. De keuze van ‘groene’ materialen was dus uitermate belangrijk. Anderzijds wilde de onderneming dat de inrichting van de kantoorruimte tot een communicatievere organisatie en aangenamere werksfeer zou bijdragen. Na de selectie van een geschikte aannemer voor de constructie van de nieuwbouw, stapte Norpac met deze dubbele boodschap naar diverse architectenbureaus (in Frankrijk en België) voor de inrichting van de 4 verdiepingen. Uiteindelijk beantwoordde het conceptvoorstel van Exode Architecture uit La Hulpe het best aan de doelstellingen en het imago dat de opdrachtgever wou uitdragen. Bovendien beschikt dit bureau over een jarenlange ervaring en knowhow op het vlak van ‘workplace design’, wat Norpac de garantie gaf dat de samenwerking tot het verwachte resultaat zou leiden.

Stap voor stap
Christophe Erkens, Directeur en Oprichter van Exode Architecture: “Sinds jaar en dag werkten de medewerkers van Norpac elk vanuit hun eigen afgesloten bureau of in kleine open spaces. Daar moest verandering in komen. De ervaring leerde immers dat de bouwsector een flexibele, open en communicatieve kantoorinrichting vereist. Plannen moeten kunnen worden opengelegd, projectteams moeten ruimte hebben om samen te zitten, extra werkplekken moeten kunnen worden gecreëerd wanneer projectleiders van de werf terugkomen, …”. Toen het conceptvoorstel van Exode in april 2008 werd goedgekeurd (nog voor de constructie van het gebouw zelf werd aangevat), besloot het bureau het interieurdesign stap voor stap verder uit te werken. In een eerste (macroscopische) fase werden de vaste ruimtes bepaald: vergaderruimtes, kopieerpunten, de traphal en het IT-lokaal. De inplanting ervan op elk van de vier verdiepingen kon niet worden gewijzigd, in tegenstelling tot de rest van het interieur dat volledig flexibel zou worden. Alvorens de concrete invulling van elke vloer op papier te zetten, voerde Exode een reeks gesprekken met alle afdelingshoofden. Op basis van hun feedback werden verschillende types medewerkers gedefinieerd (leidinggevenden, verkopers, administratieve krachten, ingenieurs, werfleiders), elk met hun eigen behoeftes en verlangens. Exode werkte vervolgens een microscopisch ontwerp uit: 333 werkplekken werden gecreëerd, archiefkasten gepositioneerd, ‘coffee corners’ en ‘lounge’ ruimtes ingeplant. De plaats die elke afdeling in het gebouw kreeg toegewezen, speelde op haar beurt in op de specifieke noden van Norpac. Diensten die vaak samenwerken, kwamen in elkaars buurt terecht. Departementen die veel bezoekers ontvangen, werden zo dicht mogelijk bij de ingang geïnstalleerd. Zo werd ook de directie uit haar ivoren toren gehaald en op de eerste verdieping ondergebracht, net boven het onthaal. Deze centrale locatie zorgt er niet alleen voor dat het management veel vlotter bereikbaar werd (zowel voor het personeel als voor bezoekers). Ze draagt ook bij tot een minimaal gebruik van de lift, wat kadert in de filosofie van het bedrijf om naar een energiezuinig gebouw te verhuizen.

Flexibiliteit
Met dit flexibel ontwerp trok Exode naar de klant. In deze fase was een belangrijke rol weggelegd voor de medewerkers van Norpac. Ze kregen namelijk de mogelijkheid om hun werkruimte, vertrekkende van het voorstel van Exode, volgens hun specifieke behoeftes optimaal in te richten: werkposten en loungeruimtes konden worden gewisseld, scheidingswanden verplaatst of weggelaten. Dit gebeurde weliswaar steeds in overleg met het architectenbureau en zonder van de voorgestelde typologie af te wijken. De voornaamste moeilijkheid die tijdens dit proces moest worden overwonnen, was de medewerkers ervan te overtuigen dat het niet de bedoeling was hun vertrouwde omgeving te reproduceren. Toch leidde deze intensieve wisselwerking uiteindelijk tot een definitieve indeling die zowel de klant als de architect tevreden stemde.

Communicatie centraal
Bij de keuze van het meubilair en de materialen hield Exode voortdurend rekening met het belang van de wisselwerking tussen de medewerkers. “Daarom kozen we bijvoorbeeld niet voor individuele bureaus, maar voor benches waaraan vier tot zes personen kunnen werken. Deze oplossing creëert niet alleen een gevoel van openheid, maar biedt ook voldoende ruimte om plannen open te leggen. Bovendien kunnen er eenvoudig extra werkplaatsen aan de benches worden toegevoegd of kunnen projectteams worden samen gezet” zegt Christophe Erkens. De lage archiefkasten en opaalkleurige glazen/ geperforeerde houten wanden zorgen er bovendien voor dat de leidinggevenden nooit volledig van hun medewerkers zijn gescheiden, wat de communicatie met hun medewerkers bevordert. De halfhoge glazen wanden zijn overigens multifunctioneel: ze absorberen het geluid, zorgen voor een virtuele opsplitsing van de ruimte en kunnen als werkinstrument worden gebruikt. Er werden immers metalen strips op aangebracht waarop plannen kunnen worden bevestigd. Tevens bevatten ze een bakje voor stiften om aantekeningen te maken. Of hoe een scheidingselement een uiterst interactieve tool wordt! De open structuur van elke verdieping wordt nog versterkt door de integratie van ‘lounge’-ruimtes en hoge tafels voor informele vergaderingen. Ook bij een maximale bezetting hebben de medewerkers dus niet het gevoel al te dicht op elkaar te zitten. Zelfs de vergaderzalen (de enige volledig gesloten ruimtes) zijn geen volledig geïsoleerde boxen dankzij het gebruik van semitransparante wanden.

Groen interieur
De nieuwe zetel van Norpac ligt in het Ere Park in Villeneuve d’Ascq. Deze bedrijvenzone ten noorden van Parijs ontving zowel het HQE (Haute Qualité Environnementale – Hoge milieukwaliteit) als het BBC (Bâtiment Basse Consommation – Energie-efficiënt gebouw) label. Ook bij het nieuwe hoofdkantoor van Norpac werd dus zeer veel aandacht aan de energetische aspecten besteed, zowel op het vlak van verwarming, verlichting, isolatie als verluchting. Deze ‘groene’ dimensie speelde niet enkel een vooraanstaande rol bij de constructie van het gebouw zelf, ook de inrichting van de kantoren moest aan dit criterium beantwoorden. Christophe Erkens: “Binnenin hebben we stuk voor stuk voor milieuvriendelijke materialen geopteerd: van de verven en lijmen, tot scheidingswanden in echt hout. Daarnaast zorgt een vernuftig verlichtingssysteem voor flinke energiebesparingen. In plaats van lampen in het plafond, kozen wij voor staande exemplaren op elke bench en hanglampen aan de wanden. Deze zorgen zowel voor direct als indirect licht, schakelen automatisch aan en uit naargelang het aanwezige personeel en de helderheid wordt in functie van het buitenlicht aangepast. De grote ramen aan de noordkant beperken trouwens de hoeveelheid benodigd kunstlicht. En deze aan de zuidkant zijn met een luifel afgeschermd, wat ervoor zorgt dat er minder moet worden gekoeld in de zomer. Om de geluidshinder te beperken, kozen we voor tapijttegels, een absorberend plafond en geperforeerde houten scheidingswanden en archiefkasten”.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Norpac nam tenslotte niet enkel haar verantwoordelijkheid ten opzichte van het milieu, maar zorgde ook voor een optimale toegankelijkheid van het gebouw voor slechtzienden en mindervaliden. Zo werd de op maat gemaakte onthaalbalie deels verlaagd, de vloerbekleding voor de lift aangepast, een metalen plaatje met braille in de trapleuning ingewerkt, … Maatschappelijke verantwoordelijkheid beperkt zich voor Norpac niet alleen tot de werven waar het actief is, de bouwonderneming zet deze filosofie consequent door in de eigen hoofdzetel.