Facility Awards: Une interaction unique entre le patrimoine, l’innovation et la collaboration
‘On ne déménage jamais sans raison’, titre la brochure publiée par la Province de Flandre orientale dans le cadre de ce projet. La nécessité de centraliser les services était ici le principal motif. Les services étaient répartis sur plusieurs sites au centre-ville de Gand, dont certains devaient être rénovés. Les plans d’un déménagement vers le sud étaient en cours d’élaboration lorsque la Province a finalement jeté son dévolu sur la caserne Léopold : un site représentant une valeur patrimoniale particulière, à deux pas de la gare de Gand-Saint-Pierre, au cœur du quartier estudiantin, assez vaste pour permettre une organisation optimale des processus facilitaires.
Un quartier urbain dynamique et durable
La rénovation de la caserne Léopold s’apparente à un projet de développement urbain. Le site a été ouvert, la Paradeplein est praticable et biodiversifiée, et la Provincieplein est arborée avec notamment deux arbres patrimoniaux. Dans la perspective d’une occupation 24/7, d’une animation suffisante et d’un ancrage fort dans le quartier, une partie du site accueille aujourd’hui un hôtel, diverses typologies de logements et une crèche. Dans la Maison provinciale proprement dite, située dans l’aile du bataillon à l’extrémité de la Paradeplein, ainsi que les deux pavillons latéraux adjacents, la diversité et la polyvalence sont au cœur du projet. C’est un véritable lieu de rencontre. La présence d’un bistrot accessible au public, d’un centre de conférences, de salles de réunion et d’échange, des archives provinciales et des salles de cours de CVO Groeipunt crée une mixité d’usagers et une effervescence agréable.
La rénovation a eu lieu dans le respect du patrimoine du dix-neuvième siècle. Une nouvelle construction, de taille modeste, relie les pavillons et les fonctions publiques autour de la Provincieplein, tandis que les interventions architecturales sur le bâtiment existant sont restées sobres et discrètes. Derrière la façade, l’intervention est plus radicale : 538 panneaux photovoltaïques et 140 forages géothermiques couvrent environ 72% des besoins énergétiques de la Maison provinciale. Un système de ventilation comprenant quatorze unités de traitement d’air assure une qualité d’air optimale. La mobilité ainsi que la gestion des flux d’eau et de déchets ont fait l’objet d’analyses approfondies. L’ensemble a valu la certification BREEAM ‘Excellent’ à la Maison provinciale, et la classification ‘Very Good’ au site.
Des espaces de travail personnalisés
Les bureaux de la Province incarnent la nouvelle manière de travailler. Au total, 506 postes de travail flexibles et adaptés aux tâches ont été aménagés pour les quelques 750 collaborateurs. Les ressources libérées par la rationalisation ont été réinvesties dans des équipements de qualité comme des chaises de bureau ergonomiques, des bureaux assis-debout, des écrans incurvés de 34 pouces, une signalétique numérique, des casiers individuels ainsi qu’une salle de fitness et une salle de silence.
Pour favoriser la cohésion et l’identité au sein de cet environnement de travail flexible, les postes sont organisés en ‘quartiers de travail’ : des clusters d’environ 30 places comprenant chacun plusieurs espaces dédiés à la concentration, à la téléphonie et au travail d’équipe, une kitchenette avec un coin déchets, un espace impression, etc. Des matériaux doux créent une ambiance chaleureuse, tandis que les touches personnalisées retiennent l’attention. Chaque service a pu participer à l’aménagement de son cluster en choisissant le mobilier mais aussi des œuvres d’art provenant de la collection provinciale.
L’implication des collaborateurs caractérise l’ensemble du projet, du concept initial au fonctionnement quotidien. La mise en place d’un groupe de réflexion lors de la phase de conception, la désignation d’ambassadeurs du déménagement et la présence de coaches lors de la prise en main des quartiers de travail ont permis d’accompagner le changement. Par ailleurs, plusieurs formations obligatoires sur le nouveau site et les nouvelles méthodes de travail ont assuré une transition en douceur dès le premier jour, tant pour les collaborateurs que l’organisation.
Des processus optimisés
Les plans de la nouvelle Maison provinciale ont permis de repenser les méthodes de travail traditionnelles et l’ensemble du fonctionnement. Cela va du choix d’un bon café et de produits de nettoyage probiotiques jusqu’au support numérique des processus et les nouvelles formes de collaboration internes, entre notamment le Facility Management, l’IT et le Service interne Bien-être, Environnement et Durabilité. Un guichet facilitaire constitue désormais un point de contact clair pour les besoins matériels des collaborateurs et l’intégration simplifiée des nouvelles recrues. L’état des équipements techniques, le climat intérieur et le contrôle d’accès sont surveillés en permanence via un système de gestion du bâtiment. De nombreux capteurs sont installés pour suivre l’occupation des zones de travail et permettre les ajustements utiles. Grâce à l’intégration avec le système FMIS (application mobile), l’organisation évolue vers une maintenance davantage axée sur les données. Même le nettoyage sera bientôt piloté à l’aide de données en temps réel. À terme, la Province prévoit de déployer ces nouveaux processus optimisés sur d’autres sites.
Plus de visibilité et d’interaction
Près de deux ans après l’installation à la caserne Léopold, l’impact est significatif. Les déplacements domicile-travail ont nettement évolué vers le vélo et les transports en commun, les allergies ont diminué et la satisfaction au travail s’est globalement améliorée. L’évolution la plus marquante reste toutefois le degré d’interaction élevé entre les collègues, mais aussi entre les collaborateurs internes et les partenaires externes. Le bistrot, qui met à l’honneur des produits régionaux et est volontairement au cœur du site, constitue le principal point de rencontre des différents usagers. Il attire tellement de monde le midi que la Salle provinciale adjacente est pratiquement prise d’assaut. Grâce à sa polyvalence, son ancrage dans le quartier, sa démarche durable, son emplacement patrimonial de premier plan et ses visites guidées régulières, le projet confère à la Province une visibilité accrue, tant auprès des citoyens que des collaborateurs.
Photos Provincie Oost-Vlaanderen / Jami Productions
