Dinsdag 18 april vierde Spacewell haar 5e editie van het jaarlijkse Ace of Space event. Naar goede gewoonte waren een aantal inspirerende keynote speakers en enkele klanten met getuigenissen uit de praktijk uitgenodigd op het podium. Voor deze jubileumeditie bracht Spacewell ook een nieuwigheid mee: de ‘Maintenance’ als nieuwste softwareoplossing voor technisch onderhoud.Marnix Ottiers, Account Manager voor Spacewell Maintenance, had de eer deze primeur aan het publiek te mogen voorstellen. Hij is de voorbije twee decennia uitgegroeid tot een expert in digitale transformatie, onderhoud en het duurzaam maken van gebouwen. “Onderhoud van gebouw was in het verleden vooral reactief” opende hij zijn voorstelling. “Wanneer zich een defect voordeed werd dat gemeld, een ticket aangemaakt… en kwam het herstelproces op gang. Onderhoud van gebouwen werd niet of onvoldoende beheerd. Er werd ter weinig vooruit gekeken, hooguit over een periode van 2 jaar”.
De gevolgen van een slecht onderhouden gebouw zijn zeer ernstig: de uiteindelijke schade zal veel groter zijn dan bij tijdig onderhoud en dat maakt dat ook de kosten veel hoger zullen uitvallen de eigenlijke onderhoudskosten. Niet alleen vallen de kosten hoger uit, ze veroorzaken ook onvoorziene pieken in de uitgaven.
De optimale balans
“De optimale balans ligt in de zone waar de kostenlijn voor preventief onderhoud en de kostenlijn voor correctief onderhoud elkaar kruisen” duidt Marnix Ottiers. “Men kan het correctief onderhoud weliswaar nog verder terugdringen dor nog meer te investeren in preventief onderhoud, maar dat resulteert niet in een kostenvoordeel”.
De ‘Maintenance’ softwareoplossing voor technisch onderhoud voorziet in een gecentraliseerde databank voor alle onderhoud en in alle gebouwen, voor zover de organisatie op verschillende locaties actief is. Het is ook afgestemd op een combinatie van productie en kantoorgebouw.
De volledige technische uitrusting kan worden geïnventariseerd met uitgebreide documentering van elk product (vb. merk, type, serienummer, bestelreferentie bij leverancier, nieuwprijs…), tot zelfs de staat waarin het zich bevindt. Verder worden alle onderhoudscontracten gecentraliseerd bijgehouden. De tool is gericht op een meerjaren planning voor alle technische uitrusting en omvat zowel interne inspecties als interventies door externe partners en controleorganismen. Maar ook planning op lange termijn, zoals bv. de vernieuwing van een dak, is geïntegreerd. Bovendien is het mogelijk om extra opties op te nemen en te budgetteren (in het voorbeeld: extra dakisolatie, zonnepanelen).
Een derde luik van de ‘Maintenance’ softwareoplossing is de inventarisatie van alle wettelijke verplichtingen m.b.t. technische controles en certificaten.
“Het opmaken van een meerjarig onderhoudsplan en onderhoudsbeheer is cruciaal voor het vermijden van financiële verrassingen” besluit Marnix Ottiers. “Het plan laat toe vooraf een precieze kostenbepaling te maken en het aantal correctieve interventies te beperken. Niet minder belangrijk in de huidige context is een professionele onderhoudsplanning ook bijdraagt tot het verduurzamen van de organisatie”.
