Gatehouse ondersteunt Inetum bij veilig bezoekersbeheer in hybride werkomgeving
Wereldwijd is Inetum in 19 landen actief met een 26.000 tal medewerkers. Het bedrijf biedt diensten aan binnen drie business lines: Technologies, Solutions en Consulting. Daarmee ondersteunt het organisaties op het vlak van IT-infrastructuur, softwareoplossingen en digitale transformatie. Klanten zijn zowel privé-bedrijven als overheden. Sinds de coronapandemie wordt er bij het bedrijf tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt. De meeste medewerkers werken van thuis of van bij de klant. In die hybride werkomgeving is een gestroomlijnd en veilig bezoekersproces essentieel geworden.
“Wat betreft de NIS2 en ISO27001-certificatie: de compliancy-deadline voor NIS2 essentials bedrijven is april 2027 maar als IT-bedrijf is het evident dat we ons nu al aligneren met alle vereisten op vlak van cybersecurity. Compliance gaat verder dan beleidsdocumenten alleen”, aldus Patrick Buys. In zijn functie is hij verantwoordelijk voor facility management, fysieke veiligheid, toegangsprocessen en het implementeren van oplossingen die bijdragen aan een veilige en professionele werkomgeving. Zijn team is verantwoordelijk voor het beheer van de Gatehouse kiosken in Braine l’Alleud en in Gent, waar alle bezoekers zich kunnen aanmelden.
Nauwelijks consumables
Wie nu via de lift op de verdieping van Inetum in Gent of Braine L’Alleud uitstapt, komt niet zomaar voorbij de inkomdeur. Elke bezoeker moet zich eerst aanmelden via de kiosk, anders komt hij of zij er niet in. Gatehouse maakt een geprinte badge, voorzien van een QR-code. De interne contactpersoon van Inetum wordt automatisch verwittigd via smartphone aan de hand van een Teams-bericht, (gesproken) SMS of e-mail, komt de deur openen, is verantwoordelijk tijdens het bezoek en doet de persoon ook weer uitgeleide. Zo combineert het bedrijf een professionele bezoekersontvangst met een betere opvolging, verhoogde veiligheid en een efficiëntere interne werking. De Gatehouse kiosk, met ingebouwde printer, werkt zonder consumables behoudens een jaarlijkse rol ticket-papier. Het systeem functioneert hierdoor dag en nacht, 7 op 7 en blokkeert niet.
NIS2 en ISO27001 compliant
Als Business Information Security Officer is Thanh Tuan Vo mee verantwoordelijk voor het implementeren van NIS2 en ISO27001 bij Inetum in België. Binnen dat beslissingsproces zorgt hij ervoor dat de security baselines worden gevolgd. Deze werd met potentiële leveranciers doorlopen. Patrick Buys: “De kandidaat-vendoren werden uitgenodigd voor een demo. Bij Gatehouse vielen de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de doorgedreven ondersteuning tijdens de kick-off meeting en de daaropvolgende vergaderingen op.”
Als afzonderlijke entiteit voert Inetum Belgium een eigen risicomanagement conform de Belgische wetgeving. Bij de selectie van het systeem werd bijzondere aandacht besteed aan gegevensbescherming, netwerksegmentatie en compliance met de interne securityrichtlijnen van Inetum Group. Data zit enkel in de cloud-database van Gatehouse en er werd geopteerd voor kabel en firewall. Gatehouse heeft geen toegang tot het netwerk van Inetum, dat de geregistreerde data trouwens maar beperkt in tijd bewaart.
Pioniersrol
Thanh Tuan Vo: “Als bedrijf bereiden wij ons al enige tijd actief voor op de toenemende eisen rond cybersecurity, informatiebeveiliging en compliance. Een groot deel van onze klanten valt als essentiële entiteit onder NIS2. Het gaat daarbij om organisaties in kritieke sectoren zoals energie, transport, gezondheidszorg, drinkwater, digitale infrastructuur en overheid. Voor hen is compliance geen keuze maar een wettelijke verplichting, met verscherpt toezicht en directe verantwoordelijkheid voor het bestuur. Het grote pluspunt is dat er vooraf geen checklists allerhande moeten ingevuld worden om mee te dingen voor bepaalde opdrachten. Tegen april 2027 moet elk bedrijf dat als essentiële of belangrijke entiteit onder NIS2 valt, sowieso NIS2- en ISO 27001-conform zijn. Ook van onze leveranciers verwachten we een passend beveiligingsniveau, dat we per leverancier beoordelen.”
Bij het opstarten van de tender was Gatehouse dat zelf nog niet. “Ook voor ons was het behalen van die NIS2 en ISO27001 compliancy cruciaal om in de toekomst klanten van deze schaalgrootte te blijven overtuigen. Het is belangrijk dat klanten weten dat alle mogelijke veiligheden zijn ingebouwd en dat er geen onverwachte security-problemen kunnen opduiken”, aldus Gerald Blockeel van Gatehouse. “Het is pas indien er zich bij niet-compliancy een (cybersecurity) incident voordoet, dat de mogelijke gevolgen - in de vorm van bv. schadeclaims - niet te overzien zijn. Werkvloergewijs nog beter beveiligen is altijd mogelijk, maar de Inetum-werkomgeving vereiste bv. geen specifieke instructies of veiligheidsfilmpjes.” Bij een aantal zorg- en industriële klanten maakt Gatehouse reeds een ID-check mogelijk.
Facility Officer ontzorgd
“Brandveiligheid is een voornaam issue. Voor eigen medewerkers adviseert de brandweer een swipe van het gebouw te doen. Wat aanwezige bezoekers betreft, kan de evacuatielijst, opgemaakt door Gatehouse, eenvoudig vanuit mijn smartphone geraadpleegd worden”, aldus Patrick Buys. “De vlotte opstart is alvast een goed voorteken en het Gatehouse systeem is intuïtief, eenvoudig en gebruiksvriendelijk.”
In hoeverre ontzorgt Gatehouse de taak van de Facility Officer? Patrick Buys: “Dit systeem laat ons toe om professioneler te werken. Elke medewerker die een aangemelde bezoeker ontvangt, wordt automatisch geïnformeerd. Het systeem geeft ons een zeker comfort. Een evacuatielijst in de cloud was een nice-to-have. Het feit dat het evacuatiebeheer van bezoekers via Gatehouse verloopt, geeft gemoedsrust. Het systeem zorgt bovendien voor een consistente bezoekerservaring over onze verschillende locaties én ondersteunt onze ambities op vlak van veiligheid en compliance.”
Door Philip Declercq - Foto’s PDC
