DELOITTE AT GATEWAY

BUSINESS CASE : DELOITTE @ Gateway, Take-off naar een attractieve werkomgeving
Deloitte nam begin dit jaar zijn intrek in het ‘Gateway’-gebouw, het eerst voltooide gebouw van het ongeveer 400.000 m² tellende ‘economische centrum’, waarmee de luchthaven kiest voor diversiteit naast het luchtverkeer. Deloitte bracht 70% van haar Belgische organisatie samen in het ‘Gateway’-gebouw, een door facility management gedreven veelzijdig en multidisciplinair project, dat in amper één jaar werd afgewerkt.

Isabelle De Becker, Chief of Staff to COO National Management en Project Manager voor de verhuis naar het ‘Gateway’-gebouw: “Onze vorige huisvesting bevond zich in Diegem, waar we door de jaren zijn gegroeid naar vier gebouwen en een centraal gebouw waarin o.a. het bedrijfsrestaurant was ondergebracht. Groot nadeel was een gebrek aan connectie en communicatie tussen de medewerkers. Gezien het huurcontract voor deze locatie ten einde liep, was het tijd voor een evaluatie van de gegeven situatie tegenover de gewenste werkomgeving”.
Bij het opstellen van het wensenlijstje verscheen helemaal bovenaan dat Deloitte een attractieve werkgever wil zijn. Een open en inspirerende omgeving die iedereen verbindt, die uitnodigt om er te komen werken, inclusief een goede toegankelijkheid met openbaar vervoer werd het objectief voor project management. Wat de klant en de medewerkers ervaren is bijzonder belangrijk en werd samengevat in ‘Client Experience’, van toepassing op zowel interne klanten, werknemers als externe klanten en bezoekers). “Het was niet de bedoeling om de mensen op minder vierkante meters onder te brengen” getuigt Isabelle De Becker. “De nieuwe locatie is wel gekozen en ingericht met een flinke groei van onze organisatie in het achterhoofd. Daarom voorzagen we één plateau in reserve”.

Activity Based werken
Jaarlijks starten ongeveer 400 juniors hun carrière bij Deloitte. Het is van het grootste belang dat zij via de werkomgeving ondergedompeld worden in de sfeer en waarden eigen aan het bedrijf. Daarom is de voordien zo gemiste onderlinge communicatie en connectie tussen de mensen uitermate belangrijk.
Isabelle De Becker: “Bij de planning van de inrichting is gewerkt vanuit ‘buurten’, samenwerkings- en meetingzones voor bedrijfstakken die heel frequent met elkaar samenwerken. De kantooroppervlakte nam met +37% toe tegenover ons vorige gebouw”.
Er is gerekend met een gemiddelde bezetting van 50%, met uitsluiting van de vergaderfaciliteiten, concentratiezones en bubbles. Voor bepaalde afdelingen ligt dat percentage nog lager – 40% - terwijl dat voor andere afdelingen kan oplopen tot 80%.
“Clean desk en flex desk werden ingevoerd bij de verhuis, maar moeten blijvend gesensibiliseerd worden” stelt Isabelle De Becker vast. “Het is ook niet langer toegestaan om eten uit het bedrijfsrestaurant mee te nemen om aan de werkplek te nuttigen. Het bedrijfsrestaurant neemt nu +55% meer oppervlakte in dan voordien. We serveren meer dan 900 couverts per dag”.

Ontmoetingsruimte
Bij de indeling van de gehuurde ruimte werd opvallend veel vergaderruimte gereserveerd. Er zijn twee verdiepingen volledig voorbehouden als vergadercentrum, in het bijzonder voor de ontvangst van klanten.
In totaal staan 101 vergaderzalen en 3 specifiek voor training ingerichte zalen ter beschikking. De oppervlakte van de vergaderfaciliteiten groeide met +46% aan tegenover de vorige locatie in Diegem. Daarnaast is er een ‘Dining area’ met eigen keuken en beschikt elke verdieping over vergaderzalen met een variatie aan capaciteit.

App ondersteunt het thuisgevoel
In het kader van het grote verhuisproject werd de ontwikkeling van een eigen app als deelproject opgestart. Die app biedt navigatiehulp om de weg te vinden binnen het gebouw, inclusief vloerplannen
Bovendien voorziet de app is een ‘gebruikershandleiding’ voor het gebouw, alle faciliteiten en de waaier aan werkplektypes die er geïnstalleerd zijn. Elk werkplektype is in beeld gebracht en voorzien van toelichting en advies voor het gebruik.
Ook op het vlak van mobiliteit schiet de app de Deloitte-medewerkers ter hulp. ‘Get2Work’ geeft informatie over het openbaar vervoer en berekent op basis van de actuele informatie welk vervoersmiddel het snelste is. Ook de fiets is mee opgenomen. Bovendien haalt de app actuele informatie op over de beschikbare parkeerplaatsen en loodst de gebruiker daar vervolgens naartoe. Deloitte maakt aanvullend op de eigen parkeergarage gebruik van de parkeerfaciliteiten op de luchthaven. Dankzij de app wordt rondjes rijden op zoek naar een parkeerplaats vermeden.

Papierslag
Een half jaar voorafgaand aan het grote verhuismoment werden ‘clean-up’ vrijdagen georganiseerd. “Iedereen mocht maximaal één meter archiefkastinhoud meenemen” verduidelijkt Isabelle De Becker. “De clean-up resulteerde in zo’n slordige 62 ton bijkomend afval!”.
‘Paperless’ werken is zeker het doel in de nieuwe Deloitte-thuis. Dat wordt o.a. ondersteund door het digitaliseren van de post met een on-site scancenter.
Toekomstgerichte keuzes maken voor archiveren en digitaliseren is een project op zich, dat nog volop verder loopt. Het is niet eenvoudig om rekening houdend met het wettelijk kader en de diverse behoeften van de afdelingen te bepalen wat moet bewaard worden en onder welke vorm.
Projectteam
De uitrol van het project verliep in amper 12 maanden, het was dan ook onontbeerlijk om een projectteam aan te stellen dat 100% kon focussen op de verhuis.Het grote verhuisproject was op te delen in de gekende werkstromen voor de implementatie van het nieuwe werken ‘bricks – bytes – behavior’.
Voor het eerste luik zorgde het eigen real estate team. Zij hebben de best geschikte locatie gezocht en de opvolging van de bouw gedaan. Voor de inrichting werd samengewerkt met externe partijen. De ‘bytes’ vormden het actieterrein voor de interne IT-afdeling en het Deloitte Digital team. Dit omvatte de selectie van nieuwe technologie, het bouwen van apps en de opvolging van de installatie van de technieken. In het kader van ‘behavior’ werd samengewerkt met het talentteam, interne communicatie en de verschillende business.

“De impact van een verhuis naar een nieuwe werkomgeving heeft een grote impact op de medewerkers” commentarieert Isabelle De Becker. Elke drie weken werd de business geïnformeerd van de evolutie en de beslissingen van de stuurgroep, wat ook de communicatie naar de medewerkers bepaalde en stuurde.
Tijdens de laatste 6 maanden van de projectuitrol werd de communicatie stelselmatig geïntensifieerd, via Intranet, een ‘Gateway Newsflash’, Yammer en video’s die tot stand kwamen in samenwerking met marketing. Isabelle De Becker: “Enkele bijzondere initiatieven waren het opzetten van een ‘experience room’ om de medewerkers al vooraf te laten kennismaken met de look en feel van hun nieuwe werkomgeving, wat de werknemers ook de mogelijkheid gaf om vragen te stellen of bezorgdheden te uiten. Dit waren vooral ochtend- en lunchsessies. Daarnaast werden er ook bezoeken georganiseerd aan de werf”.
Naarmate de verhuisdatum naderde, werden in elke businessunit ‘ambassadeurs’ ingezet voor het begeleiden van hun collega-medewerkers in het veranderingstraject, de ‘clean-up’ in het oude gebouw en de eigenlijke verhuis.

Centrale Project Management Organisatie
Over de 12 maanden van de totale projectuitrol liepen een twintigtal deelprojecten parallel met elk hun eigen focus, expertise, procesuitwerking, richtlijnen, …
Isabelle De Becker: “Elk deelproject is getoetst aan de beleving door de medewerkers en de klant, het Deloitte-DNA, onze doelstellingen op vlak van duurzaamheid, mobiliteit, impact gedragsverandering. De installatie van een centrale PMO (Project Management Organisatie) was daarbij van groot belang”. Voor elke deelproject was er een projectverantwoordelijke met een focus op E2E - 'end to end’-oplevering. De vertaling van een visie naar de operationele implementatie is belangrijk, inclusief nazorg en bijstelling van de processen op basis van de realiteit.
Alle bestaande meubels werden geïnventariseerd en geëvalueerd. “Vanuit onze duurzaamheidsstrategie was wegdoen en nieuw kopen geen optie” benadrukt Isabelle De Becker. “Wat nog goed was kreeg een nieuwe bestemming in het Gateway-gebouw; wat herbruikbaar was, werd onder handen genomen door NNOF en kreeg een nieuw aangepast design voor onze nieuwe thuis. Specifiek voor de vergaderfaciliteiten is grotendeels beroep gedaan op NNOF. Wat niet meer bruikbaar was, werd via een veiling aan een nieuw leven geholpen. Eigen mensen mochten eerst uitkiezen, daarna ging de veiling publiek. Met een deel van de opbrengst steunden we een goed doel”.
Testsessies hielpen bij het selecteren van de kantoor- en vergaderstoelen. Zowel eigen mensen als een ergonoom droegen bij tot de finale keuze. Ook verstelbare tafels werden voorzien.
De installatie van een service desk lag voor de hand met keuze voor zowel een fysieke balie als een telefonisch service center, men kan hier terecht voor vragen of hulp in verband met technologie, mobiliteit, HR, …
“Een al te vaak vergeten of toch verwaarloosd gegeven bij een verhuisproject zijn de verzekeringspolissen die moeten aangepast en/of herschikt worden” merkt Isabelle De Becker op. “Dat de adresverandering moet worden gecommuniceerd spreekt voor zich, maar wie daarvan wanneer moet geïnformeerd worden is niet altijd zo duidelijk”.
Weer een ander aspect is het ‘procurement management’. Het beheer van de verschillende tenderings bij zo’n project is een project op zich..
Uiteindelijk was eind januari 2017 de inhuizing aangebroken met twee verhuismomenten voor de medewerkers. “Donderdag was inpakdag, vrijdag een thuiswerkdag en maandag werd gestart in de nieuwe thuis” vat Isabelle De Becker samen. “Er was minder dan anderhalf uur nodig om operationeel te geraken! De ambassadeurs uit de verschillende business units speelden hierin een sleutelrol. Zij hebben ons geholpen met de clean-up van de oude locatie, de ontvangst in de nieuwe locatie en het change management”.

‘Gateway’-gebouw
Het weerhouden ‘Gateway’-gebouw is casco opgeleverd en gehuurd voor een contractduur van 18 jaar. Het is het eerst voltooide gebouw van een grootschalige ontwikkeling in opdracht van BIAC, met als doopnaam ‘Airport Village’, goed voor ongeveer 400.000m². Het masterplan geeft vorm aan de ontwikkeling van de zone aan landzijde van de luchthaven, met haar specifieke connecties met diverse netwerken. Het volgt de voorbeelden van het ‘World Trade Center’ op Schiphol (NL), ‘Square’ in Frankfurt (D) en de kantoorontwikkelingen rond de luchthaven van München (D).
Het ontwerp voor het ingrijpende renovatieproject wat het ‘Gateway’-gebouw is, draagt de signatuur van het vermaarde Brusselse architectenbureau Jaspers-Eyers Architects. Het betreft het oude U-vormige Sabena-gebouw uit de tijd van Expo ’58. Het beantwoordt nu aan alle hedendaagse eisen op het vlak van EPB, ventilatie en akoestische isolatie voor kantoorgebouwen. De oorspronkelijke gevel werd volledig ontmanteld en is volledig thermisch ingepakt. Voor verwarming en ventilatie wordt gebruik gemaakt van geothermische technologie. Uiteindelijk is het ‘Gateway’-gebouw BREEAM-certified, ondanks dat de installatie van zonnepanelen uitgesloten werd als gevolg van het luchtverkeer.
Op het gebouw is ook nog de oorspronkelijke controletoren operationeel die als back-up behouden blijft voor de huidige hoofdcontroletoren in Steenokkerzeel. In totaal staan ruim 30.000 m² netto kantooroppervlakte – 3.500m² per plateau - en 15.000 m² ondergrondse parkeerfaciliteiten ter beschikking.

Multimodale mobiliteit
‘Mobiliteit’ was een ander aandachtspunt bij de uitwerking van het project, met maximale aandacht voor duurzaamheid. De ligging op de site van de luchthaven verzekert het ‘Gateway’-gebouw van een unieke aansluiting op het openbaar vervoer. Liefst 86 treinstations connecteren rechtstreeks met de luchthaven. Er komen 12 treinen per uur toe in het station van de nationale luchthaven. Daarnaast staan er 600 busverbindingen ter beschikking van werknemers en bezoekers.
In samenwerking met de NMBS is over een periode van 9 maanden een proefproject opgezet met gratis treintickets voor alle medewerkers die zich willen engageren om met het openbaar vervoer te komen, structureel of af en toe. Bedoeling is uiteraard te motiveren om de overstap te maken.
Ook met car pooling wordt geëxperimenteerd.

Text : Eduard Coddé
© Foto's Jaspers-Eyers Architects – Photography Philippe van Gelooven, Steven Massart & Tom d’Haenens