De nieuwe manier van werken heeft een impact op wat medewerkers van hun werkplek verwachten, opende Fabienne Martin, Talent Expert Agoria, tijdens het event ‘Offices for the future today’. Hybride werken betekent veel meer dan een nieuw kantoor. Het kantoor was de plek waar werknemers hun job uitoefenden; maar dat is niet langer het geval. Hybride werken laat evolueren naar een multi-locatie werkplek: thuis, het kantoor en eventueel een derde werkplek in de vorm van een satellietkantoor of co-working locatie.
Hybride werken vereist een analyse van de toevertrouwde activiteiten om er vervolgens de meest geschikte locaties aan te verbinden, maximaal rekening houdend met de individuele wensen van de medewerkers. Er is een framework nodig voor het inpassen van alle activiteiten volgens de organisatorische noden – resultaatgericht op zowel financieel, technisch als operationeel vlak - en persoonlijke voorkeuren (motivatie, zelfstandigheid, competenties, interconnectiviteit…).
Organisaties dienen nadrukkelijk in vraag te stellen wat er op kantoor dient gefaciliteerd te worden. Vast staat dat sommige activiteiten gewoon beter passen in een kantooromgeving en dat de optimale aanpak voor elke organisatie anders zal uitdraaien. Informeren en informatie delen, creatief samenwerken, sociale contacten onderhouden… horen absoluut thuis in het kantoor. Of geconcentreerd werken daar ook nog thuishoort, wordt afhankelijk van het bedrijf in twijfel getrokken.
Streefdoel moet zijn om een evenwicht te vinden tussen de organisatorische noden en persoonlijke voorkeuren van de medewerkers.
Re-design the office
Het kantoor moet opnieuw ontworpen worden in functie tot het fysiek en mentaal welszijn van de gebruikers. Hierbij moeten volgende vragen een antwoord krijgen:
Welke activiteiten?
Welke ruimten/zones en inrichting ondersteunen deze activiteiten best?
Welke volumes zijn hiervoor nodig?
Wat is de gewenste capaciteit? (samenwerken vergt meer vierkante meters dan individueel geconcentreerd werken)
“Het kantoor is lang niet dood maar moet zijn bestaansrecht afdwingen tegenover de gebruikers” stelt Lode Essers, chairman Agoria Business Group office furniture. “Het moet aantrekkelijk zijn om er zich naar te verplaatsen. Werknemers verwachten een inspirerende werkplek, een ‘clubhouse’ met aangename ontmoetingsplekken, gezellige zithoeken, stille zones en uiteraard de onontbeerlijke coffee corners”.
Grote open space vlakken moeten afgebouwd worden met minder concentratiewerkplekken, omdat geconcentreerd werken voor velen heel goed thuis kan. Samenwerking en collega’s raadplegen zullen nog meer aan belang winnen op kantoor.
Het kantoor moet zich bewijzen als het epicentrum van de organisatie. De kantoorbeleving maakt de eigenheid van het bedrijf zichtbaar en tastbaar voor zowel medewerkers als klanten. Dat maakt meer (extreem) maatwerk wenselijk dan ooit om een ‘individueel getuned’ kantoor te creëren.
Vergeten we niet dat het kantoor een fysieke grens trekt tussen werk en privé, wat voor sommigen als zeer belangrijk tot noodzakelijk wordt ervaren.
Home Office
Het Home Office is uitgegroeid tot een geïntegreerd deel van de werkomgeving. De inrichting speelt een essentiële rol voor de kwalitatieve ondersteuning van thuiswerken.
Werknemers moeten thuis professioneel, ergonomisch en gezond kunnen werken, gelijkwaardig aan de ondersteuning die ze op kantoor genieten. Er is nood aan oplossingen voor integratie van het Home Office in de woonomgeving, meer specifiek voor wie niet over een eigen kamer kan beschikken.
