Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
image (1)
De ‘huisjes’ als lounge bieden een perfecte uitvalsbasis voor informelere one-to-one’s of teammeetings.
image (2)
image (3)
Erika De Vos, Human Resources Director bij Spadel
image (4)
PROFACILITY MAGAZINE NR. 45 MAART 2015 35 De tafel vertrekt aan de receptie en loopt door via de vergaderzalen naar de eigenlijke kantoorzone.
image (5)

SPADEL


Groene draad voor Spadel nieuwe hoofdzetel

Maatschappelijk verantwoord ondernemen en zorgzaam omgaan met het milieu zijn essentiële waarden voor Spadel, algemeen bekend met de merknamen Spa, Bru, Carola, Wattwiller en Brecon Carreg. Vanzelfsprekend werden deze waarden nauwlettend bewaakt en liepen ze als ‘groene draad’ doorheen het verhuisproject voor een nieuwe hoofdzetel.

Eduard Coddé

De hoofdzetel van Spadel was gehuisvest in de voormalige Apple-kantoren aan de Kolonel Bourgstraat in Schaarbeek. De uitstraling van het gebouw strookte helemaal niet met het sprankelend imago van de Spadel-producten. De CEO gaf dan ook zelf groen licht voor het zoeken naar een nieuwe locatie, wat gepaard zou gaan met een open space inrichting, een herschikking van de indeling in functie van de onderlinge samenwerkingsverbanden en de invoering van een clean desk policy als aanzet tot het nieuwe werken. “Spadel legt zwaar het accent op MVO en we hebben daartoe een MVO- Manager in dienst” licht Erika De Vos, Human Resources Director, toe. “De nieuwe locatie moest onze duurzaamheidsvisie ondersteunen. Elk onderdeel van het verhuisproces en de nieuwe inrichting werd dan ook grondig gescand. Leveranciers moesten gedetailleerde productfiches voorleggen, ecolabels en attesten aandragen, kortom bewijs leveren van de voorgestelde duurzaamheid”.

Werkplek met panoramisch uitzicht
Bij het selectieproces voor een nieuwe locatie kwam de bereikbaarheid met het openbaar vervoer evenzeer aan bod als de open ruimte (één plateau) en de maximale inval van natuurlijk daglicht. Een Breeam-certificatie was wenselijk. Erika De Vos: “De nieuwe locatie moest toelaten alle werknemers van de Brusselse vestiging die deel uitmaken van de Belux & Export organisatie of van de ondersteunende groepsfuncties, op één vloer te huisvesten. Een deel van hen is frequent buitenhuis”. De aanleiding tot de verhuis was geen besparingsronde en er was dan ook geen dwang om met minder vierkante meters rond te komen. Daarom is vooreerst geopteerd voor een clean desk policy, niet voor flex desk. Er werd een lange lijst van gebouwen afgewerkt, waarvan slechts één er echt uitsprong: Woluwe Heights, waar de vijfde verdieping niet alleen veel daglicht maar ook een prachtig rondom zicht biedt en vooral toeliet om een inspirerende werkomgeving te creëren in ‘open space’.

‘Wij’-inrichting
De inrichting van de nieuwe thuis moest maximaal de waarden van het bedrijf en zijn medewerkers uitstralen, de HR-slogan ‘Eén team, één bedrijf’ belichamen. “We hebben heel wat referenties bezocht”, blikt Erika De Vos terug. “Via één van deze referenties hebben we D&C Services ontmoet en vielen meteen voor de voorgestelde aanpak met hergebruik en recyclage van uitgediend kantoormeubilair, kortweg NNOF, wat helemaal aansloot bij onze MVO-filosofie”. Toch was het eerst ingediende conceptvoorstel niet meteen raak. “We misten het ‘wow’-gevoel; er moest meer Spadel-spirit inzitten” commentarieert Erika De Vos. “De HR-slogan ‘Eén team, één bedrijf’ werd opnieuw vooruitgeschoven en plots was er het idee ‘allen op één lijn’, ‘allen aan één tafel’, wat de groene draad werd voor de uitrol van het inrichtingsproject”.
Kurt Florus, bestuurder D&C Services: “Het idee was om alle mensen aan één doorlopende tafel te plaatsen. Het concept is uitgerijpt door dialoog met de klant. De tafel vertrekt aan de receptie en loopt door via de vergaderzalen naar de eigenlijke kantoorzone. Waar de tafel fysisch onderbroken wordt – vb. door een glazen scheidingswand tussen twee vergaderzalen, slaat een ‘huisje’ de brug, zodat de uitgezette lijn toch continu doorloopt”. Alle afdelingshoofden werden als ‘Spadel-ambassadeurs’ betrokken bij de macroplanning om de ideale samenwerkingsverbanden tussen de afdelingen te analyseren en aansluitend uit te tekenen. Daarna werden nog veel meer medewerkers betrokken bij de microplanning, wat o.a. de definitie van de verschillende werkplektypes omvatte. Erika De Vos: “Er was vooraf nadrukkelijk een deadline gesteld, zowel naar D&C Services als naar de eigen mensen”.

Functioneel met een knipoog
De nodige infosessies en diverse communicatievormen stimuleerden de betrokkenheid van alle medewerkers. Er werd zelfs een reactiekanaal opengesteld onder de vorm van een emailadres (move@spadel.com). Om de betrokkenheid en de commitment van de medewerkers te maximaliseren, werden eveneens werkgroepen rond ‘look & feel’ opgericht. “De tafel als groene draad doorheen de kantoorvloer werd afgeplakt bij een eerste bezoek van de medewerkers aan de nieuwe locatie” gaat Kurt Florus verder. “De samenwerking tussen alle mensen en alle departementen verliep fantastisch; Spadel heeft echt over alles nagedacht!”.
In de overgang tussen de bezoekers- en de eigenlijke kantoorzone is een indrukwekkende ‘wall of fame’ ingericht waarin alle Spadel-producten een plaatsje kregen. Aanpalend is er een ‘waterbar’ waar al die producten ter beschikking staan in koelkasten en ook een ontspanningshoek met kickertafel ontbreekt niet. Zelfs twee terrassen met grastapijt veraangenamen het werkklimaat. Een technische vloer en plafond verzekeren maximale flexibiliteit naar de toekomst, terwijl ook een WiFi-netwerk werd uitgerold. Alle medewerkers beschikken over een smartphone waarop de vaste lijnen worden doorgeschakeld, tevens een bijdrage tot de clean desk policy. Een ‘papierslag’ gedurende vijf opeenvolgende weken hielp om het papiervolume te reduceren dat van de oude naar de nieuwe locatie moest verhuizen.
Geheel aansluitend bij de MVO-filosofie werden twee vergaderzalen uitgerust voor videoconferencing. De naamgeving voor alle vergaderfaciliteiten, evenals voor de waterbar is het resultaat van een interne wedstrijd. Bij de aankleding van het kantoor vallen overal verwijzingen op naar de ‘natuur’ van de Spadel-activiteiten. Zo zijn er onder meer verlichtingsarmaturen en stoelen aan de receptie in (water)druppelvorm en keren prachtige foto’s van landschappen of details uit de Hoge Venen waar het bronwater ontspringt, overal terug als blikvanger.
Het verhuisproject droeg de naam ‘Spadel on the move’ en er werd een specifiek logo voor ontwikkeld. De horizontale doorsnede van het ‘Woluwe Height’-gebouw lag aan de basis voor het design van dat logo, waarin ook de Spadel-kleuren terugkeren. Een gebruikershandleiding met ‘huisregels’ in de vorm van het logo, evenals een muismat en plexi-fotokader met dezelfde styling werden als welkomstpresentjes aan alle collega’s overhandigd bij de inhuizing.  

Partners en leveranciers die aan het project meewerkten


WORKPLACE DESIGN & BUILD

De ‘huisjes’ als lounge bieden een perfecte uitvalsbasis voor informelere one-to-one’s of teammeetings.


Erika De Vos, Human Resources Director bij Spadel
PROFACILITY MAGAZINE NR. 45 MAART 2015 35 De tafel vertrekt aan de receptie en loopt door via de vergaderzalen naar de eigenlijke kantoorzone.




Last update: 16/10/2017 10:01:10