Integrated Facility Management (IFM) ou la gestion intégrée des installations (GII) désigne un prestataire de services unique, avec d'éventuels sous-traitants, qui s'occupe de tous les services et produits liés aux installations de manière intégrée. La crise sanitaire et l'adoption généralisée du travail hybride qui s'ensuit ont également un impact sur l'IFM, a déclaré Ty Fastovsky, Managing Principal chez Trascent, lors de l'IFMA World Workplace Europe qui s'est déroulé les 22 et 23 mars à Rotterdam. « Les clients renégocient leurs contrats IFM pour le nouvel avenir », a déclaré Ty Fastovsky, Managing Principal chez Trascent. « La gestion intégrée des installations a commencé son ascension vers 2015. Il s'agissait alors de réduire les coûts. Aujourd'hui, il s'agit principalement de conformité et de qualité de service ».
La gestion intégrée des installations offre des possibilités d'innovation et de flexibilité par rapport aux différents sous-traitants. Une plus grande flexibilité est principalement le résultat de la possibilité de déplacer les services au sein de l'entreprise – l'entrepreneur IFM.
Les données jouent un rôle de plus en plus important dans la gestion et l'optimisation des contrats IFM. Cela s'applique aussi bien aux sites de production qu'aux environnements de bureau. Pour les sites de production, la priorité absolue est de rester "inconditionnellement" opérationnel, tandis que pour les environnements de bureau, la priorité est d'adapter les services aux utilisateurs.
Un processus d'optimisation
La gestion intégrée des installations (IFM) n'est pas seulement synonyme d'un seul fournisseur de services, elle assume également l'entière responsabilité de la gestion des coûts et du contrôle de la qualité.
« En ces temps post-Covid, la transparence entre client et fournisseur est essentielle », souligne Ty Fastovsky. « La durabilité est devenue partie intégrante des accords. Mais la relation client/fournisseur doit aussi avoir le temps de faire ses preuves. Le contractant IFM doit disposer d'un délai suffisant pour justifier certains investissements en vue d'améliorer la prestation de services. Le prestataire de services et le client doivent tous deux tirer profit de leur collaboration ».
Un calcul des coûts au moment de l'appel d'offres pour l'IFM n'est jamais réaliste. Un ajustement des coûts intervient au cours de l'exécution du contrat. Il peut s'avérer positif ou négatif. Dans une relation client-fournisseur transparente, cet ajustement peut être discuté et réglé.
Des objectifs clairs doivent être définis avant de conclure un partenariat IFM, en particulier lorsque l'accent est toujours mis sur les économies de coûts. L'exigence de durabilité doit se concrétiser dans des objectifs pour le contractant IFM qui sont en ligne avec la stratégie ESG du client. Un fournisseur ne peut être performant que si le client l'informe correctement des objectifs qu'il souhaite atteindre grâce à l'IFM. Cela implique des personnes. Un contrat bien rédigé avec des équipes de mise en œuvre peu performantes ne fonctionnera jamais. Tant du côté du client que du fournisseur, la volonté de faire du contrat une réussite est essentielle.
