“Facility management is een front office job”
Net als zoveel middelbare scholieren had Tessa Fermont (27) na haar studies Economie-Moderne Talen geen idee welke richting ze uit zou gaan. “Het enige waarvan ik overtuigd was, was dat ik voor een master zou gaan. Welke dat precies zou zijn, was nog een raadsel. Tot er een folder voor de bachelor Facility Management aan Odisee in de bus viel. Hoewel ik nog nooit van facility management gehoord had, was ik meteen geïntrigeerd. Vooral het operationele luik en de enorme veelzijdigheid, waarbij zowel talen als economische en technische inzichten noodzakelijk zijn, spraken me aan. In die mate dat ik de sprong gewaagd heb.”
Tijdens de studies groeit bij Tessa Fermont een echte passie voor het vak. Een buitenlandse stage bij een groepering van Franse ziekenhuizen doet haar besluiten om toch niet verder te studeren. “Eens ik van de dagelijkse praktijk geproefd had, vond ik het moeilijk om weer aan de schoolbanken te gaan zitten. Van zodra ik mijn bachelordiploma op zak had, schreef ik me daarom in bij de VDAB. Niet veel later kreeg ik een telefoontje van een recruiter en na enkele proeven en gesprekken mocht ik bij Bioscape aan de slag als Facilitair Coördinator. Een paar jaar later werd ik ook het aanspreekpunt voor het private vastgoed van de zaakvoerder en in 2023 werd daar nog het facilitair beheer van de nieuwe bio-incubator Obelisc aan toegevoegd. Inmiddels is het volledige facilitair beheer gecentraliseerd onder Bioscape Services en heb ik als Facilitair Coördinator diverse biotechsites alsook enkele klassieke kantoren en appartementen in portefeuille.”
“De feedback van onze huurders is mijn belangrijkste graadmeter.”
Full-service bio-incubator
De biotechsites die door Bioscape Services beheerd worden, zijn wat men noemt full-service bio-incubators. “We doen aan terbeschikkingstelling”, legt Tessa Fermont uit. “We bieden start-ups labo’s en kantoren, inclusief de volledige waaier van diensten die daarbij komt kijken. Dat betekent dat we de ruimtes op maat van hun project inrichten en dat we verantwoordelijk zijn voor de schoonmaak, afvalverwerking, catering, IT, beveiliging, technische ondersteuning, enzovoort. Zo kunnen zij zich voor de volle 100% op hun onderzoek en ontwikkeling focussen.”
Tessa Fermont staat in de eerste plaats in voor de coördinatie. Op operationeel niveau wordt alles uitbesteed. “Elk onderdeel van onze dienstverlening vergt een specifiek soort expertise. Vandaar de keuze om met gespecialiseerde partners te werken. Daarenboven vereist deze sector een 24/7 permanentie. Het gaat immers om dure onderzoeken en vaak langdurige processen. Onze huurders weten dat ik het eerste aanspreekpunt ben – het gebeurt wel eens dat ik om 3 uur ’s nachts uit mijn bed wordt gebeld – maar het is mede via onze partners dat we die permanentie kunnen garanderen.”
Vanuit Bioscape Services worden contracten zoveel mogelijk overkoepeld, voor de verschillende biotechsites samen, afgesloten. “Op die manier kunnen we niet alleen de prijzen drukken, maar vereenvoudigen we ook de contacten. Voor elk onderdeel van de operationele puzzel heb ik maar één contactpersoon, terwijl onze partnerbedrijven ongeacht de site altijd bij mij terechtkunnen.”
Focus op sociaal contact
Het sociale aspect staat voor Tessa Fermont onmiskenbaar centraal. “Ik beschouw facility management echt als een front office job. Daarom vind ik het ook zo belangrijk dat mijn bureau meteen in de inkomhal van het bedrijf ligt. Mensen moeten me persoonlijk weten te vinden. Ik zit niet zomaar achter de schermen op basis van een ticketingsysteem brandjes te blussen. Ik kan weliswaar heel veel voldoening halen uit het oplossen van een aanhoudend probleem met een deur, bijvoorbeeld, maar dat heeft net zozeer te maken met het praktische als met de reactie van onze huurders. Hun feedback is mijn belangrijkste graadmeter.”
Ook contacten met leveranciers en collega’s vindt Tessa Fermont fundamenteel. “Een goed netwerk is in facility management goud waard. Je moet ook hulp durven vragen. Ik heb me niet toevallig vier jaar lang geëngageerd voor Young Belfa, dat jonge facility managers een platform biedt om ervaringen uit te wisselen. Toen ik net in het werkveld stapte, heb ik dat enorm gemist. Al heb ik natuurlijk wel het geluk gehad om in een goed team terecht te komen. Uiteindelijk startte ik als schoolverlater in een functie waarvoor vijf jaar ervaring gevraagd was, met veel verantwoordelijkheid, in een veeleisende sector en op een toen gloednieuwe site. Het is dankzij de goede klik met mijn bazen, hun begeleiding en heel wat hard werk dat ik vandaag op dit punt gekomen ben.”
Strategische begeleiding nieuwe campus
Intussen worden volop plannen gesmeed voor een nieuwe Bioscape campus in Antwerpen. Tessa Fermont ondersteunt de architecten met advies op facilitair niveau en zal na de opening, voorzien voor 2028, het facilitair beheer op punt zetten. “Uit voorgaande projecten hebben we heel wat zaken geleerd waaraan architecten zelf niet noodzakelijk denken. Neem nu de grootte van de lift, waarmee ook uitzonderlijk technisch materieel vervoerd moet worden, of de impact van beglazing op de temperatuur in de labo’s en de kosten verbonden aan het onderhoud van de zonwering. Door dat mee te nemen in het project, optimaliseren we al op voorhand de facilitaire flows. Al zal het effectieve beheer van Bioscape Antwerpen ongetwijfeld ook veel nieuwe uitdagingen met zich meebrengen. Anders dan de langdurige huurcontracten in Gent, zal er hier immers meer op community-niveau gewerkt worden. Alles zal sneller gaan, heel wat infrastructuur en apparatuur zal door verschillende bedrijven gedeeld worden, enzovoort. Daarvoor zullen we nieuwe systemen en procedures moeten uitwerken. Gelukkig heb ik sinds kort een medewerker die het operationele luik van de bestaande sites op zich zal nemen, zodat ik me in de toekomst meer op het strategische kan focussen.”
Wat de award van Young Professional of the Year voor Tessa Fermont zou betekenen? “Ik zie het als een erkenning voor de zaken die ik al gerealiseerd heb en het enthousiasme waarmee ik mijn job doe. Eigenlijk is het nog maar eens een bevestiging dat ik in 2015, ondanks het gebrek aan duidelijke richting, de juiste keuze gemaakt heb.”
