De Covid-19 pandemie heeft thuiswerken tot het dagelijkse normaal gemaakt. Dat betekent ook team management op afstand. Anders dan op de kantoorvloer is er bij thuiswerken een barrière tussen de leidinggevende(n) en hun medewerker(s), waardoor uitgestuurde alarmsignalen vervagen of helemaal niet doorkomen. Het is essentieel om teams up-to-date te houden over de laatste ontwikkelingen binnen de organisatie. Groepsgesprekken via videotools als Teams, evenals officiële nieuwsupdates via email, dienen zich hiervoor aan. “Betrokkenheid bij nieuwe ontwikkelingen voorkomt speculatie en paniekgedrag” benadrukt mevrouw Özlem Simsek (foto), Managing Director Robert Walters Belgium. Thuiswerken laat de grens tussen werk en privé vervagen. Niet iedereen slaagt er zelf in de juiste balans te vinden. Robert Walters Belgium adviseert om agenda-notificaties in te stellen om werknemers de dag te laten afsluiten, lunch breaks te blokkeren, evenals e-mailmeldingen ’s avonds uit te zetten. Door als leidinggevende zelf het goede voorbeeld te geven, tips & tricks te delen, nemen teams sneller de juiste attitude over. Structuur en vertrouwen Structuur is bij thuiswerken nog belangrijker dan op de kantoorvloer. “Focus en motivatie bij de medewerkers lukken niet zonder duidelijke richtlijnen uit te sturen” benadrukt Özlem Simsek. “Bespreek als leidinggevende de wensen en verwachtingen met betrekking tot werkuren, bereikbaarheid, contactmomenten, de te gebruiken communicatiekanalen en eventueel aangepaste doelstellingen. Maar overdrijf niet in het structureren, want teams verwachten een gevoel van vertrouwen”. Werknemers moeten aangemoedigd worden om feedback te geven over de manier van werken, om ideeën ter verbetering van de situatie aan te dragen. Dat leidt niet alleen tot verbeteringen, het draagt tevens bij tot meer verbondenheid met de organisatie. “Het gevoel gewaardeerd te worden is bij thuiswerk uiterst belangrijk omdat het moeilijker is om de impact die iemand heeft zichtbaar te maken” merkt Özlem Simsek op. “Gebruik daarom communicatieplatforms om hoogtepunten uit te lichten aan het team of de organisatie”. Een virtuele vinger aan de polsEén-op-één contacten op regelmatige basis zijn zeer waardevol om voeling te houden met het mentaal welzijn binnen het team. Het zijn ideale momenten om vroegtijdig te achterhalen wanneer iemand het zwaar heeft. Alarmsignalen zijn wanneer medewerkers meer stress hebben dan in verhouding staat tot de hoeveelheid werk, vergeetachtig zijn of meer fouten gaan maken, een passievere houding aannemen in groepsgesprekken. De meeste mensen hebben het moeilijk om problemen aan te kaarten. Medewerkers moeten weten dat ze bij hiermee hun leidinggevende terecht kunnen. Problemen hoeven niet altijd werk gerelateerd te zijn. Özlem Simsek: “Stress als gevolg van kinderopvang of mantelzorg kan schuldgevoelens oproepen t.o.v. de werkgever. Maak het bespreekbaar en assisteer eventueel bij het opstellen van een thuiswerkplan”. Leidinggevenden moeten aangeven dat ze vanuit de organisatie mensen met burn-out symptomen op de juiste manier kunnen begeleiden. Kennis van beschikbare ondersteuning is wenselijk, van videomeetings en virtuele oefeningen tot apps voor geestelijke gezondheid zoals Headspace en Calm.
