DIMENSION DATA

Light House Building, een nieuwe technologische showcase voor het bedrijf

Tussen het besluit van Dimension Data om te verhuizen en de effectieve bezetting van de 6.500 m² kantoorruimte verstreken slechts enkele maanden... Het resultaat is verbluffend, met een gebouw dat een nieuwe organisatie inzake flexdesk integreert, ondersteund door de meest geavanceerde technologieën op het vlak van netwerken en communicatie, ontwikkeld door Dimension Data. Dat alles in 5 architecturale sfeerwerelden, gecreëerd door Admos.

De verhuis van Dimension Data naar het Light House in Diegem is een rechtstreeks gevolg van de overname van netwerkintegrator NextiraOne. De overname gebeurde in februari 2014: de 140 medewerkers van NextiraOne werden samengebracht met de teamleden van Dimension Data. De verhuis was nodig om de integratie van de twee teams te versnellen en de interactie te bevorderen. Verhuizen was des te dringender omdat de autonome groei van Dimension Data in een gestaag tempo evolueerde en het bedrijf nog eens honderd nieuwe medewerkers verwelkomde in amper één jaar tijd.

Dubbele uitdaging

Chantal Olivier, Chief Financial Officer van Dimension Data herinnert het zich nog goed: “Wij werden geconfronteerd met een dubbele uitdaging op het vlak van human resources. We moesten een groot, multidisciplinair team integreren, waardoor het ook nodig was om de samenwerking tussen mensen van twee bestaande structuren te bevorderen. Om dit te concretiseren, moesten we al deze mensen samenbrengen op een zelfde locatie. Maar – en dat was de tweede uitdaging – geen van beide bestaande sites voldeden aan de vereisten, alleen voor wat de leefruimte betrof. We moesten dus op zoek naar een groter gebouw, dat de ontmoetingsplaats, de plaats voor onze samenwerking, zou worden”.
De CFO kadert twee fundamentele voorwaarden voor deze verhuis. De nabijheid van de historische sites (ten zuidoosten van Brussel) en de zichtbaarheid. “Wij beschikten over een studie over de ligging van de woonplaatsen van het personeel en we wilden vermijden dat onze medewerkers met nieuwe verplaatsingsproblemen geconfronteerd zouden worden. We wilden ook zichtbaarheid, op een belangrijke verbindingsas. Ik denk dat ik – op basis van deze twee criteria – zowat alle leegstaande gebouwen tussen het Meiserplein en Zaventem bezocht heb”.

Voorselectie van de gebouwen voor de nieuwe vestiging

Op het vlak van timing is alles zeer snel gegaan. “Wij hebben samengewerkt met Maximilien Mandart, van Cushman & Wakefied”, verduidelijkt Chantal Olivier. “We hadden drie gebouwen uitgezocht die konden voldoen aan onze verwachtingen en hebben een vergelijkend dossier opgemaakt dat we voorgesteld hebben aan onze aandeelhouders. Dit dossier bevatte onze behoeften voor wat betreft oppervlakte, de toekomstige ontwikkeling en de lokalisatie. We hadden ook al snel architectenbureau Admos ingeschakeld voor de voorbereidende werkzaamheden. In juli 2014 hebben we gekozen voor het Light House in Diegem en in oktober 2014 hadden we toegang tot het gebouw om de werf voor te bereiden. De eigenlijke werken zijn gestart medio januari en op 6 april laatstleden zijn we verhuisd”.
Christophe Erkens, Chief Executive Officer en Co-founder van Admos, herinnert zich de vereiste snelheid voor de uitvoering: “Van oktober tot december hebben we gewerkt aan de inrichting van de locatie. Het was erg kort dag. Gelukkig konden we al die tijd rekenen op de grote reactiviteit van Dimension Data. Er zijn projecten die belangrijk zijn in de historiek van een onderneming. Het project van Dimension Data was er zo eentje voor Admos, niet in het minst omwille van de grote betrokkenheid van de mensen bij onze opdrachtgever”.

Specifieke vereisten

Chantal Olivier gaat verder: “We hadden een aantal vereisten opgegeven aan Admos, onze partner voor de architectuur. We wilden ruimten waar mensen elkaar konden ontmoeten en met elkaar praten om zo de samenwerking te bevorderen. We wensten ook een garantie voor efficiëntie op het vlak van de kosten. En ik moet toegeven dat we niet ontgoocheld werden. We bezetten intussen 6.500 m² van het Light House, of tweeëneenhalve verdieping, waarover de 600 medewerkers van Dimension Data verspreid zitten. Er zijn 320 werkplekken, maar wel 720 zitplaatsen, als je de vergaderruimten en de ruimten voor informele contacten erbij telt. We hebben een werkelijke herverdeling van de werkruimte doorgemaakt: de flexdesk-formule is ingevoerd, we beschikken over aparte bubbles, tal van vergaderruimten voor face-to-face meetings of voor vier, zes tot 10 mensen. We evalueren als zodanig ook voortdurend het gebruik van deze ruimten en hebben vastgesteld dat de grote zalen steeds minder bezet zijn en de kleinere steeds vaker”.

Christophe Erkens: “We hebben de vereisten van Dimension Data zo goed mogelijk proberen te integreren door een architecturale oplossing te formuleren gebaseerd op het creëren van vijf sfeerwerelden, die evenveel geïdentificeerde businesszones afdekken: Creativity, Technology, Ecology, Lifestyle en Sociability. We hadden een team van vijf medewerkers die het project op de voet opgevolgd hebben. Ikzelf speelde de rol van SPOC (Single Point of Contact) om de vlotte afwikkeling van het dossier in de hand te werken”.
Anthony Shaikh, CEO en Co-founder van Admos, commentarieert verder: “We hebben per afdeling een typologie van de werknemers uitgewerkt om de reële behoefte aan werkruimte te bepalen. Dat was een hele uitdaging: ons werk gaf een bijkomende dimensie aan een klassieke verhuisoperatie. We werden hier geconfronteerd met de integratie van een nieuwe entiteit binnen Dimension Data, een entiteit met haar eigen waarden en eigen cultuur. Het project werd hierdoor van kapitaal belang: we moesten zowel de integratie van de mensen als van de werkplekken combineren. Dat vroeg nogal wat werk op het vlak van analyse van de bedrijfscultuur en de werkorganisatie”.

Een technologische showcase voor Dimension Data

Bart Guelinckx is Project Manager bij Dimension Data. Hij heeft actief meegewerkt aan het hele verhuisproject. “Alle onderliggende IT-aspecten van een dergelijke verhuis zitten van nature in onze corebusiness. Een heel team van deskundigen van Dimension Data was op een heel natuurlijke manier betrokken bij het project”. Een element dat volgens Christophe Erkens mee aan de basis lag van het succes van het project. “Het team van Dimension Data heeft meteen het belang ingezien om van het Light House een showcase te maken van hun competentie en van de manier waarop Dimension Data functioneert, innovatieve netwerkoplossingen kan bieden én tegelijk de kosten onder controle houdt”.

Wat bevestigd wordt door Eric Van Lint, Senior Alliance Manager bij Dimension Data: “Wij hebben hier de technologieën toegepast zoals we die aan onze klanten voorstellen, maar nu in het voordeel van onze eigen diensten. De complementariteit tussen het architecturale concept, ontwikkeld door Admos, en de geïmplementeerde communicatietechnologieën was bijzonder sterk. Elke medewerker heeft dezelfde uniforme communicatietools op zijn laptop en smartphone. Alle vergaderruimten zijn uitgerust met een systeem voor videoconferencing, aangepast aan de beschikbare ruimte. Het draadloos netwerk (WLAN) is zo performant, dat het mogelijk is om zelfs de meest veeleisende toepassingen te gebruiken in heel het gebouw, en dat bovendien terwijl men zich verplaatst. Ook de verhuisactiviteiten zelf werden aanzienlijk vergemakkelijkt door technologie-oplossingen: op vrijdag werkten de teams nog op de twee oude locaties. De maandag erop konden ze zonder problemen aan de slag in het nieuwe gebouw. De papierloze technologie in de cloud van Dimension Data heeft zijn nut bewezen. Liefst 600 mensen verhuisden in één weekend, op het moment van de halfjaarlijkse boekhoudkundige verslaggeving aan de groep! Dat heeft bijgedragen om de ondersteunende diensten beter het belang te laten inzien van de technologische aspecten die hun vakgebieden ondersteunen”.

Het aspect ‘technologische showcase’ wordt vaak gebruikt voor commerciële doeleinden: Dimension Data organiseert voortaan in-house seminaries voor de klanten en gebruikt het Light House voor het demonstreren van geïmplementeerde technologische oplossingen, vooral voor wat netwerken betreft, videocommunicatie en het virtualiseren van datacenterinfrastructuur.

Het project intern verkopen

“Admos had ons ook aanbevolen om een comité ter ondersteuning op te richten” vertelt Chantal Olivier. “Er werd – op vrijwilligersbasis – een team van 22 ambassadeurs gemobiliseerd, dat uitgebreid werd tot 50 voor de eigenlijke verhuis. Dat team heeft bijgedragen om het project intern te ‘verkopen’. Bedoeling was de mensen er zin in te doen krijgen, het project op te tillen. Door te evolueren naar een flexdesk-formule, hebben we een belangrijke verandering in de bedrijfscultuur ontketend. Om de gebruikelijke weerstand tegen verandering te overwinnen, inherent aan projecten van dergelijke omvang, hebben we een waaier aan middelen ingezet: nieuwsbrieven, teasers, sneak peek, quizz... Het in gebruik nemen van het gebouw blijkt in de praktijk een succes op menselijk vlak”.
Een succes op menselijk vlak, maar ook een financieel succes. Chantal Olivier geeft enkele cijfers: “De teams waren verdeeld over twee gebouwen. Het historische gebouw van Dimension Data telde 5.000 m² in de Raketstraat, dat van NextiraOne 2.000 m² in de Excelsiorlaan. In het Light House beschikken we over 6.500 m², zonder onze maximale opvangcapaciteit te bereiken. Een aanzienlijke daling dus van de ingenomen oppervlakte, maar met een veel beter gebruik van elke vierkante meter. Na enkele maanden hebben we vastgesteld dat de gebruikskosten vergelijkbaar zijn met vroeger, terwijl het elektriciteitsverbruik een lichte daling vertoont”.

We kunnen alleen maar vaststellen dat dit een verhuisproject was waarvan de timing en de uitvoering perfect samengingen.

Bruno Hoditte
Fotos: Marc Detiffe – Yvan Glavie