Hybride werken wist zich snel te verankeren als het nieuwe normaal. Hybride werken wordt algemeen verstaan als het combineren van kantoor- en thuiswerken, al is het begrip ruimer op te vatten als ‘plaats onafhankelijk werken’. Maar nog voor de Covid-19 pandemie toesloeg klonk bij sommigen ‘plaats- en tijdonafhankelijk werken’ als invulling van het begrip ‘het nieuwe werken’ (NWOW). ‘Plaats- en tijdonafhankelijk werken’ is asynchroon werken en gaat een stap verder dan hybride werken. Het verruimt de zelfstandigheid van werknemers voor eigen regie en solowerk, maar is zeker geen eenvoudige transitie. Asynchroon werken kan bijdragen tot effectievere en efficiëntere bijeenkomsten dankzij een betere voorbereiding en het individueel beheer van de plaats onafhankelijk resterende werktijd.
Net na de eeuwwisseling verschenen er al publicaties over asynchrone communicatie als aanvulling op synchrone communicatie. Daarin werd synchrone communicatie een sociale functie toegedicht. Het uitwisselen van informatie m.b.t. het uitvoeren van taken gebeurt dan weer voornamelijk op asynchrone wijze.
Na de verregaande veralgemening van hybride werken stelt zich de vraag of synchrone communicatie effectiever kan verlopen door de combinatie met asynchroon werken. Kan individueel, asynchroon voorbereidend werken leiden tot effectiever samenwerken en een betere communicatie tijdens meetings?
Voordelen
Asynchroon werken laat kenniswerkers toe om onafhankelijk van direct overleg met collega’s taken uit te voeren. Het biedt ruimte voor individueel en geconcentreerd werken, maar sluit communicatievormen als mailverkeer niet uit. Synchroon en asynchroon werken gaan altijd samen en zorgen voor afwisseling.
De uitdaging bestaat erin – zoals ook met hybride werken al het geval is – om het juiste ritme en evenwicht te vinden, aansluitend bij het werk, de persoon en het team. Dat is belangrijk voor de effectiviteit en kwaliteit van het werk.
Asynchroon werken betekent ook flexibiliteit in de agenda, zowel voor werk als privé-activiteiten. Het laat toe individuele noden, leefomstandigheden en werk beter te verzoenen.
Voor werkgevers biedt asynchroon werken kansen om met een kleinere kantooroppervlakte te volstaan en ze efficiënter te benutten.
Onontbeerlijke voorwaarden
Asynchroon werken vereist een samenwerking waarin normen en vertrouwen verankerd zijn. Bij het toestaan van asynchroon werken neemt de frequentie van synchroon werken en ontmoeten af. Asynchroon werken vereist enkele onontbeerlijke voorwaarden als:
Afspraken over een duidelijke minimale structuur
Een cultuur van sterk vertrouwen
Het faciliteren van contacten en keuzevrijheid via zowel de fysieke als digitale werkomgeving
Een hoge mate van zelfstandigheid om beslissingen te kunnen nemen, creatief te zijn en flexibel te werken, zijn eigen aan kenniswerk. Daarom moeten afspraken zeer overwogen worden gemaakt om niet contraproductief uit te draaien. Afspraken en regels moeten in het belang van werkzaamheid, maar moeten bij voorkeur tot een minimum beperkt blijven. Men dient zich af te vragen wat een duidelijke minimale structuur is om de sociale verbondenheid te garanderen. Welke afspraken zijn nodig om collega’s op afstand te bereiken indien nodig? Wat is de wenselijke frequentie en duurtijd van fysieke ontmoetingen? Hoe garanderen we voldoende tijd voor individueel geconcentreerd werken en privé-activiteiten? Of een doordachte minimale structuur in de praktijk werkzaam is, valt of staat met de werkcultuur.
Asynchroon werken vereist een cultuur van sterk wederzijds vertrouwen en het nemen van verantwoordelijkheid. De beslissing om naar kantoor te gaan wordt gemaakt vanuit individuele verantwoordelijkheidszin om bij te dragen aan een goed functionerend team. In een sterke werkcultuur is er geen discussie over het belang van vo
