Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
De City Atrium
Foto : Marc Detiffe
image (1)
De medewerkers van de FOD Mobiliteit en Vervoer genieten nu van een aangename werkomgeving met ergonomische werkplekken (hoogteregeling werkblad, ergonomische stoelen).
image (2)
image (3)
image (4)
image (5)
Er werd een waaier werkplektypes geselecteerd: werkplekken met en zonder tussenschot, eenpersoonswerkplekken, stille ruimten, ‘overflow’-ruimte, vergaderzalen…
image (6)
image (7)
image (8)
image (9)
De bedeling van 600 postvakken werd teruggebracht tot 20 postcenters bij de lockersFoto FOD Mobiliteit en Vervoer
image (10)
De City Atrium
Foto : Marc Detiffe

SPF MOBILITY AND TRANSPORTS


Mobi4U wint Facility Award en wijst de weg voor andere openbare administraties


Het project begon als een ‘mission impossible’ omdat het beoogde ‘doelgebouw’ – City Atrium - op de gebruikers al een overvolle indruk maakte nog voor de collega’s van twee andere vestigingen er zouden intrekken. Het opzet om alle medewerkers van de FOD Mobiliteit en vervoer in een gebouw te concentreren gaf aanleiding om een totaal nieuwe visie op werken te ontwikkelen.

In het City Atrium aan de Vooruitgangstraat 56 in Brussel werkten 750 mensen. Elk van de betrokken verdiepingen was gecompartimenteerd in kantoorhokjes met daartussen veel gangen. Het leek wel op ziekenhuisgangen met heel veel ziekenkamers. “Er kan nog geen blad papier meer bij” luidde het commentaar op de gegeven werksituatie. Toch was het de bedoeling dat 250 collega’s uit andere vestigingen hier zouden intrekken.
Jan Mathu, Facility Manager- en Projectleider Mobi4U: “Het Mobi4U project werd gevoed vanuit verschillende vaststellingen. De mobiliteit voor onze mensen - en in België in het algemeen - ging er op achteruit, wat als een aanzwellend probleem werd ervaren. De druk om te besparen nam toe. Onze tweejaarlijkse tevredenheidsenquête bij de medewerkers was weinig bemoedigend en tenslotte was er nog een problematische situatie voor wat het aantrekken van jong talent betrof, in het bijzonder technisch hoog geschoolde medewerkers. Onze FOD moest zich absoluut als een aantrekkelijke werkgever aandienen”.

Een duw in de rug

In 2012 werd ‘Optifed’ gelanceerd, een programma dat projecten stimuleerde die meer efficiëntie en besparingspotentieel bij de overheidsdiensten zouden implementeren. Véronique Lagrange, die samen met Jan Mathu het Mobi4U project management op zich nam: “In 2008 lag er al een plan klaar voor onze FOD, maar dat was op dat ogenblik niet financierbaar. Met Optifed diende zich een mooie kans aan, die we met beide handen grepen”. Er was echter een niet geringe uitdaging aan verbonden: indien het ingediende plan de goedkering zou wegdragen, moest het binnen één budgetjaar worden afgerond. “Slechts 10 maanden verliepen tussen de toekenning van het budget en de oplevering” klinkt het trots.
Niet alleen de tijdsdruk vormde een beangstigende uitdaging, het ganse project moest ook nog als één overheidsopdracht worden behandeld, m.a.w. de potentiële partijen voor de realisatie moesten in staat zijn om architectuur, aanpassingswerken, elektriciteit, HVAC, ICT-netwerken, vloeren en meubels tot een goed einde te brengen. Dat betekende dat ook de gewenste types werkplek vooraf moesten gedefinieerd worden.
“Wij eisten een offerte in nauwelijks 4 weken” blikt Jan Mathu terug. “We gaven ons 1 maand om de inzendingen te evalueren”. Drie kandidaten dienden uiteindelijk een offerte in, nadat op hun vraag de indieningstermijn met twee weken werd verlengd.

Visie als motor voor Mobi4U

Het nieuwe werken doorvoeren bij de FOD Mobiliteit en Vervoer was eigenlijk het hoofdopzet. De concentratie naar City Atrium werd daaraan gekoppeld. Er werd een oproep uitgestuurd aan de medewerkers om mee te werken aan de ontwikkeling van een eigentijdse visie op het werken. Thomas De Spiegelaere, persverantwoordelijke: “Liefst 200 mensen stelden zich kandidaat. Zij gaven via 3 workshops in amper 1 maand tijd de aanzet tot een visietekst die kon worden voorgelegd aan de directie”.
Bij de visieontwikkeling stond voorop dat het niet mocht ophouden bij ‘wat willen we’; hoe de visie realiseren was een conditio sine qua non. Bij de visieontwikkeling kwam op het voorplan dat mensen verantwoordelijkheid willen, resultaat gericht werken en flexibele werktijden.

Zes projectgroepen

Véronique Lagrange: “Er werden 6 projectgroepen samengesteld die elk binnen hun domein de realisatie van de visienota moesten concretiseren. Zo boog de projectgroep ICT zich over het toekennen van een laptop aan elke medewerker, het faciliteren van thuiswerken, het algemeen gebruik van Windows 8 en de latere keuze voor Office 365 als universeel platform om overal te kunnen werken. De projectgroep document management bepaalde dat elke dienst per medewerker nog 3m kastruimte mocht behouden en bereidde de selectieprocedure voor het uitdunnen van de papieren archieven voor. Er was een projectgroep die de processen analyseerde en vervolgens stroomlijnde, een andere effende het pad voor het implementeren van de nieuwe bedrijfscultuur en het overdragen daarvan, zonder de groep ‘mobicom’ te vergeten die instond voor alle communicatie tussen de projectgroepen en intern naar alle collega’s toe”. De 6 projectgroepen vergaderden wekelijks. Voor de inrichting werd de actueelste norm van de Regie der Gebouwen gehanteerd: < 12m²/persoon, geen individuele kantoorruimten en geen wanden. De initieel 1100 werkplekken, verspreid over drie gebouwen, werden gereduceerd tot 750 flex-desk werkplekken.

Organisatorische uitdaging

Dit project stond onafgebroken onder hoogspanning en hoewel elk onderdeel op zich al genoeg professionalisme en doorzettingsvermogen vergde, was de organisatie van alle noodzakelijke verhuisbewegingen waarschijnlijk de grootste uitdaging.
Jan Mathu: “Eerst waren de 5e en 6e verdieping aan de beurt. Iedereen moest in het gebouw gehuisvest blijven tijdens de verbouwings- en herinrichtingswerken. Het was een onvoorstelbaar puzzelwerk om alles georganiseerd te krijgen. Er was al plek tekort en het was dan ook echt knarsetanden bij de mensen. Gelukkig deden de diensten ICT en Logistiek wonderen om de boel draaiende te houden”. De parking diende als uitwijk voor het tijdelijk opslaan van meubels, zodat in de buurt naar uitwijkmogelijkheden diende gezocht voor de auto’s.

Voordelen bij de vleet

De realisatie van dit project heeft op vele vlakken voordelen opgeleverd, die veel verder gaan dan de voorspelbare besparing door de aanzienlijk lagere huurkost. Zo moeten er niet langer voortdurend ‘kantoorhokjes’ verbouwd worden op de kantoorvloeren. In gans het gebouw zijn WiFi-netwerken uitgerold, gescheiden voor bezoekers en medewerkers, terwijl een bedraad netwerk de stabiliteit verhoogt. Dankzij het clean desk principe wordt bespaard op schoonmaakkosten, nogmaals versterkt doordat er niet langer individuele vuilnisemmers zijn, maar centrale afvaleilanden de dienst overnemen.

Door de nauwe betrokkenheid bij de visieontwikkeling evenals bij de concretisering via de projectgroepen, groeide er meer inzicht en waardering voor facility management. Véronique Lagrange: “Bij de aanpak van de eerste verdieping kregen we flink tegenwind, maar een bezoek aan de werf keerde het tij. De mensen zagen plots hoe ruim en licht de verdieping was. Zodra iedereen opnieuw geïnstalleerd was, overtuigde het geheel”.

Mobi4U, het nieuwe werken bij de FOD Mobiliteit en Vervoer laat 2 dagen thuiswerk per week toe, maar in de praktijk blijft het meestal bij één dag. Naast thuiswerken is er ook de mogelijkheid gebruik te maken van een satellietkantorennet, 16 locaties in de nabijheid van een station, die gedeeld worden met andere FOD’s.

Met een gerealiseerde besparing van 4,1 miljoen euro/jaar heeft de FOD Mobiliteit en Vervoer een voorbeeldstatus verworven t.o.v. de andere FOD’s. Indien hun collega’s dit voorbeeld zouden volgen, zou dat een besparing van miljoenen euro’s per jaar opleveren, zonder aan de dienstverlening noch het personeelsbestand te raken!

Eduard Coddé

 

Partners en leveranciers die aan het project meewerkten


SCHEIDINGSWANDEN


KLIMATISERENDE PLAFONDS


VERLAAGDE PLAFONDS

De medewerkers van de FOD Mobiliteit en Vervoer genieten nu van een aangename werkomgeving met ergonomische werkplekken (hoogteregeling werkblad, ergonomische stoelen).






Er werd een waaier werkplektypes geselecteerd: werkplekken met en zonder tussenschot, eenpersoonswerkplekken, stille ruimten, ‘overflow’-ruimte, vergaderzalen…






De bedeling van 600 postvakken werd teruggebracht tot 20 postcenters bij de lockersFoto FOD Mobiliteit en Vervoer








Het topteam achter het project, met als projectleider Jan Mathu, Diensthoofd Budget, Beheercontrole en Logistiek, Véronique Lagrange, experte in organisatiebeheer, en Doreen Coppens, Project & Communication Manager bij de FOD Mobiliteit en Vervoer.


Last update: 16/10/2017 09:59:32