Al voor de tweede keer dit jaar verplicht de regering ons ertoe om te telewerken. Tijdens de lockdown konden sommige werknemers maar ook werkgevers voor de eerste keer ervaren wat het is om meerdere weken op rij thuis te werken. Op het eerste gezicht was hun feedback vrij positief en enthousiast. De werknemers zagen verschillende directe voordelen, waarvan de belangrijkste tijdswinst was doordat de woon-werkverplaatsing wegviel. De werkgevers stelden vast dat management op afstand werkt en dat in vele gevallen, althans de eerste weken, de productiviteit gestegen was.
Maar elke medaille heeft een keerzijde, en in een tweede fase waren de meningen gemengder om verschillende redenen. Ten eerste verloopt de samenwerking tussen collega’s moeilijker, zelfs met videoconferenties. Mensen beginnen zich eenzamer te voelen en de pauzemomenten rond de koffiemachine te missen. Het gevolg van dit gebrek aan contact is een minder sterke samenhang.
Verder gebeurt de communicatie vooral via mail in plaats van mondeling of face to face, en dat kan leiden tot een verkeerd begrip of misinterpretatie van de boodschap en de ontvangen informatie. Daarom is non-verbale taal zo belangrijk tijdens videoconferenties.
Het vraagt bijgevolg veel meer energie van leidinggevenden om hun team op afstand te managen. Ze moeten instrumenten voor telecommunicatie (Teams, Zoom, Skype ...) kiezen en op elkaar afstemmen en ze moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers er goed mee kunnen werken.
Nu telewerk opnieuw de norm wordt, is het misschien tijd om een thuiskantoor in te richten. Een plek waar je geen last hebt van de drukte rondom je, met een kwaliteitsvolle verlichting, een ergonomische stoel en werktafel, een praktische klassering van papieren documenten, ... Het zijn allemaal factoren die je ervaring met telewerken negatief kunnen beïnvloeden als je er niet (genoeg) rekening mee houdt.
Handleiding
Tijdens de eerste lockdown heeft het bedrijf SpaceID een online enquête afgenomen bij een welbepaalde doelgroep. De hoger vermelde vaststelling komt uit de conclusies van die enquête. Op basis van de expertise die werd verzameld tijdens audits van de werkomgeving, maar ook de manier waarop de verschillende werkruimten worden gebruikt en ervaren, heeft SpaceID een aantal aanbevelingen geformuleerd om niet te trappen in de valkuilen van telewerk en efficiënt leiding te geven aan medewerkers op afstand.
In zijn blog deelt SpaceID deze handige tips volgens zes categorieën in:
management op afstand
werkomgeving thuis
tijds- en taakbeheer
hulpmiddelen
communicatie
liopleiding
Het nieuwe normaal
Voor grote bedrijven is het nieuwe normaal een hybride werkorganisatie met twee of drie telewerkdagen. De rest van de week zijn de werknemers aanwezig op kantoor. Tal van multinationals maken van mobiel werken het nieuwe normaal: internetreuzen als Twitter, Microsoft, Google en Amazon, IT-bedrijven als Salesforce en PayPal, spelers uit de financiële wereld als Morgan Stanley en recent ook nog Siemens, een van de groots
