Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
image (1)
image (2)
image (3)
image (4)
image (5)
image (6)
image (7)
image (8)
image (9)
image (10)
Een onderzoeksproject toevertrouwd aan Jones Lang Lasalle, heeft bijgedragen tot het uitschrijven (+/-40p) tellende office policy als belangrijk uitgangspunt om legitimiteit te geven aan de opbouw en geloofwaardigheid van de eigen interne analyses.

BDO


De wisselwerking tussen twee teams vehogen: het ABO bekeken door BDO


Het activity based office (ABO), één van de varianten van NWOW (New World of Work), wint steeds meer terrein binnen de kantoren van BDO België, specialist op het vlak van financiën en juridisch, fiscaal en managementadvies. Na Antwerpen en Terhulpen zijn nu ook de vestigingen in Luik en Zaventem aan de beurt om hun werkruimten te reorganiseren. Heel binnenkort volgt ook Namen.

BDO maakt deel uit van een sterk internationaal netwerk van zo’n 60.000 partners en medewerkers, actief in meer dan 150 landen. In België beschikt BDO over negen locaties, die samen 550 medewerkers groeperen. Nathalie Gosse, Head of Procurement, geeft toelichting bij het ontstaan van het reorganisatieproject van de werkruimten: “BDO wil graag een modern, jong en dynamisch imago uitstralen, wil innovatief zijn en aansluiten bij de nieuwe trends. Door over te stappen naar een organisatiestructuur gebaseerd op activiteit (ABO), ging het er niet om vierkante meters te winnen. Integendeel, de nieuwe inplantingen bieden nieuwe, comfortabele ruimten. We hebben het groot willen zien om ons voor te bereiden op de toekomst”. Het klopt weliswaar dat de kost per vierkante meter niet op dezelfde manier doorweegt in het centrum van Antwerpen en voor het hoofdkantoor van Brussels Airport (Zaventem) als in Battice, in de omgeving van Luik. Wat was dan de drijvende kracht achter deze wijziging in de bedrijfscultuur? Om dat te begrijpen, moeten we een paar jaar terug in de tijd...

Een beslissend bezoek “Het is in 2011 dat het nadenken over een activity based office bij ons begonnen is” vertelt Nathalie Gosse. “Na het bezoek aan een aantal kantoren, meer bepaald die van onze Nederlandse collega’s (27 BDO-vestigingen) en die in Londen, dat we de beslissing genomen hebben om – telkens op het einde van een huurperiode, bij elke nieuwe locatie of bouwproject – over te schakelen naar een flex office concept. Er werd een onderzoeksproject toevertrouwd aan Jones Lang Lasalle, dat bijgedragen heeft tot het uitschrijven van een veertigtal pagina’s tellende office policy. Dit uitgangspunt was belangrijk om legitimiteit te geven aan ons uitgangspunt en de geloofwaardigheid van onze interne analyses. Maar ook om bij de collega’s goodwill te creëren voor de veranderingen die er zaten aan te komen. Het kantoor in Antwerpen was in 2013 het eerste dat aangepast werd aan NWOW. Daarna volgde Terhulpen en in de volgende fase zal Namen aan de orde zijn, met waarschijnlijk – binnen twee jaar – de bouw van een nieuw gebouw op de site waar we nu al gevestigd zijn, het Parc Scientifique Créalys”.

Zeer concrete doelstellingen

De reorganisatie van de werkruimten bij BDO beperkt zich niet tot het meegaan met een modetrend. Er waren zeer duidelijke doelstellingen vooropgesteld voor de betrokken teams: “Er is een vraag naar het vergroten van de wisselwerking tussen de teams” legt Nathalie Gosse uit. Bovendien is het interessant om opportuniteiten te creëren om collega’s te ontmoeten vanuit de verschillende business lines, om zo competenties te verenigen in het belang van de klant. Met de nieuwe organisatie hebben medewerkers niet alleen meer mogelijkheden voor uitwisselingen dankzij informele ontmoetings- en ontspanningsplaatsen die vroeger niet bestonden, maar genieten ze ook meer mogelijkheden om zich te concentreren dan in de ‘ouderwetse’ open space inrichting of in de kantoren voor vier, zoals voordien. Daarnaast komt de grotere aandacht die besteed werd aan ergonomie en akoestiek iedereen ten goede. Tot slot hebben de medewerkers ook toegang tot technologieën die hen het leven een stuk gemakkelijker maken: een gecentraliseerd klassement (met mobiele kasten), een doorgedreven digitalisering van documenten en dat uitgebreid over alle afdelingen, wat tevens meer service biedt aan de klant voor het online raadplegen van documenten. Deze organisatiestructuur slaat op alle vestigingen”.

Onopzettelijke indiscreties verhinderen

Op het plan van de ruimte-indeling worden de verschillende zones voor het onthaal en de vergaderruimten, bestemd voor klanten en bezoekers, resoluut gescheiden van de werkruimten voor de medewerkers. In Antwerpen, Zaventem en Terhulpen bevinden deze zones zich zelfs op aparte verdiepingen, terwijl in Battice-Luik de benedenverdieping van de nieuwe vleugel, die in 2014 gebouwd is, voorbehouden is voor bezoekers.
Nathalie Gosse licht toe: “Behoefte aan een totale geheimhouding komt niet zo vaak voor, maar daarentegen is de discretie tot in alle details wel strikt van toepassing. Bezoekers doorkruisen dus niet langer de werkruimten. Een gang leidt hen tot aan de vergaderzalen. Zo bestaat er niet de minste kans dat nog een flard van een gesprek wordt opgevangen of de naam op een dossier leesbaar is. Voor het personeel echter zijn er juist meer mogelijkheden tot wisselwerking m.b.t. de dossiers. Daarnaast is thuiswerken, wat voordien slechts informeel bestond, vandaag goed verankerd in de werkgewoonten en helemaal in lijn met de gedachte achter ABO”.

Het geheim van het succes: het adopteren van deze concepten door het management

De medewerkers hebben allen een presentatie gekregen met toelichting over de verschillende ter beschikking gesteld werkruimten, evenals een document waarin richtlijnen voor het gebruik uitgewerkt zijn. “Deze regels trekken de mensen van andere vestigingen over de streep” stelt Nathalie Gosse vast, want de collega’s reizen veel. “Vandaag zijn de kantoren die nog niet in ABO-modus werken vragende partij voor een flex office. Aanvankelijk moet je het management overtuigen om de nieuwe regels te aanvaarden en het voorbeeld te geven”. Soms is daarbij zelfs een extra duwtje nodig: onze woordvoerster haalt het voorbeeld aan van de manager, die elke morgen systematisch van werkstation veranderde, om te vermijden dat de medewerkers het werkstation dat hij bezette als het ‘zijne’ zouden beschouwen en het dus niet zouden durven gebruiken. Achteraf bekeken is iedereen tevreden bij de BDO-vestigingen die de verandering naar de nieuwe organisatie al hebben afgerond. “Zes maanden na de omvorming van de zetel in Antwerpen hebben we een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd, waarvan de goede resultaten ons geholpen hebben voor onze communicatie naar andere vestigingen toe” herinnert Nathalie Gosse zich. “Natuurlijk waren er bepaalde mensen die bedenkingen hadden. Maar allemaal hebben ze het geapprecieerd om voortaan een verschillend werkstation te kunnen kiezen in functie tot het soort werk voor die dag. Wat de vermindering van het aantal kasten betreft, hebben zelfs de mensen die de gewoonte hadden om bergen documenten te bewaren, niet meer moeite dan anderen met de nieuwe manier van werken. De comfortzones worden erg op prijs gesteld. Zo ook de clean desk werkwijze: de mensen zeggen dat ze de indruk hebben om elke dag op een blanco blad papier te beginnen. Wat de voor verbetering vatbare punten betreft, werden een aantal problemen gemeld in verband met de akoestiek in sommige ruimten, wat inmiddels met enkele corrigerende maatregelen is opgelost”.

Klassiek geworden oplossingen

Wat uitrusting betreft, grijpt BDO terug naar wat vandaag klassiek geworden is: ‘benches’ van twee tot vier personen maximum; ‘bubbles’ (individuele werkkamers) waar je je kunt afzonderen om niet te storen of niet gestoord te worden; interne en externe vergaderzalen, waarvan het gebruik niet onderling uitwisselbaar is; een bibliotheek met leeshoek, coffee corner met – voor sommigen – een buitenterras met Wifi; ergonomische stoelen; in de hoogte verstelbare werkbladen (op verzoek); VoIP-telefoons met persoonlijke headset; een tweede scherm voor alle werkstations, een zeer gewaardeerde comfortvoorziening (wie gevraagd wordt om een document te behandelen en er tegelijk andere moet raadplegen, zal dit wel begrijpen); een toetsenbord en docking station waar elke werknemer zijn laptop op kan aansluiten; een locker om persoonlijke spullen in op te bergen; en voor de managers en partners nog een kast met 1 meter extra lineair klassement voor persoonlijk gebruik. In totaal telt het Luikse kantoor 44 werkplekken voor 55 mensen, met de mogelijkheid om uit te breiden naar 80 medewerkers. Met de belangrijke uitbreiding (800 m2) omvatten de gebouwen van de Luikse site nu in totaal 2.000 m2 kantoorruimte. In Zaventem is de verhouding anders: op een bruto oppervlakte van 2.700 m2 zijn 105 werkplekken geconcentreerd voor 110 mensen. De centrale geografische ligging van Zaventem maakt dat er veel vergaderingen gehouden worden op deze locatie, die zich halfweg bevindt voor de meeste werknemers. Er werden bijgevolg extra vergaderzalen en werkplekken voorzien. De vestiging in Antwerpen telt 95 werkplekken voor 120 mensen en die van Terhulpen 55 werkplekken voor 75 mensen. Bovendien beschikken alle kantoren over een bufferzone die momenteel nog niet is ingericht, om tegemoet te komen aan de groei in de komende jaren.

Patrick Bartholomé
Fotos Bernard De Keyzer

 

Partners en leveranciers die aan het project meewerkten


WORKPLACE DESIGN & BUILD


KANTOORMEUBILAIR


SCHEIDINGSWANDEN



















Een onderzoeksproject toevertrouwd aan Jones Lang Lasalle, heeft bijgedragen tot het uitschrijven (+/-40p) tellende office policy als belangrijk uitgangspunt om legitimiteit te geven aan de opbouw en geloofwaardigheid van de eigen interne analyses.




Last update: 16/10/2017 10:00:53