belfa visite le siège d’Ethias à Liège
Fort de plus de 100 ans d’existence, l’assureur Ethias compte 44.000 clients B2B et 1.240.000 clients B2C. Troisième acteur en assurance Vie et Non-vie en Belgique, l’organisation s’est engagée dans une phase de renouvellement. Après les sièges sociaux de Bruxelles et d’Anvers, les sièges d’Eupen et de Hasselt (2023) et maintenant de Liège, ce sera le tour des 37 agences régionales.
Sébastien Laporte, head of organization effectiveness – facilities chez Ethias: « Le siège social précédent était situé au centre-ville de Liège, dans un immeuble datant des années ’70. La question de rester ou de déménager a été rapidement tranchée car les coûts de rénovation estimés penchaient en faveur d’un déménagement. Plusieurs sites ont été étudiés et c’est finalement l’écoquartier Rives Ardentes qui a été retenu, notamment pour son excellente desserte par les transports en commun et les possibilités de stationnement. Au départ, l’intention était de louer, mais le jour de la mise en service, la décision a été prise d’acheter le bâtiment. »
Un nouvel environnement de travail plus humain
Le nouveau siège liégeois d’Ethias se veut moderne, sobre et tourné vers l’avenir, affirmant une identité claire, sans être tape-à-l’œil. L’un des axes majeurs du projet repose sur une volonté affirmée de concevoir un lieu à dimension humaine, en accordant une attention particulière au bien-être, notamment par la valorisation de la lumière naturelle, de l’air et de la verdure.
Un autre objectif prioritaire est l’optimisation de l’espace et la flexibilité de l’aménagement, rendue possible grâce à une configuration modulaire. Celle-ci permet de réorganiser les surfaces à tout moment en fonction des besoins, avec un minimum de travaux et de coûts.
L’aménagement des espaces et le déménagement ont été gérés en interne. Chaque étage présente une configuration unique, avec des zones et des surfaces variées. Comparé à l’ancien site, les espaces de rencontre sont plus nombreux. Les aménagements extérieurs sont attrayants et peuvent servir de lieux de réunion.
Un calendrier strict avait été établi et devait être respecté. Il a été raccourci en cours de projet.
Un hébergement durable
Le nouveau siège d’Ethias est certifié Breeam Excellent. Le bâtiment est raccordé à un réseau de chaleur local pour atteindre l’objectif zéro émission de CO2.
La durabilité est intégrée à plusieurs niveaux. Il y a par exemple les toitures vertes, tandis que le nombre de copy corners a été limité pour réduire la consommation de papier. Les gobelets jetables ont été bannis. Des tasses réutilisables sont à la disposition des collaborateurs et chaque kitchenette est équipée d’un lave-verres à technologie vapeur.
Les données aident le facility management à gérer l’espace disponible le plus durablement possible. Le chauffage, la climatisation, l’éclairage et le nettoyage sont désactivés dans les zones inutilisées.
75% du mobilier de l’ancien site a été récupéré pour répondre à la certification WELL. Les nouveaux postes de travail devaient être électriquement réglables en hauteur à 25% afin de permettre le travail en position assise ou debout. Le nouveau mobilier, à l’exception des meubles sur mesure, a été fourni par Pami.
Travailler autrement
L’annonce du projet de déménagement a marqué une étape importante, symbolisant le passage du centre-ville de Liège à un nouveau quartier, situé dans une zone en développement. Dans le cadre de cette transition, le travail flexible a été introduit pour la période 2023 – 2024. Comme tout changement, cette évolution a suscité des interrogations initiales. Toutefois, grâce à un accompagnement structuré et un processus de transformation intensif, incluant des ateliers collaboratifs, l’ensemble des collaborateurs a pu vivre la transition de manière sereine.
Ethias n’impose aucune obligation en matière de télétravail, mais autorise un maximum de 3 jours par semaine. Une présence minimale de deux jours au bureau est requise et déterminée par les responsables d’équipe afin d’assurer la continuité des services.
Le télétravail est encadré par des objectifs établis et ajusté selon les besoins pour garantir le fonctionnement optimal de chaque service. Aujourd’hui, environ 25% des collaborateurs se rendent au bureau le lundi, 40 à 50% le mercredi et jusqu’à 80% le mardi et le jeudi. Le vendredi est le jour le plus calme avec un taux d’occupation inférieur ou égal à 20%.
Programm Management
L’ancien site portait les marques de nombreuses années d’utilisation, entraînant une accumulation de documents. À un stade précoce du projet, un tri minutieux a été planifié. Toutefois, face à la lenteur du processus, une mesure plus radicale a été adoptée : chaque collaborateur ne pouvait emporter qu’un carton de déménagement.
Avant l’emménagement proprement dit (mars 2025), un plan d’accompagnement détaillé a été mis en place pour susciter l’enthousiasme pour le déménagement. Une FAQ couvrant l’ensemble du processus a été publiée en ligne et mise à jour régulièrement. Dès 2024, les collaborateurs ont pu découvrir virtuellement leur futur environnement de travail. En janvier 2025, des visites du nouveau site ont été organisées pour faciliter la transition. À cette occasion, une formation à l’utilisation des casiers individuels a été proposée.
La mobilité s’est révélée être un défi pour de nombreux collaborateurs, ce qui a fait l’objet d’une attention particulière lors des séances d’information dédiées. Durant le déménagement, les managers ont joué le rôle d’ambassadeurs, accompagnant chacun dans cette transition et facilitant l’intégration dans le nouvel environnement. Cet accompagnement s’est poursuivi après l’emménagement, avec des ajustements réguliers selon les besoins identifiés.
De l’ancien au nouveau en une semaine
L’emménagement s’est déroulé sur cinq jours durant lesquels les collaborateurs ont pu choisir s’ils préféraient déménager en premier ou en dernier. Une équipe de collègues était présente chaque jour pour les guider. Des stands d’information ont fourni des conseils sur l’utilisation des outils IT, le contrôle d’accès et l’usage de casiers.
Ethias mise sur une expérience ‘phygitale’ pour les collaborateurs : toutes les informations sont accessibles en ligne, mais une assistance humaine est également disponible, notamment via le barista à l’entrée.
L’expérience numérique est soutenue par une couverture complète du site par Proximus, la possibilité pour chaque collaborateur de travailler depuis n’importe quel siège Ethias et un équipement de visioconférence conçu pour le travail collaboratif, sur site (sièges) et à domicile.
L’application ‘GROOVE’ fait office d’assistant personnel et permet de gérer les réservations de parking, de postes de travail, de salles de réunion, et de naviguer facilement dans le bâtiment. L’intégration dans le quartier Rives Ardentes se concrétise également par l’ouverture du restaurant d’entreprise. Des initiatives locales sont en cours pour encourager l’interaction avec le quartier, même en dehors des heures de bureau.
Par Eduard Coddé - photos Eduard Coddé et Ethias Liège.
