Afstand nemen van 130 jaar historiek
Véronique Brasseur, HR director bij Touring, opende met een voorstelling van de organisatie: “Touring begon in 1985 als verdediger van aangepaste fietsinfrastructuur in tijden dat de fiets aan een opmars begon, maar zich onveilig tussen paard en kar bewoog. Na WOII brak het tijdperk van de auto aan en verzekerde Touring met zijn ‘Engelen van de weg’ assistentie aan wie met pech te kampen kreeg”.
“De dienstverlening van Touring volgde de evolutie van de mobiliteit en de groeiende reiskoorts bij de leden, wat leidde tot internationale bijstand. Vandaag telt Touring 3 miljoen leden, verricht jaarlijks 680.000 interventies en ontvangt alle 38 seconden een oproep voor tussenkomst”.
Van gebouwencluster naar nieuw hoofdkantoor
Anders dan de voortdurende evolutie van de dienstverlening bij Touring, wijzigde er aan de huisvesting voor de medewerkers gedurende meer dan 100 jaar weinig tot amper iets. In de immer drukke Brusselse Wetstraat werden meer dan een eeuw lang oude herenhuizen aangekocht en geclusterd tot een 7 verdiepingen tellend hoofdkantoor voor de organisatie, waarin zowat iedereen zijn eigen kantoor had. In de jaren ’90 werd nog gerenoveerd, maar in 2019 viel na grondige evaluatie het verdict dat het zo niet langer verder kon. Alleen al de opgelegde plafondhoogte zou verplichten tot het verwijderen van een bouwlaag.
Een koper diende zich aan en Touring ging op zoek naar een nieuwe thuis. Voor een professionele marktverkenning werd Vinci als partner gekozen.
Véronique Brasseur: “Het werd een gezamenlijk project voor HR en Finance. De Corona-periode maakte dat alle medewerkers thuis zaten, maar nadien was het wel de bedoeling om ze terug naar kantoor te halen. We definieerden het nieuwe hoofdkantoor als ‘A cool place to be’, hielden tal van brainstromsessies hoe we het nieuwe werken, inclusief 2 dagen per week thuiswerk, zouden implementeren en hoe ons nieuwe ‘droomkantoor’ er moest uitzien”.
Quatuor gebouw in Brusselse Noordwijk
Vinci stelde een preselectie van 15 gebouwen voor die beantwoordden aan de opgelegde kwaliteitscriteria, waaronder de nabijheid van een station. Na een beoordeling met gewogen scores bleven Manhattan en Quatuor over. De nabijheid van een groot station als Brussel-Noord gaf de doorslag.
Quatuor was nog in aanbouw op het ogenblik van de beslissing. Vinci kreeg ook opdracht voor de inrichting van de casco kantoorvloeren.
De totale kantooroppervlakte kromp van 6400m² naar 3700m². Het aantal parkeerplaatsen slonk van 70 naar 19. Ter compensatie kwamen er fietsenstallingen en douches.
De vroegere 7 verdiepingen werden nu uitgezet over 3 grote kantoorvloeren met een centrale trap als verbinding en stimulans tot bewegen. Verbinden van werknemers was ook de aanleiding voor het zoeken naar grote plateaus.
Uit de voorbereidende sessies werd besloten tot uniforme en gedeelde activity based werkplekken, ook voor de directieleden. Via Proximity Analyse werd bepaald welke afdelingen per bouwlaag best dicht bij elkaar zitten. Ergonomie moest bijzondere aandacht krijgen.
Er bestond geen twijfel over dat de verhuis van de Wetstraat naar de Noordwijk voor de Touring-medewerkers een ingrijpende verandering zou teweegbrengen. Daarom werd Brainmove als partner voor het change project gecontracteerd.
Anton Maes, CEO brainmove: “Begeleiding van verandering is cruciaal voor het slagen ervan. De visie communiceren - waarom we het doen – is altijd de rode draad geweest voor een uitgekiend begeleidingstraject. Een niet gering aantal ambassadeurs kreeg daarbij een sleutelrol toebedeeld”.
‘Verandering’ kende vele facetten. Véronique Brasseur: “Door de jaren hadden de papierberg en bijhorende archieven enorme proporties aangenomen. Uitzuiveren, vernietigen, digitaliseren en een minimum verhuizen was de boodschap. Elke medewerker kreeg slechts een locker met 0,5m² ter beschikking”.
Er is een ‘gebruiksaanwijzing’ uitgewerkt voor de nieuwe Touring-werkomgeving. Zo at vroeger iedereen in zijn eigen kantoor ondanks de aanwezigheid van een cafetaria; in Quatuor is etenstijd verbindingstijd.
Voor de inhuizing werd een grondige ‘pre-test’ gehouden om alle hindernissen weg te nemen voor de grote dag.
“Onze werkplekken zijn zelfregulerend” geeft Véronique Brasseur nog mee. “Dat wil zeggen dat de teams zelf afspraken maken rond samen-, kantoor en thuiswerk. Dat geldt ook voor de teams onderling”.
En tot slot: jaarlijks worden 600.000 euro besparing aan recurente kosten gerealiseerd t.o.v. het oude hoofdkantoor in de Wetstraat.
