Elke Facility Manager die ook vlootbeheer onder zijn hoede heeft kent allicht het belang van een goede ‘car policy’. Maar in tijden van multimodale mobiliteit verdient ook een ‘fiets policy’ de aandacht, ongeacht of het om een door het bedrijf aangekochte of geleasede tweewieler gaat. Een eerste stap is de beslissing tot het toekennen van een fiets aan medewerkers. De fiets kan deel uitmaken van het mobiliteitsbudget (wettelijk federaal vastgelegd), kan een onderdeel zijn van een ‘cafetariaplan’ (een voordelenplan eigen aan de organisatie) of via inruiling van een bepaald bedrag op het brutoloon, een erg populaire formule om fietsleasing breed toegankelijk te maken.
Wie geniet van een fiets die door de werkgever wordt geregeld, moet die bij voorkeur ook maximaal gebruiken voor het woon/werkverkeer. Dit kan gestimuleerd en beloond worden door een kilometervergoeding te voorzien voor het woon/werktraject.
Vanaf 1 mei 2023 geldt overigens voor alle bedrijven de verplichting een fietsvergoeding toe te kennen aan werknemers die de woon-werkverplaatsingen afleggen met de fiets. Medewerkers die vanaf die datum voor de fiets kiezen, hebben recht op maximaal 0,27 euro/km. Naast een maximale kilometervergoeding is ook een maximale afstand van 40km per dag vastgelegd. Voor wie voor 1 mei dit jaar al een fietsvergoeding ontving is het plafond vastgesteld op 0,25 euro/km (zowel de heenrit als de terugrit). De maximumbedragen zijn vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen.
Werkgevers kunnen een minimum fietsgebruik opleggen, bijvoorbeeld 25% van de tijd. Dat vereist wel het bijhouden van een logboek voor de gefietste woon/werktrajecten. Het afgesproken minimum percentage fietsverplaatsingen moet op jaarbasis bekeken worden, zodat werknemers afhankelijk van het seizoen de vrijheid genieten meer of minder gebruik te maken van de fiets.
Fietskeuze
Een ‘fiets policy’ vermeldt bij welke fietszaken de werknemers hun fiets kunnen uitkiezen en bestellen. Werkgevers kunnen een limitatieve lijst van merken en modellen opstellen, of de volledige keuzevrijheid laten, uiteraard rekening houdend met het individueel bepaalde budget. Het is ook mogelijk om in de fiets policy de mogelijkheid te voorzien tot persoonlijke bijbetaling op het door de organisatie bepaalde individuele budget.
Vandaag is de keuzewaaier aan fietstypes bijzonder breed. De ‘fiets policy’ vermeldt de toegestane en liefst ook de niet toegestane fietstypes. Zo kunnen bijvoorbeeld koersfietsen, tandems, kinderfietsen en terreinfietsen worden uitgesloten.
Idealiter wordt per type fiets een maximumbedrag bepaald om misbruik te voorkomen.
Bij e-bikes en speed-pedelecs is het om veiligheidsredenen aangewezen een maximumsnelheid vast te leggen.
De ‘fiets policy’ legt ook vast voor welke periode de medewerker over een fiets kan beschikken. Meestal is dat 36 maanden. Een afkoop van de fiets op het einde van die periode is een optie die door het bedrijf kan worden voorzien in de ‘fiets policy’. Een afkoopwaarde van 16% t.o.v. de nieuwprijs is hier gangbaar.
Meer dan een fiets
Om de fietsverplaatsingen zo veilig mogelijk te laten verlopen is het raadzaam bepaalde verplichte toebehoren op te nemen in de ‘fiets policy’. We noemen hier een helm, verlichting of regenkledij. Het aankoopbedrag voor deze toebehoren moet worden teruggerekend naar het maandelijks door de werkgever voorziene individuele fietsbudget.
Bij fietsleasing maken verzekering en pechbijstand onderweg meestal deel uit van het contract. Wanneer een bedrijf zelf fietsen aankoopt voor zijn medewerkers is het best hier ook aandacht aan te besteden. Stipuleer altijd wat de verzekering dekt; vb. alle verplaatsingen of enkel woon/werkverkeer; is enkel de werknemer verzekerd of ook andere gebruikers; beperkt de verzekering zich tot de fiets of zijn
